分析新形勢下醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對策

鄭志濤 于海洋 宋永麗 齊齊哈爾市第一醫(yī)院

檔案管理工作是醫(yī)院在進行日常基礎的運營管理當中最重要的環(huán)節(jié)之一，隨著新醫(yī)療改革的不斷加深，醫(yī)院的醫(yī)療水平和管理運營水平成為進行醫(yī)院水平衡量和排名的重要指標之一。與此同時，由于互聯(lián)網(wǎng)的應用和普及以及全球信息化水平的不斷加深，醫(yī)院檔案管理可以借助更優(yōu)秀的科技水平從而更加的信息化和規(guī)范化。優(yōu)秀的新型信息化的醫(yī)院檔案管理體系，不僅能夠讓患者的就醫(yī)變得更加的便利，提高患者的就醫(yī)就診效率，而且能夠優(yōu)化醫(yī)院的管理體系，實現(xiàn)醫(yī)院管理效率水平的最大化，提升醫(yī)院的管理水平和醫(yī)院的整體質(zhì)量。因此在全面深化醫(yī)療改革的大背景下，充分利用現(xiàn)有科技來做好醫(yī)院檔案管理具有重要的實用價值和意義。

一、醫(yī)院檔案管理的具體內(nèi)容以及其必要性

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理體系的重要組成部分之一，優(yōu)秀的醫(yī)院內(nèi)檔案管理體系對于提升醫(yī)院整體工作質(zhì)量和工作效率，便利化患者就醫(yī)流程從而盡可能滿足新醫(yī)改發(fā)展方向的目標能夠產(chǎn)生很大的積極影響，起到巨大的推動作用。醫(yī)院檔案管理具體指的是將各類重要的醫(yī)院內(nèi)信息資源，例如病患醫(yī)療信息、醫(yī)院人員檔案信息等通過建立不同的檔案數(shù)據(jù)庫，采用不同的多樣化的信息載體，如文字、圖片等，將不同類的數(shù)據(jù)進行歸納整理，存檔保存，將檔案的儲存與管理系統(tǒng)化和規(guī)范化，能夠更加方便檔案信息的存取與參考。醫(yī)院的檔案信息的管理不僅關乎患者檔案信息的存儲與取出，良好的信息化的檔案信息能夠便利化地存取，從而能夠及時給予臨床醫(yī)生參考，能夠便于進行不同科室之間的溝通與交流。而且關乎醫(yī)院的發(fā)展與建設，醫(yī)院內(nèi)病歷檔案、人員檔案等檔案信息的管理對于進行醫(yī)院內(nèi)人員的調(diào)配，科研論文研究信息的提取與匹配都具有重要的參考作用。由此可見，優(yōu)秀的醫(yī)院檔案管理能夠很大程度上推動醫(yī)院的發(fā)展與提升。

二、當下醫(yī)院實行檔案管理過程中出現(xiàn)的問題

（一）檔案管理信息化水平低下，檔案存取效率低

目前，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理觀念和方式在醫(yī)院檔案管理當中占據(jù)主流，由于信息化的電子檔案管理需要進行全部的推翻和更新，需要較大的時間和經(jīng)濟成本，并且基于我國傳統(tǒng)管理觀念的影響，我國大部分醫(yī)院并未完全將檔案進行電子化地信息管理，導致有很大一部分檔案的存儲仍然依靠紙質(zhì)檔案，這類紙質(zhì)檔案一方面占據(jù)了醫(yī)院的實際應用面積，壓縮了其他科室可用的空間；另一方面，紙質(zhì)檔案的存儲和維護需要消耗一定的成本，與此同時，紙質(zhì)檔案的查找與存儲相較于電子檔案也更加復雜，所需時間成本較高。并且部分醫(yī)院雖然采用了電子信息化的檔案但也僅僅使用單一的文字描述，缺乏豐富化的語言載體，比如醫(yī)學影像的記錄等，對于醫(yī)學研究能夠提供的參考較少，難以起到真正的輔助作用，并且醫(yī)院建立的數(shù)據(jù)庫數(shù)量較少，大多數(shù)醫(yī)院更加注重于對于病患病歷檔案的存儲，而忽略了對于病患信息的分類與歸納，導致給數(shù)據(jù)的查找和提取帶來較大的困難，難以在其中發(fā)現(xiàn)疾病發(fā)生發(fā)展的規(guī)律性，給醫(yī)院的科學研究項目帶來一定阻礙。

（二）醫(yī)院內(nèi)缺乏專業(yè)的檔案管理人才

大多數(shù)身處醫(yī)院檔案管理崗位的管理人員為醫(yī)院行政人員兼職擔任，對于醫(yī)院檔案管理的認識較為淺薄，對于檔案管理沒有專業(yè)的知識基礎，管理檔案時僅僅依照經(jīng)驗行事，忽視醫(yī)院內(nèi)檔案管理工作的專業(yè)性和必要性，個人不會主動進行檔案管理知識的學習，缺乏在檔案管理專業(yè)和經(jīng)驗上的進步和提升。在檔案管理工作中對于檔案管理的目的和用途不甚清楚，檔案管理工作過程中工作態(tài)度不正確不積極，主動性和專業(yè)性均較為落后，導致醫(yī)院的檔案管理工作難以跟上時代的腳步取得進步和成果，檔案管理工作不能夠與現(xiàn)今先進的科學技術相結合，進行電子化和信息化，影響醫(yī)院檔案的查找與存取，不利于醫(yī)院檔案的管理，從而導致醫(yī)院其他方面工作的工作效率和質(zhì)量受到不同程度的不良影響。

（三）缺乏科學完善的檔案管理體系

現(xiàn)今的醫(yī)院檔案管理體系由于缺乏專業(yè)的檔案管理人士的參與，醫(yī)院檔案管理不夠科學嚴謹和規(guī)范完善，不能及時根據(jù)科技發(fā)展將檔案信息化技術化，與現(xiàn)今的科學技術脫節(jié)較為嚴重。并且檔案管理工作在傳統(tǒng)的檔案管理體系中技術性不強而偏重于操作性，管理人員的積極性也難以激發(fā)和調(diào)動。與此同時，由于缺乏完善科學的檔案管理體系，導致在檔案的存儲、分類、歸納、總結等方面中難以做到統(tǒng)一化、規(guī)范化和標準化。一方面，檔案的整理和管理僅憑檔案管理者的主觀經(jīng)驗進行，導致檔案管理資料不完整、內(nèi)容分類不清晰、保密性不強等問題，容易造成檔案記錄的重復，缺損等后果，另一方面，由于對于檔案的信息化和電子化不夠全面和完善，對于檔案的分類標準不夠清晰等問題，從而導致后續(xù)需要檔案的工作的時間成本大大增加，導致難以達到醫(yī)院進行檔案管理應該達到的目的和優(yōu)點。

（四）醫(yī)院投入在檔案管理上的資金較少

醫(yī)院檔案管理由傳統(tǒng)轉為信息化的醫(yī)院檔案管理體系需要較大的資金和時間成本，不僅包括對于信息化設備的購入，還有對于檔案信息管理專業(yè)知識培訓也需要一定的經(jīng)濟成本，醫(yī)院需要投入一筆較大的資金才能夠讓醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)一個成功的轉型。但是，由于醫(yī)院管理者對于醫(yī)院檔案管理之于醫(yī)院的重要性認識不足，對于新型醫(yī)院檔案管理體系缺乏了解，導致醫(yī)院對于醫(yī)院檔案管理的建設投入不足，限制了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展與進步。

（五）醫(yī)院對于檔案管理工作重視程度較低

醫(yī)院相較于檔案管理更加注重臨床醫(yī)療，臨床醫(yī)療更能夠帶來帶給患者醫(yī)療服務從而獲得直接的經(jīng)濟收入和社會價值，而醫(yī)院檔案管理并不能給醫(yī)院帶來直接可見的經(jīng)濟和社會效益，在醫(yī)院內(nèi)更多屬于一般輔助性的工作。與此同時，由于大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理仍停留于傳統(tǒng)的理念與體系當中，醫(yī)院很難從中看到醫(yī)院檔案管理的優(yōu)越性和先進性，并且醫(yī)院并未主動了解新型信息化的檔案管理工作能夠帶來的效益，導致醫(yī)院不能夠看到醫(yī)院檔案管理的必要性，從而致使醫(yī)院對于檔案管理的重視和支持程度都不足，醫(yī)院檔案管理缺乏充足的發(fā)展和改進條件，阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展和進步。

三、新形勢下進行醫(yī)院檔案管理的策略和方法

（一）加速醫(yī)院的檔案管理信息化進程

我國經(jīng)濟與科技的發(fā)展帶動了我國各行各業(yè)的信息化的進程，互聯(lián)網(wǎng)的普及讓大眾認識到信息化電子化帶來的便利和優(yōu)勢，醫(yī)院檔案管理的信息化是現(xiàn)今先進的新型檔案管理理念，醫(yī)院檔案管理者應該轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念，主動了解并且能夠接受新型先進的醫(yī)院檔案管理理念和方法，推動醫(yī)院檔案管理信息化和電子化，充分應用和發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，將信息化技術與醫(yī)院檔案管理相結合，將大數(shù)據(jù)運用到醫(yī)院檔案管理中來，進行醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的分析歸納與整合，能夠極大地提升醫(yī)院檔案管理的效率。

（二）提升醫(yī)院內(nèi)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理的信息化轉變離不開專業(yè)醫(yī)院檔案管理者的支持，檔案數(shù)據(jù)的信息化意味著需要醫(yī)院檔案管理人員熟悉計算機相關知識，即醫(yī)院首先在篩選檔案管理人員時便要考慮到檔案管理和信息化的相關知識背景，為醫(yī)院檔案管理崗位篩選最合適最適配的人才，并且在醫(yī)院檔案管理的工作過程期間，要對醫(yī)院檔案管理人員進行長期地培養(yǎng)，給予培訓機會讓檔案管理人員能夠定期接受培訓，了解最新的檔案管理信息化的相關動態(tài)，保證醫(yī)院檔案管理者的思想理念永遠保持先進，保證醫(yī)院檔案管理工作的順利有序地進行。與此同時，要培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理人員的工作能力，保證醫(yī)院檔案管理人員的工作態(tài)度。通過建立一定的獎懲制度來保證檔案管理人員的積極性，增強檔案管理人員的責任意識，促進醫(yī)院檔案管理人員進行主動學習與經(jīng)驗總結，提升醫(yī)院檔案管理工作的工作效率。

（三）建立規(guī)范化的檔案管理體系

醫(yī)院檔案管理需要規(guī)范化、科學化的檔案管理體系，其不僅包括紙質(zhì)檔案與電子檔案的對接與轉換，還包括檔案的分類、歸納、整合等工作，所有的這些工作流程均需要擁有完善統(tǒng)一的管理標準，避免檔案管理人員根據(jù)不同檢驗總結出現(xiàn)差異較大的工作結果。醫(yī)院檔案管理體系規(guī)范化的首要任務是保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和準確性，通過對檔案管理人員的培訓和檔案數(shù)據(jù)庫大數(shù)據(jù)篩選機制的管理能夠保證檔案數(shù)據(jù)的準確性，檔案數(shù)據(jù)的安全性則需要通過對于數(shù)據(jù)庫的編碼保證。其次，建立豐富的數(shù)據(jù)分類庫以及界限分明的分類標準是完善檔案管理體系的重要一環(huán)，能保證檔案數(shù)據(jù)得到最科學規(guī)范的歸類。與此同時，醫(yī)院檔案管理對于人員檔案的管理也可以起到積極作用。醫(yī)院檔案管理可以通過對醫(yī)院工作人員的工作打卡時間和次數(shù)等制定工作考核制度，促進和提升醫(yī)院工作人員的工作積極性。

（四）醫(yī)院提供檔案管理足夠的資金

醫(yī)院檔案管理的更新與維護需要醫(yī)院一定的資金支持，無論是早期的檔案信息化的硬件和軟件支持，還是后續(xù)對于檔案管理人員培訓的資金支持，都需要醫(yī)院給予足夠的資金。醫(yī)院需要對醫(yī)院檔案管理部門提供足夠的保障，主要體現(xiàn)于資金支持上，醫(yī)院檔案管理需要建立不同的數(shù)據(jù)庫，建立大數(shù)據(jù)自動化的抓取分類系統(tǒng)均需要醫(yī)院給予充足的資金。充足的資金支持，是醫(yī)院檔案管理體系建立的重要基礎之一。

（五）醫(yī)院從實際行動加強對于檔案管理的建設

醫(yī)院檔案管理的建設和發(fā)展是一個長期的持續(xù)性的過程，需要付出足夠的時間和資金成本，因此，需要醫(yī)院持續(xù)不斷地支持。醫(yī)院需要給予醫(yī)院檔案管理工作足夠的重視，將醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院重點建設工作之一，加強對于醫(yī)院檔案管理工作的硬件和軟件支持，增強對于醫(yī)院檔案管理工作人員專業(yè)性的培訓，將支持醫(yī)院檔案管理建設落到實處，重點關注醫(yī)院檔案管理工作的具體實施。

四、結束語

醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化是醫(yī)院質(zhì)量提升的重要一環(huán)，醫(yī)院檔案作為醫(yī)院治療疾病以及科學研究、人才管理等的重要信息資源，醫(yī)院檔案信息的良好管理和充分利用能夠極大便利和推動醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展。換言之，醫(yī)院的檔案資源對醫(yī)院的發(fā)展起到了舉足輕重的作用。由此可見，醫(yī)院檔案管理理念和方式的轉變是醫(yī)院持續(xù)進步發(fā)展的基本環(huán)節(jié)之一，在全面深化貫徹醫(yī)療改革的新背景形勢下，推動醫(yī)院檔案管理的進步與發(fā)展對于提升醫(yī)院工作效率，促進醫(yī)療行業(yè)健康發(fā)展具有重要的積極作用。