建立數字檔案館實現檔案工作現代化發展

楊琴

摘要：推進數字檔案館建設，可使檔案管理形式更加多樣化，檔案管理及檔案資源使用效率不斷提升，并可對檔案資源加大保護力度。所以，本文主要結合數字檔案館的特征，探究建立數字檔案館實現檔案工作現代化發展的策略，為相關工作人員提供一定參考。

關鍵詞：數字檔案館;特征;現代化發展

一、前言

在科學技術不斷發展過程中，多項數字化技術應用在檔案館建設中，有效推進著數字檔案館建設進程。不過目前我國很多檔案館在推進數字化建設期間還存在諸多不足，包括人才欠缺、技術體系支撐不足、制度不夠完善、網絡安全有待加強等。對此，需要檔案館建設人員充分認識數字檔案館的內涵及特征，積極采取有效策略不斷提升數字檔案館建設水平，促進檔案工作的高質量、高端化、現代化發展。

二、數字檔案館的特征

數字檔案館是應用現代信息技術將傳統的紙質檔案資源轉為數字檔案信息，儲存于電子設備中，并通過網絡渠道共享數字化的檔案資源。相比傳統檔案館，數字檔案館主要有以下特征：①檔案資源內容豐富。數字檔案館主要以圖片、音頻等方式對傳統紙質檔案信息進行數字化處理，所呈現出的檔案內容更加直觀、豐富，傳播途徑更廣泛，使檔案資源內容更加多樣化;②檔案管理效率明顯提升。相比于傳統檔案館繁瑣、復雜的管理模式，數字檔案館借助信息技術的優勢，使檔案管理工作效率明顯提升，并有助于節約檔案管理相關人力、物力及財力;③儲存空間小，信息處理迅速。在信息技術應用下，可大大節約信息儲存空間，通過網絡途徑傳播檔案信息，便于管理，提升工作效率;④保護實物檔案。數字檔案館可更有力的保護具有悠久歷史的檔案資源，并可通過掃描等形式永久保存檔案;⑤檔案利用率高。數字檔案館建設基礎上，用戶可直接通過網絡、手機等途徑查詢所需信息，不受時空限制的獲取想要內容，節約時間還提升應用效率[1]。

三、建立數字檔案館實現檔案工作現代化發展的策略

1、建設專業的人才隊伍，增強數字檔案館建設動力

人才直接影響著數字檔案館建設成效，為推進檔案館現代化發展，要積極組建一支既懂業務知識也懂科技知識的專業化人才隊伍，關注人才引進和培養。目前很多檔案館嚴重缺乏計算機知識和檔案專業知識兼具的復合型人才，為有效推進檔案館數字化建設，需要積極引進計算機知識儲備豐富的專業人才，在數字檔案館建設中負責數據庫建設和運行、系統維護、數字化加工等任務。同時，要對既有檔案工作人員加大培訓力度，深挖其專業潛力。培訓內容不僅要涉及到檔案管理專業知識，還要不斷提升其信息技術素養，最終打造一批懂管理、善業務、精技術的專業化人才隊伍，高質量、高效率地推進數字檔案館建設。

2、優化數字檔案館建設技術，提升整體建設效率

在數字檔案館建設期間，先進的科學技術屬于關鍵性基礎，在相關技術支持下，可使檔案管理以及檔案資源利用更加現代化。首先，要注意應用現代化電子計算機加強檔案數字化建設，在技術支持下構建全文查詢和目錄檢索系統，以網絡途徑傳遞和利用檔案信息資源，并在檔案工作當中應用聲像、復印等技術。在檔案工作開展過程中，要通過信息技術構建檔案檢索、借閱、統計、編目、庫房管理等系統，并通過信息手段收集與登記檔案館各項檔案資料。同時，要在信息技術支持下不斷加強檔案數字化工作，即在計算機掃描技術利用下，加快對檔案館各項庫存檔案材料實現數字化處理，系統化地制作數字化副本，基于既有檔案信息網絡打造多級檔案館檔案資源查閱與利用平臺，將檔案館當做基地，構建各企事業單位、團體、機關等連接于一體的電子文件中心，并設計電子文件自動歸檔和在線接收等功能，使數字檔案館成為多領域檔案數據信息流轉歸宿地，便于查閱和利用，切實提升工作效率，并使紙質檔案數字化副本突破“孤本”局限[2]。

另外，數字檔案館在建設過程中還要標準化的建設軟件設備，即要求全國檔案館的軟件操作應具備通用性，規避檔案管理系統重復建設、功能不匹配、軟件不兼容等問題，保證檔案數據和信息可以在多個部門、多個地區順利傳輸、交流與查閱。通過統一、標準化的建設與使用檔案管理系統，能使數字化檔案建設更具共享性、兼容性，實現國內數字檔案館之間共促共進，互通有無。

3、實施“雙套制”，逐步推進檔案館現代化發展

因為數字化技術目前在發展和應用中還存在一定不足，電子檔案文件面臨著保密性不足現狀，文件資源易被篡改，因此在儲存電子檔案同時必須同步留有備份，尤其是一些關鍵文件，除了要有備份還要小心保存紙質文件，避免因電子文件丟失造成不必要損失。在數字檔案館建設期間，有必要繼續實施雙套制，對紙質文件和電子文件要同步儲存，在發揮傳統檔案館的資源儲存功能基礎上刺激數字檔案館進一步建設與發展。數字檔案館建設過程中落實雙套制，要關注做好文件編號工作，便于資料尋找，同時電子檔案編號和紙質檔案編號需保持一致，以便于一一對應的尋找和利用。

4、加強網絡安全建設，保護數字化檔案資源

在數字檔案館建設過程中，要實現網絡共享、信息共享、資源共享，就要對檔案管理加強網絡安全建設。一方面，數字檔案館要加大網絡監管力度，所建立的網絡系統要具有較高抗風險能力，對檔案資料內容、信息、數據等加強安全防護，杜絕風險漏洞，保證數字檔案館可以正常、有序的使用[3]。另一方面，要將數字檔案館信息系統侵襲行為納入刑法犯罪內容，通過立法加強數字檔案館的法律保護，促使數字檔案館有序、規范、安全的建設與運行。

四、結束語

在大數據時代背景下，傳統檔案館已難以適應新時期發展需求，所以需要積極利用大數據技術等建立數字檔案館，推進檔案館的現代化發展。數字檔案館建設期間，要重點梳理目前各項工作面臨的難點、重點，積極采取有效策略優化檔案館建設工作，為數字檔案館建設提供人才、技術、制度、安全保障。

參考文獻：

[1]成桂紅.關于智慧檔案館與數字檔案館的關系探討[J].知識文庫，2020（15）：176+178.

[2]張鳳剛.云南省檔案館館藏檔案數字化又添新秀——以民國圖書資料為例[J].云南檔案，2020（10）：45-47.

[3]冉靜.高校學籍檔案數字化及其遠程利用服務探究——以中山大學檔案館利用服務實踐為例[J].蘭臺內外，2020（30）：53-54.15BC5CA9-0462-46C2-8376-94A67B3482BE