高校辦公室工作精細化管理的對策研究

摘要：高校公文處理關乎高校辦公室工作水平，是治校理政的重要載體，也是學校管理工作的重要組成部分。“以文輔政”的重點在于文稿起草和公文處理。高校辦公室工作人員必須牢固樹立“以文輔政”的觀念，在實際工作中加強自身文稿撰寫水平。同時，“以文輔政”需要長期性和經常性踐行社會主義核心價值觀，在開展工作的過程中與中國特色社會主義核心思想結合起來，才能讓高校辦公室工作水平不斷攀升。提出高校辦公室業務管理結構優化的相關策略，以此發揮高校辦公室的作用，促進高校健康發展。

關鍵詞：高校;辦公室工作;精細化;管理;對策;研究

引言

高校辦公室工作人員在辦公室職能發揮過程中肩負著高校信息傳遞、領導階層決策輔助等重要任務。所以，高校辦公室工作人員的文稿水平與職能機構運轉效率有著重要關聯。重點闡述新時期做好高校辦公室管理工作的舉措。

1高校辦公室工作水平提升的意義

1.1保障高校信息傳遞

高校內部機構體系龐雜多樣，涉及管理的內容多，高校管理如同一個“微小城市”的管理。所以，高校日常信息量龐大，且這些信息又是領導決策影響的關鍵和根本所在。對于高校辦公室來說，核心職能就是文稿起草、公文和文件處理，從而為領導決策提供必要的信息支撐。高校自身機構體系多，且近幾年來信息種類和數據信息量不斷遞增，高校辦公室必須科學合理進行相關信息的加工，才能確保文字信息能夠經過短時間閱讀具有信息傳遞價值，為領導決策提供輔助。

1.2深化高校辦公室工作改革

長期以來，高校的教育工作都是重點關注的內容，因此教育管理得到的重視程度遠遠大于辦公室管理，高校辦公室管理被忽視。隨著高校教育教學的深化改革以及高校現代化發展的推進，高校辦公室工作發揮必要職能，進一步提升工作效率，顯得非常迫切。近幾年來，高校辦公室工作改革開始推進，其中“以文輔政”便是改革重點。

1.3契合高校行政管理特點

高校是“政文合一”的行政機構，也如同一個區域社會環境，“以文輔政”高度概括了這一特點。當前高校行政管理已經愈發朝著專業化、高效化發展，對于領導階層的素質水平要求更高。基于高校行政管理事務眾多的原因，領導階層的日常工作需要一群熟悉政策理論的“筆桿子”隊伍。否則，由于日常管理事務繁雜，無法抽身進行信息篩選和信息總結，領導階層無法進行正確決策和科學謀劃，高校行政管理水平無法保證。

2高校辦公室工作精細化管理的對策

2.1加強人本宣傳教育，營造人本行政管理氛圍

在高校行政辦公室建構和運用人本管理制度的過程中，人本行政管理氛圍的創設是不可或缺的一項基礎管理工作。高校行政辦公室應該認識到宣傳教育在推進人本管理制度方面起到的重要作用，然后通過加強宣傳教育的方式，在行政辦公室中營造人本行政管理氛圍，讓行政人員可以在這一氛圍下自覺地樹立人本化行政服務理念，并使其對人本管理工作給予關注，帶著熱情參與到各項人本管理工作中來。某高校在加強人本管理宣傳教育時，開展了報告會的宣傳活動。高校召開這一宣傳工作的報告會時，著重講述了人本管理和人本管理制度的概念與內涵，鼓勵行政人員關注人本化管理工作，甚至鼓勵行政人員為創新人本化管理工作做出貢獻，提出人本化管理建議，由行政辦公室酌情采納。這種做法可以讓人本化行政管理得到越來越高的重視，始終將行政人員的主體能動性當成是行政管理工作健康開展的動力之源。目前該高校開展的這一人本化管理宣傳教育，讓行政人員內部達成了共識，共同努力推進人本化行政管理的創新發展，讓行政人員可以在人本化行政管理氛圍下提高自身的行政事務服務質量與管理水平。

2.2優化配置人才資源，開展動態人本行政管理

高校行政辦公室應該關注人才資源在人本行政管理工作中起到的重要作用，注重對行政人才資源進行優化配置。在人才資源優化配置的工作中，行政管理者應該做到以下兩點：第一，及時了解行政人員隨時發生變化的發展訴求與個人期望;第二，在剖析行政人員實際需求的過程中，要引入動態管理理念，在先進的管理理念下，要對傳統的靜態行政管理問題進行分析，然后建構動態人本行政管理模式。從這兩點來看，行政人才資源的優化配置必須立足于行政人員的實際需求。行政管理者在對人才資源進行管理時，還要適當地關注行政人才的專業特點及其特長，才能篩選出最合適的行政人才。為了滿足這兩個條件，高校行政辦公室可以建立行政管理利益訴求渠道，或者建立服務信息反饋通道，讓行政人員可以在新媒體平臺上快速、便捷地與服務對象（包括高校教師和學生）進行實時的對話和交流。此外，在新媒體平臺上，行政辦公室還可以公開行政業務，接受監督，這可以對行政人員的權利進行制度性的制約，有利于保障行政事務管理的實效。行政管理者在人才資源優化配置之后，應將動態人本行政管理提上議程，落實到行政辦公室的各種行政事務管理過程中。在動態人本行政管理的實踐過程中，行政管理者可鼓勵行政人員不斷積累行政管理經驗，接受相應的思想政治教育工作，使其增強自己的責任心，形成高尚的職業道德。在此基礎上，行政人員可以不斷提高自己的業務水平與服務質量，在更大限度上發揮自己的價值，為行政事務管理工作做出貢獻。

2.3不斷強化“以文輔政”的理念

“以文輔政”要想從根本上提升高校辦公室辦公水平和效率，還需要不斷強化辦公室工作人員“以文輔政”的理念。這就要求工作人員在日常工作中注意進行資料搜集和新的政策學習，做到對政策變化和素材更迭的細致入微了解。其次，工作人員需要依托“以文輔政”理念提升自己的主動意識，主動思考、主動作為，積極主動與領導進行溝通交流，尤其是一些新思路、新想法和新觀點需要及時與領導反饋。還需要具有時間觀念，尤其是一些緊急公文的撰寫和重要材料的搜集，需要集中精力打好攻堅戰。

2.4加快公文處理，積極與時俱進

5G技術深入發展，6G時代即將到來，標志著現代社會的信息化水平不斷提升，高校辦公室應當迎合信息技術不斷發展的趨勢，逐步實現自動化辦公，加快公文處理速度。現階段，大部分公文處理已經完成了手工處理向電子化處理的過渡。所以，高校辦公室應當積極進行OA系統（辦公自動化系統）的研發和引入，確保OA系統能為辦公同步、公文收發、公文處理的各個環節進行精細化管理和流程化，讓公文處理各個環節更透明、更高效。比如公文收發的OA系統可以實現高校各級辦公人員的辦公協同，更新管理觀念，促進工作水平提升。

結束語

綜上所述，隨著我國教育改革工作的持續推進，高校的辦公室管理工作發生了一定的變化。高校辦公室的工作水平，直接代表了高校行政管理效率，展現了學校形象，也反映了高校的工作作風、執政能力和管理水平。高校辦公室的文字工作，又是高校辦公室的重點內容。所以，“以文輔政”，加強高校辦公室文字處理水平，綜合高效提升高校辦公室辦公水平，具有十分重要的作用和意義。這就要求高校辦公室的工作人員都應當深入貫徹和落實“以文輔政”的重要理念，并在實際工作中基于“以文輔政”理念進行工作優化和工作改進，進而確保高校辦公室能夠發揮出作用，為高校管理作貢獻，促進高校管理大發展。

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張鑫 ?1983年1月 ? 男 ?漢 ?山東淄博 ? 大學本科 ? ? ?辦公室事務管理