做好機關事業單位人事檔案管理工作的思考

張婧 長江海事局后勤管理中心

機關事業單位人事檔案管理作為人力資源工作的關鍵所在，隨著經濟的快速發展以及科技不斷進步，進入了嶄新的發展時期，為機關事業單位帶來全新的發展機遇，同時也為人事檔案管理工作帶來挑戰。在人事檔案管理過程中，機關事業單位必須堅持與時俱進，注重人事檔案管理的創新發展，注重信息技術的有效利用，實現人事檔案管理的信息化發展。同時針對人事檔案管理存在的問題進行深入分析，并制定完善的解決對策，確保人事檔案管理工作順利進行的基礎上，實現其管理效果的最優化。

一、機關事業單位人事檔案管理概述

第一，現實性。機關事業單位人事部門在調動和選拔任用的過程中，需要結合查閱檔案資料來了解基本信息，這就賦予人事檔案管理工作更高的現實意義。第二，機密性。機關事業單位人事檔案資料屬于保密性資料，因此人事檔案管理工作也就具備了較高的保密性，需要嚴格落實保密制度來開展此項工作。第三，動態性。眾所周知，機關事業單位的職務或聘用職務以及工作情況是處在不斷變化的狀態中的，檔案資料也會隨之相應增加。在這種情況下，機關事業單位在人事檔案管理的過程中，不能僅局限于過去固定的檔案內容的管理，而是要及時進行更新，結合實際情況實現對人事檔案的動態化管理，為機關事業單位的發展提供更加全面、真實的人事檔案資料。對于整個經濟社會發展來講，機關事業單位承擔的主要是公共服務職能，其在整個社會主義現代化建設中也擔任十分重要的角色。全國范圍內機關公務員數量800余萬、事業單位在編人員數量3000余萬，分布在經濟、科技、文化、教育、衛生等多個領域。行政事業單位是整個機關事業單位發展中的行動者，在公益事業的發展、和諧社會的構建方面發揮了很大作用。對于職工而言，人事檔案至關重要，其中包含個人方面的思想、經歷、能力、業績等多項內容，較為客觀地展現的整體面貌，在對職工進行評估、考核的過程中也是重要的參考性內容。所以，優化人事檔案管理措施，有針對性地構建專業人才隊伍，對于推動機關事業單位的人力資源管理有著很大的效用。

二、機關事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理專業人才配備不足

人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作，并隨著職工獎勵、處分、任免、工資、人事調動等情況隨時進行檔案材料的收集、利用、調取和轉移等操作，日常工作強度極大，對管理人員的專業技能、責任心和身體素質都有較高要求。中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》第十六條明確指出：組織人事部門應當明確負責人事檔案工作的機構，每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員。但目前機關事業單位的組織人事部門人手緊張，無專職檔案管理員或人數達不到配備要求的現象較為普遍，通常由本部門其他崗位人員兼任，在專業理論、實操技能和管理精力等方面較專職檔案管理員存在一定差距，并因同時負責多項業務而無法專注于檔案管理工作，許多檔案材料難以及時整理，歷史遺存檔案歸檔困難，存在疲于應付、流于形式的現象，影響了人事檔案管理的質量和工作時效，制約著人事檔案管理工作向制度化、精細化、信息化方向的進一步發展。

（二）人事檔案管理技術和方法相對落后

個別機關事業單位，尤其是規模較小的單位，存在人事部門編制有限且人員變動頻繁等問題，加之單位不重視人事檔案人員的繼續培訓，導致檔案人才隊伍專業化訓練不足，人事檔案收集、整理、歸檔力度不夠，歸檔材料鑒定不嚴謹，有的材料不全面、不準確、不及時，甚至出現前后不一致的情況，影響了檔案的質量和后續利用。隨著大數據時代的到來，很多單位建立了人事檔案管理信息系統，但工作方式還是以手工錄入為主，管理不規范、信息更新不及時，甚至存在記錄錯誤等問題，制約了人事檔案管理的數字化轉型步伐。

（三）缺乏健全的規章制度

隨著信息技術的快速發展，機關事業單位已經認識到檔案管理的重要性，并且開始關注該方面工作的開展。在人事檔案管理過程中，人事檔案資料利用率不高成為其面臨的主要問題。其中主要體現在：檔案管理不夠科學、管理目標不明確、管理模式陳舊等，針對當前這些問題而言，機關事業單位如果不能夠很好的解決該問題，不但難以提高人事檔案管理水平，而且還會造成管理工作難以進行，將會對機關事業單位的發展造成較大的影響。

（四）人事檔案利用率不高

人事檔案材料普遍“厚古薄今”，所存的舊材料較多，新材料的補充速度較慢、內容較少，反映個人信息、家庭管理的內容偏多，針對近期業績、個人特長等的內容較少，難以客觀全面地反映的現實面貌。另外，人事檔案整體的利用效率偏低，除了公務員、事業單位考試政審、職稱評審、辦理退休、撰寫悼詞等需要查閱檔案相關資料，平時很少用到檔案，即便是調動和提拔有的單位也跳過查閱檔案這一流程直接調檔和提拔，人事檔案未得到充分利用。

三、機關事業單位人事檔案管理措施

（一）提高政治站位，增強人事檔案管理的服務意識

人事檔案管理是一項對政治素養、專業能力要求極高的工作，人事檔案是個人成長軌跡的真實記載和原始憑證，不僅對個人成長過程中的成績與過錯如實記錄，也保存了許多僅限組織掌握、不可隨意公開的信息。因此，人事檔案管理工作首先要具有良好的政治素養，不斷提高政治站位，加強政治能力建設，嚴格遵守檔案保密規定，在思想上和業務能力上始終與組織保持一致。同時，機關事業單位決策者和領導應進一步加強對人事管理工作的重視程度，肯定人事檔案管理工作的成績和價值，激發人事管理工作者的工作積極性和職業認同感；通過績效獎勵、考核考評等多種形式發現并樹立高質量人事檔案管理和服務工作的典型，挖掘人事檔案管理工作的意義和價值，強化使命擔當和服務意識，做到工作主動靠前，服務提速增效，使人事檔案管理和服務工作讓組織放心、讓職工安心。

（二）技術平臺為支撐

在利用信息化技術促進產業變革的工業4.0時代，各行各業都在運用新技術邁向數字化、智能化。機關事業單位人事檔案管理工作的數字化轉型，是提高檔案管理工作效率，提升檔案數據應用的必然要求。紙質人事檔案作為數字檔案的前身和依據，具有重要的原始資料價值，數字檔案作為今后管理和利用的主要載體，是檔案管理轉型的主要方向，兩者密不可分。檔案管理的數字化基礎是傳統紙質檔案的數字化加工。在檔案數字化之前，要對紙質檔案進行查缺、整理、分類、排序，這一過程是對檔案文件的一次嚴格審查，確保檔案信息的準確全面；在完善紙質檔案之后，會對檔案進行掃描和高清處理，并通過機器加人工把污損的、不清晰的掃描圖片調整到干凈、清晰的狀態，作為檔案電子文件的原件圖片存儲；通過OCR等自動識別工具，將檔案中的文字、圖片、表格、數字等分別提取出來，根據檢索要求形成規范的字段，實現檔案的碎片化加工存儲，使電子檔案滿足后續關鍵詞檢索、全文檢索等查詢功能和對數字檔案內容的利用。紙質檔案的底層數據加工精度需要和管理系統的需求結合，經過標準化加工的數字檔案是檔案管理系統的數據層，也是基礎層。在數據層基礎上的系統管理層是檔案管理系統的中樞。主要實現系統對于不同數據的用戶管理、日志管理、角色管理、權限管理等，可以結合不同單位人事部門的需求來設計，也可以作為獨立的模塊嵌入各單位的OA系統，方便權限管理和數據維護。檔案管理系統的業務層是單位內部涉及檔案工作的前臺，除了管理人員按權限分配的檢索、借閱等傳統使用模式下的登記功能外，還包含文件導入、自動編目、數據統計等數字化帶來的新功能，隨著數據采集和語義分析等技術的發展，檔案管理系統在內容的自動識別、歸類，以及內容預警、智能化應用等功能方面，還有很大的發展空間。

（三）加快完善人事檔案管理制度

機關事業單位在實際的發展過程中，要想實現人事檔案管理工作效果，則需要注重創新人事檔案管理模式，同時注重信息技術的使用，實現人事檔案信息化建設，強化機關事業單位的組織建設職能。為了保證人事檔案管理工作的順利開展，結合當前管理的需要及基本現狀，注重協調相關崗位職責，推動人事檔案管理制度的制定。實施統一的管理制度對檔案信息進行管理，具體主要體現在：其一，機關事業單位要認識到檔案管理工作的重要性，并且要制定完善的檔案信息化標準，為檔案管理工作的開展提供重要保障。要想實現當前目標，則需要將信息技術手段應用到檔案信息化管理體系建設中，為檔案工作的開展提供重要的制度保障；其二，針對數字化人事檔案管理工作而言，同樣需要注重加強其安全管理方面的內容，機關事業單位要制定完善的檔案管理制度，健全檔案管理機制。同時要注重電子檔案管理，重點進行檔案信息公開制度建設，逐漸形成良好的管理制度，形成有效的檔案信息化建設約束機制，以此來保證檔案信息數據庫的安全性，全面推動人事檔案管理工作的順利開展。

（四）提高人事檔案的利用率

首先，要豐富檔案的內涵，在原有檔案內容上增加一些真實信息，例如是否有房、收入概況、近期業績、個人特長等，提高其利用價值。其次，建立檔案的管理與利用機制，在人事任免、職務晉升、職稱晉級等方面充分參考人事檔案，提升人事檔案的影響力。再次，要創新檔案管理工作方法，構建檔案信息平臺，提高檔案的利用率，還需要加強檔案管理隊伍建設，吸納更多的優秀人才并加強培訓，使管理人員的素質得到提高，確保其能夠勝任管理工作。最后，需要建立檔案管理服務體系，擴大檔案管理的應用范疇，不僅要滿足組織和人事部門的需求，還要滿足社會大眾的合法需求。

（五）創新人事檔案管理工作思路

第一，機關事業單位要意識到人事檔案管理的地位及在機關事業單位發展中的作用，逐漸提升對人事檔案管理的重視程度，從人、財、物等方面進行大力支持，做好人事檔案管理規劃工作，將其納入到議事日程上來；第二，設置專門的檔案管理領導小組，根據機關事業單位人事檔案管理需要，定期做好檔案管理檢查工作，針對檔案管理中出現的問題進行深入分析，并結合具體分析的結果，及時對問題進行整改。同時還需要樹立“優質服務、主動服務”的理念，通過發揮信息技術的優勢，可以構建信息化管理系統，提高人事檔案管理的整體效率，滿足人們的個性化需要，打造出新型檔案服務模式。

（六）提高檔案管理的認識

轉型的基礎是思想認識的轉型，提高全體員工對檔案管理工作的認識，是檔案管理工作轉型成功的重要基礎。機關事業單位領導要具備政治敏銳性，站在時代最前沿，視“人才”為單位發展的動力和源泉，將“選對人、用對人、管好人、留住人”作為人事工作的目標和價值；單位每一級員工，都應將人事檔案作為涉及自身發展的重要依據，積極主動配合人事部門，及時準確提供個人信息材料，高度重視、嚴謹對待，為創新和改革人事檔案管理工作提供基礎性支撐。同時，人事部門要加大對人事檔案管理工作的培訓力度，提升檔案管理人員的專業素質和責任意識，增強工作的主動性和服務意識，積極宣傳檔案工作的重要性，在檔案接收、鑒定、更新、轉出、保管等日常工作中，不僅要保障每卷檔案都達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求，而且要積極引進和學習數字化管理手段，更好地服務于檔案的深度利用。

四、結語

綜上所述，人事檔案管理作為機關事業單位重要內容，對于機關事業單位的發展具有積極的推動作用。這種情況下，機關事業單位需要給予人事檔案管理足夠的重視，注重創新和發展其管理模式，積極轉變管理理念，同時根據時代的發展要求，注重創新和改進傳統檔案管理模式，完善檔案管理機制與制度建設，提高檔案利用效率，推動我國機關事業單位人事檔案管理的現代化發展。