水利督查專項檔案規范化管理探究

劉曉明，臧志美，田秀平

（山東省海河淮河小清河流域水利管理服務中心，山東 濟南 250100）

近年來，隨著山東省水利督查任務（督查、檢查、稽查、暗訪）逐年增多，基于目前水利督查檔案管理現狀，從省級層面建立統一規范的標準化專項檔案管理體系尤為迫切，現就水利督查專項檔案標準化、規范化管理工作提出幾點建議，為水利督查專項檔案管理工作提供一定的參考。

1 水利督查檔案管理現狀

1.1 尚無統一執行標準

現階段，山東省針對水利督查專項檔案管理尚無統一建檔標準，水利督查工作相關資料僅按照實際工作需要簡單整理，資料收集無具體標準，缺乏系統性、針對性、專業性。

1.2 整理缺乏系統性

目前，在督查工作中，同一督查任務，往往由多個單位、多個部門共同配合完成，督查任務結束后，經常出現各單位、各部門分別自行立卷的情況；一些亟需要歸檔的資料，有些以文書檔案形式并入年度檔案，有些以內部資料形式存儲在業務部門，還有一部分直接留存于個人手中，大多雜亂無序，分類混亂、檢索困難。

1.3 資料收集不完整

水利督查過程中，一些關鍵節點和關鍵問題會形成多種形式的檔案資料，如：文字、音頻、視頻、圖像、電子文檔等，此類檔案資料的產生僅僅停留在當時的督查過程中，收集需要有時效性，一旦未及時收集，極易丟失。目前，此類督查過程檔案資料尚未有統一、規范的入檔制度，在實際的督查工作中很多過程性資料沒有存檔，致使后期檔案利用時，歷史數據查找困難。容易造成，如遇重大問題處理、責任追究等情況，調查取證困難，權責不清。

1.4 檔案資料保存困難

目前，承擔督查任務的大部分工作人員為水利專業技術人員，對檔案業務不熟悉，檔案收集意識薄弱，在督查任務執行環節，極少注重存儲相關資料，在督查工作結束后，如無規定保存或移交，此類資料會很快遺失或被刪除，即使有少部分歸檔資料，也存在不全面、不系統的情況。

2 水利督查專項檔案標準化與規范化

2.1 統一執行標準

檔案工作是水利督查工作的重要組成部分，建議山東省出臺統一的水利督查專項檔案管理制度或標準，從“查、認、改”環節規范督查文書和案卷標準，使水利督查檔案在收集、整理、立卷、歸檔時實現及時、規范、完整。

2.2 建立管理機制

健全水利督查專項檔案管理機制，從“查、看、問、訪、核、檢”等關鍵環節確立歸檔標準，實行牽頭單位立卷制，同時配備專職或兼職檔案員聯絡員。水利督查工作牽頭單位對檔案整理負總責，檔案聯絡員負責組織、指導相關處室檔案資料的收集、整理、歸檔。相關單位、處室的專職（兼職）檔案員負責各自工作過程中資料的收集、整理、移交等工作，督查工作結束后及時移交牽頭單位集中歸檔，實現水利督查專項檔案從收集、分類、整理、歸檔、管理的標準化、規范化管理。

2.3 細化歸檔范圍

水利督查專項檔案按照“一事一檔”由牽頭單位進行歸檔。工作伊始指定專人負責，案卷整理與督查工作同步推進，加強事前、事中、事后的資料收集，將檔案工作滲透到水利督查工作的各個環節。歸檔范圍主要包括：前期工作方案、通知文件、責任分工；工作過程中的工作記錄、會議紀要以及以文字、報表、照片、音視頻、電子文檔等形式留存的文件；后期督查報告、工作通報、問題整改、責任追究等資料。

2.4 完善利用管理

牽頭單位檔案部門負責做好檔案資料的安全管理和利用管理，定期對其數量和保管狀況進行全面檢查。制定翔實的專項檔案查閱制度，加強借閱管理。完善利用手段，收集反饋利用效果，建立檔案借閱和登記制度，檔案統計臺賬等，積極主動為水利督查工作提供參考借鑒依據。

3 水利督查專項檔案利用成果展望

3.1 為提升水利督查工作水平夯實基礎

水利督查專項檔案標準化管理是水利督查工作的重要組成部分，是做好水利督查工作的關鍵環節，是規范督查人員行為的重要手段，可有效推動水利督查工作規范、有序、高效實施，該管理體系在全省范圍內展開后，可確保檔案資料在收集、整理、立卷、歸檔、保管等重要環節實現“閉合式”管理。

3.2 為水利督查工作提供借鑒作用

水利督查專項檔案是載明水利督查活動原始資料和歷史證據的重要載體，其規范化標準化程度是體現水利督查工作水平高低的重要表現。水利督查專項檔案的規范化管理能夠對督查過程質量控制起到指導、約束作用。同時，完整的督查檔案包含大量的數據信息，通過查閱、研究、分析類似或不同類型督查檔案，可以在督查過程中分享、總結經驗，少走彎路，對日后水利督查相關工作發揮輔助、參考、借鑒作用。

3.3 為水利督查工作提供證據資料

水利督查專項檔案是載明水利督查活動原始資料和歷史記錄的重要憑據，不僅具有查找利用功能，還可為后期督查核查工作提供證據。在被督查單位或當事人對督查結果提出異議或提起訴訟時，可作為主要證據呈現。水利督查檔案的標準化管理，既是接受群眾監督的重要手段，也是保護水利督查工作人員的重要屏障。