事業單位檔案管理信息化建設探討

劉延輝 內蒙古興安盟科右前旗大石寨鎮政府經管站

我國事業單位檔案管理企業信息化體系建設雖然是建立在符合客觀實際的理論基礎上，提出的最有利的發展戰略方向，但是長久以來卻沒有被充分重視，各部分的發展都不健全。人才培訓方面的短板、資金不足、檔案交接的漏洞等困難急需解決。迫切需要確實有效的措施，比如不斷提高企業相關工作人員對事業單位財務檔案管理信息化的重視、加強檔案管理人員的專業素質、加大檔案信息化管理的資金投入等。

一、事業單位檔案管理信息化發展現狀

目前事業單位的主要服務目標是為人們生活提供便利，由于事業單位不是以盈利為目的的組織，因此所有工作人員全部采用公正的選取方式。也正是這種公平公正的選拔方式、穩定的工作環境和良好的工作待遇使事業單位在社會中有著非常強大的影響力，在眾多工作單位中頗受歡迎。然而，在事業單位龐大的工作體系下，事業單位的檔案管理卻沒有得到很好的建設。雖然，近幾年事業單位逐漸轉向信息化檔案管理，但是事業單位檔案管理信息化建設的發展現狀卻不是非常樂觀。

由于信息化進入人們生活的時間還比較短，即使已經進入人們的視野，但是在一些方面還不能夠成熟的應用，甚至沒有被重視。在事業單位的檔案管理中，采用手工記錄、紙質檔案管理的傳統管理模式已經深入人心，即便信息化檔案管理模式已經出現，很多時候人們依然更加習慣傳統的檔案管理模式，再加上許偏遠地區的網絡技術并不發達，導致人們對事業單位檔案管理信息化建設沒有足夠的重視。還有就是管理制度方面，我國的事業單位檔案管理信息化建設目前仍然處于探索階段，各方面的制度都不完善，缺少切實有效的檔案管理體系，沒有專職的人員進行檔案管理，經常會出現檔案管理室缺人的現象[1]。

二、事業單位檔案管理信息化遇到的核心障礙

我國事業單位檔案管理信息化還在發展階段，面臨著許多急需解決的發展問題，其中一些核心問題需要重點關注。

（一）缺乏專業的人才

在檔案管理中，操作人員的專業技術和職業素質是決定檔案管理工作效率的關鍵。然而，檔案管理工作沒有人才選拔，進入事業單位后也不會得到專業的技術培訓，這就導致操作人員的專業技術不到位。再加上一些工作人員的職業素質不高，對工作沒有積極性，缺乏責任感，導致檔案管理的工作效率降低。

（二）沒有足夠的資金

因為事業單位的工作目標不是盈利，主要資金來源是社會提供的贊助和國家的幫扶，因此一些事業單位沒有足夠的資金，檔案信息化建設不能得到先進的設施配備，使檔案信息化不能在實際應用中得到充分的發揮。沒有先進設備的支撐，對檔案信息化形勢的把控有一定的滯后性，使檔案信息化工作受到限制，工作效率降低，影響了檔案信息化發展的進程[2]。

（三）信息化交接機制不嚴謹

在事業單位檔案管理過程中，工作內容枯燥乏味，所以工作人員的流動量會較大。因此做好工作人員交接時的檔案管理非常重要。因為每個員工的檔案管理方式都存在差異性，再加上缺乏重視導致人員流動時不能夠有效的進行工作交接，使新來的工作人員不能夠迅速地接替檔案管理工作，影響檔案管理工作的進一步發展。

三、事業單位檔案管理信息化建設措施

在事業單位檔案管理信息化建設的發展現狀和核心障礙好基礎上，可以從以下方面對事業單位檔案管理信息化進行建設。

（一）提高相關領導對事業單位檔案管理信息化的重視

檔案信息化建設工作比較煩瑣，需要系統的管理機制和嚴格的操作體系，并且信息化建設對事業單位的檔案管理非常重要，所以在事業單位檔案管理信息化建設中，需要相關領導的大力支持。相關領導應該更新管理理念，了解信息化對檔案管理的作用，重視事業單位檔案管理的信息化建設。

（二）加強檔案管理人員的專業素質

檔案管理人員的專業素質決定檔案管理的工作效率，所以有必要對檔案管理人員入職前進行嚴格的培訓，培養檔案管理人員的工作熱情，使檔案工作人員明白檔案管理工作的意義，提高工作人員的專業素質，定期考察管理人員的專業技術。

（三）加大檔案信息化管理的資金投入

事業單位檔案管理進行信息化建設時，需要大量的資金投入。第一，信息化建設必須要投入新型設施，比如計算機、打印機以及掃描機等設施的更新換代。第二，檔案的收集、保管和使用，工作軟件的處理，數據資料的整合等每個環節的進行都需要投入資金。第三，保護數據的安全和維護系統的穩定等也離不開資金。所以，只依靠社會贊助和國家幫助無法實現事業單位檔案管理信息化建設，必須要加大檔案信息化管理的資金投入。

四、結束語

事業單位檔案管理信息化建設對事業單位的檔案管理有著重大意義。首先，信息化的儲存方式使時間、空間不在對檔案存在限制，使檔案可以更安全的使用，提升了檔案的使用期限。其次，利用數字化形式統一的標準進行，使檔案的錄入更加精準，提高了檔案的查閱與調取進度，方便檔案資料的傳遞，本質上提高檔案管理的工作效率。