基于信息化背景探究檔案管理工作存在的問題及應對

倪溯徽

摘要：互聯網時代的快速發展，促使人們已經進入了全新的信息時代，尤其是檔案管理工作也需要與時俱進，要符合新時代背景管理模式。隨著新時代的發展趨勢不斷推進，目前信息化管理在國內檔案信息管理中非常的重要，根據以往的歷史進行分析，不論是企業還是個人，在對檔案進行管理時，使用信息化的方式，會建立很多電子檔案以及數碼檔案。構建較為完善的檔案，可以促使獲得更好的發展機遇，同時在發展中也會贏得更多的挑戰。本文主要根據目前檔案信息化管理在實施中所出現的問題進行分析。

關鍵詞：信息;檔案;數碼;管理

引言：

檔案信息化管理現在已經成為了熱點名詞，通過這一名詞進行研究，其實首先要明確檔案信息化管理的意義，檔案信息化管理就是跟隨時代的發展，為了解決檔案管理所出現的問題以及挑戰，從中找到解決的方式，檔案信息化管理與現代化科技相融合，通過網絡技術達到對檔案進行實時管理，這對于檔案管理工作來講，可有利提升其工作效率，同時也會為社會發展提供更有力的服務。檔案信息化管理目前可以順應社會發展的需求，同時對其進行研究分析也具有根本意義。

一、檔案信息化管理中存在的問題

（一）檔案信息化管理管理落后

很長一段時間，國內都在使用傳統的方式管理檔案。手工記錄以及整理存檔，這種方式已經被淘汰。時代在進步，傳統的方式目前已經無法順應時代的變化，同時也無法滿足工作人員對于檔案的管理。根據目前的實際情況分析，傳統的管理方式首先應該進行優化以及改革，希望可以充分利用信息化，并且不斷的持續發展，目前想要改變傳統的管理方式所帶來的限制，首先應該從思想進行轉變，相關管理人員應該充分的了解信息化時代的重要作用。檔案信息化管理本身具有一定的必要性以及迫切性，所以應該提升對檔案管理的效率，同時也要提升其利用率。

（二）對檔案信息化管理的重視程度不夠

根據分析表明，很多企業采用了檔案信息化管理，但是在這個過程里，并未引起重視，相關工作人員對檔案管理缺少正確的認知，所以檔案信息化管理還存在一定的弊端。很多企業認為信息化管理非常麻煩，所以在管理方面還停留在過去的形式。甚至有些企業只是做表面工作，并沒有實際執行檔案信息化管理。因為相關企業認為檔案信息化管理對自身的影響并不是很大，然而目前信息化管理已經成為社會的主體，積極響應國家的號召，使用檔案信息化管理的方式，可適當提升工作效率，同時也能夠解決資金投入以及人才缺失等情況。

（三）信息化管理的推進威脅到檔案保密與檔案安全

21世紀迎來了全新的網絡時代，在檔案管理領域中充分融合網絡技術，可以確保檔案的私密性。但是如果檔案出現缺失以及泄露內容等情況，一般有兩個因素所導致，第一個因素就是人為因素，在添加檔案內容以及保存檔案內容時，工作人員并不具備較強的保密意識，也不具備較強的安全意識。檔案的保密以及安全是非常重要的，尤其是使用檔案信息化管理，在瀏覽檔案網頁時工作人員如果隨意發表信息，有可能造成信息的缺失。另外，相關管理人員在對檔案信息進行檢查時，不具備較強的責任感，所以會導致信息暴露。第二個因素就是技術因素，網絡本身具有一定的開放性，而也具備著很多的不安全因素，例如黑客的入侵會導致檔案信息出現丟失，甚至有些不法黑客并不盜取資料，只是為了惡意破壞系統。

（四）檔案信息化管理任務繁重

檔案管理部門主要任務就是整理大量的信息，收集大量的資料歸類整理存儲，這一點在任何行業，任何部門，都無一例外。整理檔案的工作，需要大量的時間在細節處梳理。這個工作要投入大量的人力與物力，但實際用途方面卻不一定用得上。一直以來檔案的管理工作僅僅是保證檔案內容的完整，不同的領域對檔案管理工作要求也有所不同。因為要求不同，所以沒有具體的執行標準。對于各類檔案不能統一操作整理的弊端，要通過現代科技對檔案進行梳理與儲存。

二、對于檔案信息化管理提出的對策

（一）轉變管理觀念

目前，針對時代的不斷進步，各行各業各種先進信息化變革都在快速提升。為了適應新時代信息化的進程，跟著時代進步的腳步，檔案信息化管理也需要更進一步。信息化時代，主要以網絡傳播為主要途徑，檔案管理務必跟上此時時代前進的步伐。找出自己的不足，借鑒網絡傳媒等高科技努力提升自己的認知與管理。大膽創新，大膽改革，不局限以前固有的模式，不錯失網絡帶給各行各業挑戰創新。提升自已，檔案信息化管理網絡化，現代化、變革勢在必行！

（二）提高檔案信息化管理的技術水平

檔案信息化管理工作的具體實施工作，以及在實施過程中具體的管理操作工作，都要用現代化的網絡參與配合。結合現代化的網絡技術，在對檔案存儲的現代化管理存儲中，包含著現代技術參與。當然在這樣的共享現代化存儲過程中，信息技術上會有一些想不到的困難，需要克服，信息的技術管理水平需要提高，檔案信息通過網絡達到資源共享。社會網絡檔案，資源共享也會對某些檔案隱秘性造成安全方面威脅，針對檔案網絡智能共享中的安全方面及某些保密方面涉及到的一系列實操問題，需要針對保密安全方面進一步完善網絡智能搜索等安全屏障，以期達到檔案共享隱秘雙運。

（三）建立檔案信息資源數據庫

建立網絡信息檔案數據庫，對于信息的查詢者和應用者來說方便快捷。建立數據庫系統、完善信息檔案的管理，通過文件智能網絡。搜索，建立精確關鍵詞，發揮網絡存儲優勢，使檔案數據庫信息更加全面，快捷為使用者服務。這樣既能廣泛地達到資源共享，能為使用者方便快捷的查找和應用。還能通過網絡智能科技將檔案全面的存儲于網絡系統中。

結束語

檔案信息化管理中遇到的問題，以及以前的傳統性遇到的弊端，以后智能化將要面臨的問題，提出了預測與大致的解決方向。結合以前傳統的弊端，認識到網絡信息化的必然，針對對檔案部門的期望，提出對檔案信息化管理有效的建議與對策，為提升檔案信息化管理水平提出可操作性建議。

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