信息技術在社保檔案管理中的應用

徐海春 招遠市社會保險服務中心

眾所周知，社保制度不但維系著我國社會的正常運行，而且也是城鎮居民基本生活質量的根本保障。在社會保障制度日益完善的今天，社保檔案作為我國基礎民生檔案的關鍵組成部分，其數據基數和信息資源已然成為保障社會大多數人利益的主要依據，這些信息資源不僅與居民的合法權益息息相關，對國家及各級政府的社會主義民生建設更是責任重大。但是，隨著互聯網信息技術的不斷發展，傳統的社保檔案管理模式已經明顯落后于時代的發展潮流，經濟在發展，社會在進步，我國的居民參保率也在直線上升。在此情況下，只有將信息技術與社保檔案的管理模式進行融合，才能夠有效提高各部門的工作效率，并實現其信息化管理的相關目標。

一、信息技術在社保檔案管理中應用的重要意義

（一）有利于推進我國社會電子政務的健康發展

從本質上而言，在社保檔案管理工作中加強對信息技術的利用，是深化落實各級政府對全面實現電子政務服務的關鍵內容。尤其是在互聯網技術不斷發展的今天，只有社保檔案管理工作與電子政務的服務水平一脈相連，只有不斷促進互聯網信息技術與社保檔案管理的連接，才能夠踐行電子政務健康發展的相關理念。

其一，通過對社保檔案管理工作中信息化水平的提高，能夠推動我國各部門社保檔案的數字化進程，從而實現各單位檔案管理部門內部對相關信息資源的共享，有利于提升各機關部門對檔案信息資源的統籌分析水平，以更好地幫助各級政府進行科學合理的決策；

其二，社保檔案管理部門通過對部門整體工作模式的改革與創新，不但加快了行業內部對社保信息管理標準及體制的制定，而且維持了社保檔案管理工作在當前社會大環境下的平衡，從而保障了我國各級政府對電子檔案信息利用和調取的安全性。

（二）有利于推進我國社會的整體發展

在互聯網信息技術的不斷發展之下，各社保檔案管理部門全面摒棄了落后的管理模式，通過對電子計算機、大數據技術、云計算等先進技術內容的引進，從最大程度上改變了我國社會保險檔案管理工作的基本流程，在逐步簡化各個環節的同時，數字化、電子化以及信息化不但滿足了社會各界對社保檔案信息的安全性需求，而且從根本上提高了其他部門對個人或集體社保信息調取的便捷性，有效提高了各機關單位的辦事效率和工作水平，并間接促進了我國社會的整體發展。

二、現階段在社保檔案管理中應用信息技術所面臨的主要問題

（一）社保信息資源并未在全行業內實現共享

由于我國整體地勢較廣，且東西部發展不平衡，因此各地區之間信息技術的發展水平也存在明顯的差異。尤其是在各級政府對信息化管理模式的全面號召下，個別地區及時糾正了傳統社保檔案管理模式中的誤區，并利用其較為先進的計算機技術水平，實現了社保檔案管理的信息化應用，同時已經構建出了較為完善的社保檔案管理平臺。但是在絕大多數地區并不具備相應的技術條件，故而尚未與其他地區之間實現社保信息資源的共享。在城鎮居民異地辦理社保的情況下，很難為其提供良好的服務。

（二）我國社保檔案管理部門中缺乏專業的技術人員

由于部分部門領導對檔案管理工作的認知不足，將該部門管理人員的崗位職責曲解為檔案整理，降低了其工作待遇，因此嚴重抹殺了相關人員的工作積極性。事實上社保檔案管理工作對專業性的要求極高，不但需要對各部門人員的社保信息進行統一的錄入整理，而且還需就相關的信息數據進行分析，并在此過程中制定出符合社會要求的社保檔案管理計劃。尤其是在當前階段，隨著信息技術的推廣，社保檔案管理工作也對管理人員提出了技術性的新要求。但是受制于行業內專業的管理人員流失，不專業的工作人員大批涌入，既威脅各機關單位整體工作水平的提升，又影響了部門工作模式的改革與創新。

（三）在信息技術的應用過程中過于注重網上業務的辦理

在電子政務工作不斷開展的過程中，各地區社保部門也開始逐步實施網上辦理業務的工作模式。一方面，網上業務的辦理實現了各級社保部門整體工作效率的提升，在大大提高社保檔案信息資源安全性的同時，也從根本上減輕了各管理人員對檔案錄入及分析的困難。但從另一方面來說，由于我國的社保檔案管理平臺仍不完善，在個別環節缺乏嚴謹性，因此致使在其進行信息化管理的過程中往往存在一定的偏差和誤區，不但與其他的機關辦公模塊難以進行連接匹配，而且阻礙了信息技術水平的全面發揮，極大地增加了各級社保部門工作開展的基礎成本。

三、加強信息技術在社保檔案管理中應用的相關策略

（一）建立健全社保檔案管理制度，確保社保檔案信息化管理有據可依

受制于地區之間的發展差異，在我國并沒有形成統一的社保檔案管理制度，因此各級社保檔案管理部門在開展工作中仍然缺乏相關標準和規章制度的約束，尤其是在對社會各界所產生的社會保險相關問題的解決過程中，仍舊不能做到有據可依。因此，這就要求各機關單位能夠通過對地區內社保發展的實際狀況來制定出統一的制度體系，利用信息技術等手段構建出全國一致的管理規范，例如保障居民異地辦理社保，以確保各地區之間人才資源的流動性；將身份證編碼作為社保查詢的唯一依據，從而提升社保檔案管理的準確性等。

（二）加強對云計算等先進手段的全面利用

在互聯網信息技術水平不斷提升的時代背景下，云計算、大數據等高科技技術手段早已經走進了千家萬戶。而在社保檔案管理工作中，全面實現對各種先進技術的有效利用，仍然是當前階段，我國社會對各級社保管理部門所提出的首要任務。在這里，本文主要從成本及便捷性方面論述云計算在社保檔案管理中的主要作用：

在我國社會中，已經基本實現了城鎮居民社保的全面覆蓋，同時覆蓋面積的逐步擴大，也為各級社保管理部門帶來了更多的難題，尤其是在信息資源的存儲上，其所耗費的成本也在增加。而云計算恰恰解決了這一問題，它通過對社保檔案信息資源共享平臺的構建，幫助各部門將所有信息轉移到了云端，在數據庫的統籌管理下，實現了所有資源的存儲、傳遞與利用，不但降低了成本價格，而且方便了參保人員的查詢。

（三）全面建成一支高素質的專業信息化管理團隊

一方面，針對已經上崗的社保檔案管理人員，需對其檔案管理的技能水平及其自身綜合素質進行全面的培訓與考核，對于當前各部門中整體素質較低的工作人員，需對其進行專門化、統一化的知識培訓；而對于其他基本能夠滿足崗位要求的相關人員，則需加強其對先進技術的吸收學習，并在此過程中不斷發掘其自身的創新潛力，滿足部門對其業務水平的整體需求；

另一方面，要求各級社保管理部門需立足于其自身的發展狀況，面向社會進行統一的人才選拔，不但要求面試人員具備良好的社保檔案管理技能，還要求其擁有較強的信息技術專業化水平，從而選拔出一批高素質、高資歷的優秀人才。同時，社保管理部門還需對其進行工作責任感的培訓，在保障職業道德及價值觀的正確樹立的前提下，確保其能夠為機關單位提高自身的工作水平添磚加瓦。

（四）實現機關單位內部對社保信息資源的全面共享

為了全面實現各機關單位內部對社保信息資源的共享，就要求其能夠在地區范圍內整合全部資源，搭建社保檔案管理平臺，并創建出優質的社保檔案資源信息庫。在保障參保人信息不泄露，以及基本數據資源安全的前提下，合理規范機關單位與行業內部對檔案信息調取的相關行為，從而保障地區之間檔案信息資源的交換共享。在此基礎上，不但最大程度的降低了各地區之間檔案信息數據重復錄入的概率，而且在維護信息數據庫準確性的同時，為后續各單位部門對相關信息的調取以及核查提供了方便。

（五）引用信息技術管理方式

盡管當前我國的互聯網信息技術管理水平已經有了明顯的提升，但是絕大多數機關單位內部在進行社保檔案管理工作時，仍然采用著較為落后的人工處理檔案的工作方式，不但在社保信息的錄入及分類管理的過程中存在問題，而且在后續的調取和查閱過程中同樣較為麻煩。因此，這就要求各級社保管理部門能夠全面引用信息技術管理方式，首先，全面構建出社保檔案管理的數字化平臺，通過對行業內部所有信息資源的整合，來實現各級地區的信息共享，從而滿足各部門對社保信息調取的便捷性要求；其次，為了改變傳統社保檔案信息的收集工作，需加大對互聯網信息化相關技術的利用力度，通過對社保檔案管理平臺的優化和調整，將各類電子文件信息分門別類進行自動上傳、自動歸檔，從而提高各級社保部門的工作效率；最后，為了遵循社保檔案管理的動態性特征，以確保其基本數據信息的嚴謹性，需對所有檔案進行定期的審核，從而保證人檔統一，維護參保人的合法權益。

四、結語

綜上所述，互聯網信息技術水平的提升對社保檔案管理工作提出了更高的要求，相關部門只有全面提高其自身對信息化管理的認知水平，改變傳統的社保檔案管理模式，并在幫助相關人員樹立信息化理念的同時，從根本上改變社保管理的工作手段，才能夠深入貫徹落實信息化社保管理的相關制度體系，從而面向社會為各界提供更為優質的服務。尤其是對目前而言，社保檔案管理工作只有立足于與時俱進的基礎上，才能實現信息資源接收、傳遞以及利用的一體化服務目標。