淺談檔案管理中的電子檔案管理

劉鐸 山東鄒平市好生街道辦事處

本文重點(diǎn)論述的是檔案管理創(chuàng)新給檔案管理工作帶來(lái)的幫助，以及電子檔案的融入從多方面提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案管理工作對(duì)人社局的檔案管理有著非凡的意義，從工作原理上分析，其實(shí)就是將傳統(tǒng)的存儲(chǔ)模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒕W(wǎng)絡(luò)模式，并將這些信息資源有效存入電子辦公設(shè)備中。我們都知道，存儲(chǔ)的內(nèi)容形式多式多樣，如何有效保存聲音與圖像，永久存儲(chǔ)在檔案管理設(shè)備中，無(wú)疑是一個(gè)重要的課題，值得我們研究與探索，電子檔案管理在很大程度上改變了傳統(tǒng)管理的弊端，也是人社局檔案管理的未來(lái)重要發(fā)展方向。因此，檔案管理向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變是當(dāng)前最為重要的一項(xiàng)任務(wù)，需要人社局管理部門高度重視。

一、電子信息化管理模式建設(shè)的作用和優(yōu)勢(shì)

（一）提高檔案檢索的效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作依靠人工輸入、收集、處理的方式進(jìn)行，并且在實(shí)際的工作中面臨著龐大的工作量，還需要工作人員進(jìn)行分類、整理和收集工作，但是檔案管理人員的數(shù)量和精力都是十分有限的，大量的檔案得不到及時(shí)有效的處理，也就降低了檔案管理工作的效率，在檢索中出現(xiàn)了問(wèn)題。檔案管理的時(shí)間比較長(zhǎng)，十分消耗工作人員的精力，而電子信息化檔案管理工作有效地對(duì)上述弊端方面進(jìn)行了彌補(bǔ)，從而使得管理人員的工作量大大縮減，后期的檔案查閱和分析都變得比較容易，降低了檔案管理工作出錯(cuò)的概率。目前，對(duì)于檔案的檢索和應(yīng)用而言，電子信息化管理模式是一種十分有效的方式。

（二）提高檔案管理工作的效率

任何工作流程都有特定的工作方法，其也離不開相關(guān)工作人員和部門的協(xié)調(diào)配合。構(gòu)建電子信息化檔案管理的平臺(tái)，在信息資源共享和各個(gè)部門人員之間的溝通方面提供了更加便利的工作環(huán)境，也縮短了工作的時(shí)間，將工作效率大大提升。通過(guò)對(duì)以往的調(diào)查和工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析，電子信息化檔案管理平臺(tái)建立完成之后，企業(yè)對(duì)于檔案的利用率也大大提升，節(jié)約了工作的時(shí)間和工作的成本。

二、電子檔案管理呈現(xiàn)的主要問(wèn)題

（一）檔案管理制度需要重新調(diào)整

近幾年來(lái)，隨著電子檔案的全面融入，檔案管理信息化已經(jīng)全面融入人社局的管理工作中，之前的傳統(tǒng)管理模式中，管理部門缺乏電子檔案管理制度，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)沒有充分認(rèn)識(shí)與全面的投入，更沒有統(tǒng)一的科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)。因此，電子檔案管理仍然存在許多的問(wèn)題沒有得到解決，電子檔案在管理過(guò)程中，管理制度非常重要，如果電子檔案在管理過(guò)程中不夠嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，就會(huì)出現(xiàn)許多疏漏與不規(guī)范的情況，有關(guān)部門需要盡快建立完整的管理機(jī)制來(lái)規(guī)范電子檔案管理，電子檔案的融入，不但可以減輕檔案管理的壓力，同時(shí)也可以提高服務(wù)質(zhì)量，拓展服務(wù)范圍，這對(duì)于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化有著非常重要的作用。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全性需要高度重視

電子檔案已經(jīng)逐漸被事業(yè)單位所認(rèn)可，對(duì)于檔案管理的有效性也起到了很大促進(jìn)作用，但從另一方面分析，科學(xué)技術(shù)的限制與電子檔案管理系統(tǒng)的缺乏，這也導(dǎo)致檔案資源的不完善以及出現(xiàn)疏漏的情況。雖然電子檔案管理離不開信息網(wǎng)絡(luò)的支撐，但是電子檔案也是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與管理系統(tǒng)的前提基礎(chǔ)與條件，因此，在對(duì)于電子檔案的管理過(guò)程中，需要建立一個(gè)穩(wěn)定安全的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)促進(jìn)管理效率，所以說(shuō)，電子檔案管理的安全性至關(guān)重要。

三、新時(shí)期電子檔案的管理策略

（一）健全電子檔案安全管理組織機(jī)制

在電子檔案的安全管理過(guò)程中，最重要的是要具備合理的安全管理組織機(jī)制，能夠協(xié)調(diào)把控安全管理的各個(gè)方面。一方面，建立健全安全管理組織。特別是應(yīng)加快建立健全電子檔案安全管理組織機(jī)構(gòu)，在檔案館的工作崗位中，設(shè)置專門負(fù)責(zé)電子檔案安全管理的崗位，加快落實(shí)電子檔案安全管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制與電子檔案安全協(xié)調(diào)機(jī)制，明確職責(zé)，合理分工，一定要將檔案的安全管理作為日常性工作來(lái)開展，能夠在日常的檔案工作中收集和預(yù)測(cè)檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)、識(shí)別安全風(fēng)險(xiǎn)、明確安全管理的職責(zé)、制定安全管理的對(duì)策，能夠根據(jù)實(shí)際情況靈活應(yīng)變，有效處置各項(xiàng)安全風(fēng)險(xiǎn)，從而進(jìn)一步提高電子檔案的安全管理水平。

（二）信息網(wǎng)絡(luò)安全在電子檔案管理中的重要意義

一方面，電子檔案的安全性可以有效避免檔案信息的儲(chǔ)存與查閱過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，可以有效對(duì)重點(diǎn)資料進(jìn)行統(tǒng)一的審批與檢驗(yàn)，而在收集檔案資源的過(guò)程中，有關(guān)部門要高度重視信息網(wǎng)絡(luò)的安全性，還要對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中容易出現(xiàn)的問(wèn)題提前做出檢測(cè)與檢查，將風(fēng)險(xiǎn)性降低到最小值；另一方面，檔案管理部門還要注重維護(hù)管理人員的工作嚴(yán)謹(jǐn)性，確保檔案資源在傳輸中的穩(wěn)定性與全面性，從多方面保障電子檔案安全性的提升，根據(jù)當(dāng)前的情況建立一套健全的管理機(jī)制與管理體系，以確保檔案管理人員在查閱過(guò)程中的全面性與安全性，這也是電子檔案管理的主要優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)，在此過(guò)程中需要加強(qiáng)各方面的管理制度，確保人社局電子檔案管理制度的開發(fā)與進(jìn)程。

（三）加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

在檔案電子化管理過(guò)程中，一些企業(yè)招聘的檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)，從而嚴(yán)重阻礙了檔案電子化管理進(jìn)程。由于絕大多數(shù)檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的使用不熟悉，未能充分認(rèn)識(shí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶給檔案管理的便捷性，也缺乏電子信息技術(shù)的使用能力，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用模棱兩可，極其不利于檔案電子化管理工作的開展。因此，要積極對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其信息技術(shù)的使用能力，并正確認(rèn)識(shí)檔案的電子化管理工作，不斷地提高工作能力，以促使檔案電子化管理工作取得較大的進(jìn)展，邁向新的臺(tái)階。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電子信息化管理模式的應(yīng)用成為一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，這也是各行各業(yè)對(duì)于檔案管理工作的要求，只有在實(shí)際的工作中提升電子信息化檔案管理工作的質(zhì)量和水平，才能發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值，為行業(yè)的發(fā)展助力。