淺談文件檔案的精細化管理

鄭曉慧 邯鄲市交通運輸局養護管理處

文件是傳遞信息的重要載體。文件的運動過程分為四個階段：一是文件的形成階段，即文件的起草、會簽、印發；二是文件的現實使用階段，即下發、執行、運作和效果反饋；三是暫時保存階段，即由文秘人員暫時保管備查的一段時期；四是永久保存階段。當現行文件執行結束后，或按通常規定，文秘人員須在次年初將前一年的文件向檔案室移交，此時，文件將轉變為文件檔案。文件檔案是一個組織的運行歷史的記載，基于文件檔案的重要性，對其進行精細化管理是非常必要的。

一、文件檔案精細化管理的必要性

精細化管理的最基本的特征，就是管理主體對客體實施管理的過程中，在每一個細小的步驟上精益求精，講究專注地做好最基礎、最具體的每一件小事，力爭工作質量最佳，管理效果最好。文件檔案的精細化管理就是要遵照《檔案法》，以標準化管理的規則指導文件檔案工作，通過對檔案員的科學化訓練，最終讓文件檔案的每個流程、每個單元都能夠做精做細。

1.文件檔案的精細化管理是依法治檔的需要。1987年9月，全國人大批準頒布了第一部《檔案法》，結束了檔案工作長期無法可依的局面，使檔案事業有了服務社會的準繩。三十多年來，伴隨著改革開放的不斷深入和依法治國的強力推動，檔案法制體系逐漸完善，檔案法制建設獲得了巨大進步。檔案精細化管理是依照《檔案法》，治理檔案落后局面的需要。

2.檔案事業高質量發展的需要。進入21世紀的20多年來，我國大力發展交通運輸事業，物流基礎設施投資速度驚人。進入新發展階段、貫徹新發展理念、構建新發展格局成為了中國社會的主題詞。檔案的粗放式管理制約了檔案為經濟高質量發展的開發和利用，尤其是工程類、經濟合同類的文件數量的增多，要求我們必須對檔案實行精細化管理，走檔案管理高質量發展之路。

3.全面實現檔案信息化的需要。科學技術的發展帶來了互聯網的空前發達，檔案全面實現信息化迫在眉睫。計算機網絡信息技術的空前發達，為電子檔案取代紙質、膠片、影像、磁帶和實物檔案提供了新的手段。建立“互聯網+檔案”的管理模式，在收集、鑒定、存儲、檢索、傳輸和開發利用的所有環節實現數字技術的全面應用，完全可以成為現實。檔案管理的信息化建設，離開了精細化管理是難以實現的。

4.為檔案使用者提供優質服務的需要。滿足檔案提取查閱和使用者的需求，是檔案管理的根本。隨著交通事業的發展，檔案的調取和利用會更加頻繁。通過精細化管理，有利于理順用管關系，將使用者的需求落實細化，為使用者提供更加細致周到的服務。

二、文件檔案管理要素的精細化

檔案工作的管理系統包括收集、整理、鑒定、統計、保管和開發利用等六項要素，每個要素又由許多環節和細節構成，精細化就是要從每個細節入手。

1.文件檔案的收集。檔案收集是檔案工作的前提，也是檔案工作其他業務環節的基礎。按照檔案法規，分散在各單位和個人手中的檔案，以及社會上的零散檔案，要通過接收和征集，分別集中到有關的檔案室和各級各類檔案館，實行集中統一管理。文件檔案收集工作決定和影響了其他業務環節的質量。文件檔案收集工作的精細化要求是：定期接收和隨時接收并行，應收盡收保證數量，結構合理保證質量，門類齊全保證備查備用。

2.文件檔案的整理。為了使檔案能夠全面地反映本單位曾經的工作和活動全貌，需要對收集到的零散檔案進行分類、排列、編目等精細化梳理。以便后人能夠通過文件材料的相互關聯，揭示出檔案形成的時代特點和歷史規律。

3.文件檔案的鑒定。檔案鑒定包括真偽的鑒別與保存價值的評估。重點保護珍貴物質檔案，直接鑒定法是檔案鑒定的唯一方法，必須認真細心，精益求精才能體現出檔案的保存價值。

4.文件檔案的統計。以電子表格或文字、數字賬簿的形式，準確及時地統計和記錄下文字檔案存檔的時間、介質和位置，一是對所有檔案胸中有數；二是便于查找；三是可以科學地描述出檔案產生的時代現象、發展過程和歷史規律。

5.文件檔案的保存。文件檔案的種類按內容性質可分為文書類、科技類和其他專業類別，對于需要保存的珍貴紙質文件和其它物質檔案，要對庫房環境進行嚴格控制，遠離強磁場和有害氣體。溫度和相對濕度溫度要求控制在14℃-24℃，日變化幅度不超過±2℃；濕度控制在45%-60%，日變化幅度不超過±5%。

6.文件檔案的開發和利用：為利用者提供室館藏檔案是檔案工作的根本目的。文件檔案開發利用的精細管理，就是要千方百計地方便借閱者，服務利用者。態度和藹，文明禮貌、熱情接待、不厭其煩。通過自己耐心細致的工作體現出檔案管理不可或缺的重要性。

三、文件檔案信息化建設的精細化

檔案信息資源、信息傳遞網絡、信息軟件技術、信息硬件設備和信息化法規標準，是檔案信息化建設的五大基本要素，也是實施文件檔案信息化建設精細化的必備條件。

1.與自動化辦公系統同步建設。檔案信息化建設離不開內部信息中心、ERP系統的支持。應當與本單位的OA網絡和辦公自動化系統同步建設，相互支持，資源共享。能與單位領導和各職能部門直接溝通。從文件起草、領導閱示簽發，到職能部門承辦，以及歸檔、建檔，都是在計算機上處理和網上流轉，實現真正意義上的無紙化辦公。

2.檔案信息資源的數字化轉換。一是將日常形成的紙質文件、經濟合同和財務憑證等，通過數字化處理轉化成數字檔案存檔。二是對于原藏各種介質載體的檔案鑒定，有保存價值的部分進行數字化處理，其它的直接銷毀。三是對于上級或兄弟單位傳遞的各種介質的文件，轉化成為數字檔案。

3.建立檔案網站服務平臺。在國家法律和內部制度允許的前提下，建立檔案信息網站服務平臺，積極利用所藏檔案信息，以信息互補的方式為本單位和兄弟單位以及全社會提供檔案信息服務。

4.數字文件檔案的標準化。標準化是保證檔案信息網絡數據正常運行的基本條件，只有執行國家的統一標準，遵循信息網絡管理規范，才能更好地實現文件檔案的精細化管理。文件檔案的精細化管理，一定要遵循檔案數據庫管理的技術規范，數據庫結構和軟件、硬件符合國家標準，避免因格式不同而造成的網絡障礙。

四、結語

加快檔案管理信息化建設步伐，是交通運輸管理單位檔案工作的當務之急。以'互聯網+檔案'的新思維對檔案實施精細化管理，可以大大提高檔案管理的質量和效率，要圍繞檔案信息化建設的五大要素，投入人力物力和財力，實現內外網絡的互聯互通，發揮檔案信息網絡服務平臺的作用，提高檔案的開發和利用率。