檔案管理中數字化技術的運用

馬婭婭

摘要：近些年來，我國信息化技術不斷完善，各種新型的智能化，數字化技術層出不窮，為我國社會的穩定發展和進步打下了堅實的基礎。對于我國企業的發展來說，檔案管理工作的重要性不言而喻，他能夠保障企業運轉的穩定，出現問題時也能夠為相關部門解決問題打下堅實的信息基礎，保證企業的資源利用效率最大化。而將數字化技術應用到檔案管理之中，是時代發展的主流趨勢，它能夠節約工作的時間，降低工作的壓力，還能夠保障進行檔案管理工作時出現錯誤的幾率大幅度下降，為社會各行業的健康穩定發展打下堅實的基礎。本文主要針對檔案管理中數字化技術的應用展開分析，并且結合數字化應用現狀提出相關的優化措施。

關鍵詞：數字化技術，檔案管理體系，應用與問題

一、數字化技術應用的必要性

檔案管理工作的重要性不言而喻，他能夠保障社會的穩定發展與進步，傳統的檔案管理方法，以紙質檔案為主，大部分的工作都是以人力進行，這就導致檔案管理時檔案極容易出現破損丟失的現象，導致信息的利用效率不佳，而且還沒有辦法及時的進行傳輸和應用，無法將信息資源的作用最大化的利用起來。而將數字化技術應用到日常的工作之中，使整個檔案管理處于數字化體系的控制范圍之內，形成便于儲存的電子檔案管理起來十分便捷，而且利用數字化進行儲存，節約了空間和時間方便檢索，后期在進行信息利用的時候也更加的簡便利用效率更加高效，對于社會各行業的發展來說有著積極的促進作用，而且數字化技術能夠保障檔案的真實性和安全性，大幅度提高檔案管理的工作效率。

二、檔案管理數字化的問題與現狀

早在上世紀90年代，檔案管理就已經開始應用數字化技術，尤其是經過近幾年來的發展已經逐步走向成熟，但是在進行手工管理向信息化方向轉變的過程中，存在著諸多的問題，需要進一步的推動數字化技術的開發與利用，這樣才能夠保障檔案管理數字化體系構建的科學性和合理性，否則必然會導致檔案管理的效率和質量存在漏洞，對行業的發展造成影響。檔案管理數字化體系的構建是一項漫長的過程，無法一蹴而就，現存竊取問題分析如下。

2.1數字化系統不健全

數字化系統不健全主要指的是在進行管理的過程中，為了方便檔案的查詢和信息資源利用，建立起一個信息檢索和保存的系統，而該系統存在著一定的漏洞。長時間的發展保證檔案管理的資料轉化為電子資料，能夠構建一個數字平臺，為后續信息利用打下基礎，但是現如今僅僅能夠提供咨詢或者是查詢等等簡單的服務，沒有綜合性對數字平臺進行利用，導致整個應用體系缺乏創新和深入研究檔案管理數字化體系仍然處于表面工作開發深度不足。

2.2數字化管理體系標準化不足

隨著科技的快速發展，各種新興技術可謂是層出不窮，尤其是信息化技術和計算機技術的發展，為各行各業的發展都帶來了便利，在這樣的時代背景之下，各行業的自動化智能化水平不斷攀升，但是發展速度的迅猛，并非全都是利處相關標準化體系的構建，沒有跟上時代發展的潮流，導致無法對日常的檔案管理數字化體系構建進行約束，使檔案收集與整理存在著一定的工作難度，還有可能造成資料上的缺失和遺漏。沒有一個統一的流程和標準，自然無法將數字化技術的作用充分的發揮出來。

2.3缺乏專業人才

雖然近些年來各大高校和職業學院都開始針對自身的教育體系進行改革，向社會各界輸送大量的檔案管理型人才，但是由于發展的速度較快，人才的缺口仍然不斷的攀升，尤其是新型檔案的應用和檔案管理的創新方向的人才缺口較大。很少有專門的大學設置檔案管理學專業，僅僅是其他專業學習該門課程，專業性不足，創新能力不足，導致各行業檔案管理數字化體系的構建陷入了瓶頸和困境，很難滿足時代發展的需求。

三、數字化體系構建改進措施

3.1培養專業人才

對社會的發展進行剖析不難發現人才是第一生產力，所以若是想構建完善的電子檔案體系，就必須培養專業的檔案管理人才，要求人才學習數字化相關的技術，將其以計算機系統有機的融合到一起開創檔案管理的新形式和新局面，人才培養可以從兩方面入手，首先針對現有的檔案管理人員進行專業知識培訓，摒棄其傳統思想的束縛，勇于創新更新知識框架。這樣現有的管理人員就能夠提高自身的專業水平，使團隊的創新力和工作效率大幅度提高，另一方面要向社會各界吸納專業人才，以更加高昂的薪資待遇和明確的崗位進行渠道為資本引進人才，留住人才。

3.2加強標準化體系建設

一個完善的標準體系，能夠幫助數字化電子檔案體系的構建，要求每一步電子檔案構件都有相關的標準，可以作為依據，否則檔案管理建設的意義就無法發揮出來。可以設置檔案管理標準，流程，約束標準等等相關的規范準則，健全相關體系，保證檔案管理信息的每一步操作流程都科學合理，能夠充分的利用數字化技術進行約束，將檔案管理數字化建設的作用充分的激發出來。

3.3健全電子檔案數據系統

電子檔案大部分是以文字，文檔，照片，視頻，音頻等等方式為主，與傳統紙質檔案有著明顯的差別，進行檔案構件時，一般是采用人工錄入或者是掃描儀進行保存，人工錄入效率較低，極容易出現錯誤，所以應該通過掃描儀將紙質文檔變為電子文檔，保證電子文檔的儲存不存在遺漏缺失的現象。

四、結束語

綜上所述對于我國的社會發展來說，檔案管理的重要性不言而喻，因此必須將數字化技術應用到檔案管理體系的構建之中，逐步擺脫傳統檔案管理的困境和束縛，提高檔案管理的工作效率，保證數字檔案的真實性和可靠性，將信息資源的利用效率最大化。

參考文獻：

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