城市建設檔案管理現狀與規范化思考

唐子媛 重慶環美建設發展有限公司

隨著改革開放進程的不斷加快，城市化建設進程也加快了腳步。由于城市發展以及變遷需要得到全面的記錄，這樣就會產生較多的城建檔案資料，在這樣的環境下需要針對城建檔案管理工作進行規范化開展，既要做好檔案收集整理保存等工作，也需要充分的借助于信息技術提升檔案管理水平，讓城市建設及發展具有可靠的資料。通過全面地開展城建檔案規范化管理工作，在一定程度上也能夠體現城市建設水平，為日后的城市規劃以及建設工作奠定了扎實的基礎，同時也能夠為檔案信息查詢以及利用提供優質服務。

一、城市檔案管理的現狀

隨著城市化建設進程的不斷加快，城市建設檔案管理工作變得越來越重要，對該項工作進行開展時需要規范化管理，但是，根據現階段城市建設檔案管理現狀來看，依然存在著諸多不足之處，主要表現在以下幾方面：第一，在檔案管理工作中安排的管理人員數量不足，工作量比較繁重，一般情況下，從施工一直到竣工都需要城建檔案管理部門相關人員參與。由于檔案數量比較多，參與單位比較多，這樣就會在管理能力以及信息化水平上存在著很大的差異性，不僅會導致工程項目驗收時間被推遲，也會造成資源浪費。第二，對于城市建設檔案進行管理的過程中，在信息化建設方面未能夠投入充分的硬件以及軟件，尤其在信息資源共享上需要進一步提升，該相關配套設施也需要進一步升級。如果僅依靠傳統方法進行檔案收集與管理，這樣很難滿足信息化建設發展需求制約了城市建設腳步。第三，在現階段來看，城市建設檔案管理人員的綜合素質有待提升，他們掌握的專業知識并不豐富，城建檔案管理工作中與城市建設的實際需求存在著一定的距離[1]。

二、城市建設檔案管理規范化的相關措施

（一）加大重視度以及資金投入力度

對于城市建設檔案來說，相關資料要具有完整性，還要保留最原始的信息數據，相關領導以及管理人員都應該對城建檔案給予高度關注，將檔案管理工作納入城市發展中。針對城建檔案管理人員需要給予高度關注，對他們的編制制度進行完善，讓所有人員都能夠積極參與到城建檔案管理工作中，同時，相關部門也需要對該項工作增加資金，保證具有充分的資金支持。

（二）檔案資料的規范化收集和管理

在城建檔案規范化管理的過程中，需要做好檔案資料的收集工作，不僅要明確收集的內容，還應該制定可行的管理目標，逐漸地完成檔案收集工作[2]。一般來說，在規范化管理措施中可以進行分類，避免出現漏洞，還要對檔案分布結構進行分析，保證收集的檔案是完整的。對于檔案收集方法來說，也應該朝著多樣化方向發展。如果相關檔案資料比較特殊，可以單獨地進行管理，還要做好信息化平臺建設工作，讓檔案資料能夠得到高效率的應用。對于城建檔案進行處理的過程中，也應該規范化操作，既要做好分類工作，也需要對檔案的質量以及數量進行嚴格把控，在檔案收集以及處理流程上需要規范化，確保檔案管理整體效率得到提升。除此之外，針對城建檔案管理工作也要進行全面的監督，可以采用平推檢查方法，又或者是互檢方法，以此來提升檔案管理的監督效果。

（三）加大信息化建設力度

對于城建檔案管理工作來說，需要不斷的推進信息化建設進程，首先，在硬件上應該加大投入力度，積極應用先進的設備，對信息化平臺進行全面的建設，讓檔案管理周期得到縮短，確保檔案管理工作更加的準確及時。第二，對于檔案管理工作來說，需要在軟件上進行升級，對管理系統進行深入的開發，讓城建檔案能夠分類管理，既能夠滿足小區的信息化管理需求，也能夠滿足大區域的信息化過渡。第三，在城建檔案管理方面也應該加大宣傳力度，使得宣傳渠道得到豐富，并且也要讓檔案管理人員具有信息化意識，使得他們的觀念得到轉變。

（四）提升檔案管理人員的職業素養

在城市建設檔案管理中，由于內容比較豐富，需要檔案管理人員具有較高的業務水平，不僅要學習檔案管理知識，也需要對城市建設方面的專業知識進行掌握，這樣能夠讓檔案管理人員滿足該項工作的規范化管理需求[3]。首先，針對檔案管理人員需要進行培訓和教育，從不同的角度開展不同形式的培訓工作，利用不同的途徑以及渠道使得管理人員掌握更多的管理知識。在思想上也應該與時俱進，建立一支高素質城建檔案管理隊伍。其次，針對城建檔案管理人員需要對他們的綜合素質進行提升，還要強化他們的綜合能力，在具體工作的過程中能夠展現良好的道德修養，既要進行服務模式創新，也需要對檔案查詢工作給予大力支持，讓用戶能夠通過不同的途徑，不同的方式獲取所需要的信息資料，以此提升檔案資料的應用效率。

三、結語

綜上所述，在我國經濟快速發展的趨勢下，各個城市建設力度也有所提升，這樣就會出現較多的城建檔案資料，對城建檔案管理工作提出了新的要求。為了能夠規范化進行城建檔案管理，需要立足于城建檔案管理工作的實際情況，針對具體的問題采取有效的解決措施。針對城建檔案管理工作需要給予高度的關注，進一步加大資金投入力度，保證檔案資料的收集以及處理具有規范化的特點，同時也需要在信息化建設上投入更多的資源和精力，做好檔案管理人員培訓工作，提升他們的綜合素質以及業務能力。只有這樣，才能夠不斷的完善城建檔案管理工作，規范化地開展城建檔案管理工作，為城市建設提供優質服務。