關于文物保護工程檔案規范管理的思考

王欣

摘 要：文物保護工程是對文物建筑進行修繕、保養、搶險等一系列操作的工程，該工程不同于一般房屋建筑維修工程，因此，文物保護工程檔案具有一定的特殊性，相關文物保護工作人員需要嚴格遵循工程檔案管理規范守則，對文物保護工程檔案進行綜合管理。《文物保護工程管理辦法（2003）》中第二十五條相關規定提出，文物保護工程單位需要建立相關工程技術、行政、財務文件管理制度，以指導檔案管理工作的順利開展。盡管文物保護工程檔案有相關法律法規指導，但由于文物保護工程具有特殊性，導致文物保護工程檔案管理工作具有復雜性，部分單位文物保護工程檔案管理規范性不足，影響文物保護工作質量的持續性提升。文章從文物保護工程檔案管理概述、規范管理建設中存在的不足以及應對策略方面進行論述，以助力文物保護工程質量提升。

關鍵詞：文物保護工程;檔案管理

0 引言

經濟與文化發展讓社會各界對文物保護工作關注度日益提高，政府在文物保護工作上投入的人力、物力不斷增加，文物保護工程檔案數量增加，如何提升文物保護工程檔案管理質量成為研究的熱點課題。文物保護工程檔案作為文物保護單位相關工程推進的重要記錄，具有復雜性，針對文物保護工程檔案進行規范性管理，可以將真實、實時的記錄保存下來，為日后相關的文物保護與檢索工作提供數據參考。

1 文物保護工程檔案管理概述

1.1 文物保護工程檔案規范管理的必要性

文物保護工程檔案管理對追索流失文物、保護文化遺產、管理文物具有重要意義。文物保護工程檔案可以為后續文物考察與研究提供數據參考，是文物保護工作的重要內容：一方面通過文物保護工程檔案管理，便于保存相關文化信息，為后續考察、研究提供珍貴資料;另一方面，文物保護工程檔案管理可以為文化保護工程質量檢查提供依據，便于全面掌握文物保護情況，從中分析文物保護工作中存在的不足，根據不足之處制定科學的文物保護策略，全方面提升文物保護質量。

1.2 文物保護工程檔案管理工作分析

檔案管理主要指對檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統計、利用、檢索、編研等，盡管文物保護工程檔案管理同一般工程檔案管理存在一定差異，但其基本檔案管理工作內容也包括上述幾項。文物保護工程檔案管理工作中，需要遵循檔案生命周期理論、來源原則、價值鑒定理論等檔案管理方法與原則，對文物保護工程檔案進行科學管理與統一規劃。文物保護工程的檔案管理內容主要包括以下方面：①立項申報資料。文物保護工程需要先向上級申報，之后經過相關管理部門批準后，方可著手相關文物保護工作的開展。在立項申報過程中，申報材料包括上級主管部門名稱、業主單位名稱、文物保護單位級別、擬立項名稱和地點、文物保護單位、文物時代、文物級別、建設控制地帶、文物保護范圍、文物保護工程實施可行性與必要性等技術文件及影像資料①。②文物保護工程勘察設計資料。檔案管理內容中，勘察設計文件屬于重要內容。勘察設計內容包括文物建筑歷史狀況、文物照片、文物實測圖、文物損害情況、工程設計概算、環境污染報告、工程地質及水文情況相關勘探報告。③施工設計相關文件。文物保護工程施工之前，相關技術人員需要充分結合文物所處環境情況、文物保護要求等，對文物保護工程進行施工技術設計，設計內容包括施工所用技術、施工材料試驗報告、施工圖預算等。④施工技術文件。文物保護工程施工是整個文物保護的重點環節，此階段相關檔案文件也比較多，涉及施工方案、質量自檢報告、施工文物資料②。⑤竣工相關資料。文物保護工程相關檔案管理中，還包括竣工相關材料的管理，包括財務決算書、竣工報告、工程總結報告等。

2 文物保護工程檔案的規范管理建設中存在的不足分析

2.1 部分材料收集不及時、不真實

文物保護工程檔案涉及諸多材料，材料收集是文物保護工程檔案管理工作中的重要一環，提升材料收集質量，才能確保材料的可靠性。在進行檔案管理中需要對所有相關材料進行收集、保存，不僅檔案材料收集工作量大，且收集難度也比較大，尤其是文物保護工程檔案管理相關材料多樣且珍貴，材料不足可能導致文物保護工作出現欠缺。筆者在實際工作中發現材料收集的環節中存在的突出問題主要有：①部分文物保護工程相關材料收集不夠及時。文物保護工作相對較為復雜，在整個文物保護工作開展中，整個文物修復過程中涉及多種歷史信息，部分管理人員在各個階段由于信息捕捉不夠及時，該收集的信息未收集到，導致檔案材料出現缺失。②極個別人員弄虛作假。極個別工作人員在工作中存在弄虛作假的情況，導致文物保護工程檔案信息存在缺漏、不準確等情況。還有個別工作人員沒有接受文物保護工程檔案管理相關專業知識培訓，完全按照現代工程檔案管理規范生搬硬套，導致檔案管理信息不可靠。

2.2 管理制度不夠嚴謹

《文物保護工程管理辦法（2003）》中第二十五條明文規定，文物保護工程單位需要建立相關財務、行政、工程技術文件管理制度，在管理制度指導下進行工程檔案管理。因此，建立完善的文物保護工程檔案管理制度，是科學保護文物的主要內容，也是遵從法律法規的重要舉措。然而盡管在法律指導下進行文物工程檔案管理，但有些單位在文物保護工程推進過程中，受“集中備案”“分散管理”等原則影響，導致檔案管理制度存在諸多不足，存在相關配套措施不完善的情況，影響文物保護工程檔案材料的統一管控。

2.3 檔案內容不完善

影響文物保護工程檔案規范管理的因素還存在檔案內容上：①檔案填寫不夠完整。相關單位在文物保護工程檔案管理中，由于前期對文物保護相關原始資料收集還不夠充足，導致檔案填寫存在缺失的情況時有發生，檔案完整性被破壞。②檔案內容不夠準確。文物保護工程與一般工程有很大的不同，其涉及文物保護工程檔案管理，文物保護工程檔案信息中包括文物名稱、歷史年代、缺損程度等，其中文物所處歷史年代鑒別技術性高，相關從業人員筆誤或者鑒定能力不足，均可能導致檔案內容失準。

2.4 文物保護工程檔案管理共享利用不充分

文物保護工程檔案管理的根本目的是滿足檔案用戶對檔案信息資源的利用需求，讓檔案的作用可以充分發揮出來，促進文物保護工程的質量持續提升。當前多數單位存在文物保護工程檔案共享利用不夠充分，未能將檔案作用充分發揮出來。①文物保護工程檔案存在“重保密輕共享、重保管輕利用”等情況。多數文物保護工程檔案管理單位在文物保護工程檔案管理上將重點分放在管理上，對檔案利用的重視程度不夠高，導致某些檔案進入檔案管理單位后一直塵封，沒有得到充分地利用，阻礙檔案將真正作用發揮出來。相關單位出于檔案保密性等多種因素考慮，很少將檔案通過專業手段進行共享，導致檔案利用率較低。②檔案管理工作中先進技術使用不足。個別單位由于資金不足，未引入先進檔案管理設備與技術，導致檔案管理辦法更新緩慢，加上后續維護工作跟不上，致使檔案利用率提升困難。

3 文物保護工程檔案的規范管理策略分析

3.1 組建專業文物保護工程檔案管理團隊

相關單位應該組建專業的文物保護工程檔案管理團隊，針對文物保護工程檔案進行綜合管控，及時收集文物保護工程相關材料。相關單位應從以下方面著手：①組建優質檔案管理團隊。為組建優質文物保護工程檔案管理團隊，應從提升原有檔案管理人員能力、引進高素質檔案管理人才兩方面入手。根據檔案單位檔案管理人員具體情況，制定并完善檔案管理人員專業技能培訓方案，按照自然月、年為單位，進行培訓方案設計。培訓內容選擇上應涉及文物保護、工程設計、檔案材料收集、檔案材料管理等內容，全面提升檔案管理人員專業技能水平。在培訓結束后需要進行專業考核，未通過考核的管理人員需要進行再次培訓，直至考核通過即可，且未通過考核的工作人員短期內不可上崗。引進高素質檔案管理人員方面，結合本單位檔案管理實際情況，與高校合作，引進高素質文物保護的檔案管理專業人才，提升人才隊伍質量①。②專業文物保護人才參與檔案管理。結合實際情況，聘請專業文物保護研究學者、專家等，參與文物保護工程檔案管理工作中，對文物保護工程相關材料及時進行收集與審核，避免出現疏漏，保證文物保護工程相關材料準確、真實。③完善檔案管理人員監督體系。完善檔案管理監督機制，明確檔案管理人員工作規范，針對檔案管理人員進行獎懲，促進檔案管理工作規范性建設。

3.2 健全檔案管理制度

為了提升文物保護工程檔案管理質量，需要健全檔案管理制度，以便于利用制度規范檔案管理工作，提升檔案管理質量。筆者建議應從以下幾個方面入手：①根據國家相關法律法完善文物保護工程檔案管理工作制度，因地制宜制定系統、全面的文物保護工程檔案管理制度，使得文化從保護工程設計、工程施工、工程驗收等每一個環節均有規可遵、有章可循，提升檔案管理規范性①。同時，在檔案管理工作推進中，明確檔案管理人員具體職責，提升管理人員工作的積極性，還需要明確各文物保護工程檔案管理具體歸檔范圍、歸檔立卷的材料等，全面收集文物保護工程相關材料②。②優化檔案管理工作流程。文物保護工程檔案管理工作推進中，充分結合工程實際情況，結合文物性質，對檔案管理流程進行優化，明確檔案管理每一步驟具體工作內容及規范，適當增刪檔案管理中的煩瑣環節。例如，在文物保護相關材料收集上，可以采用現代通信技術對資料進行核實，利用現代化通信技術優化傳統的材料收集流程，提升材料收集效率。③檔案管理過程中，完善材料核實機制，確保文物保護工程相關材料真實、可靠。

3.3 促進文物保護工程檔案共享與利用

文物保護工程檔案管理的主要目的是實現檔案的共享與利用，將檔案作用充分發揮出來，促進文物保護工程事業進一步發展。在文物保護工程檔案共享與利用方面可以采用以下幾點方案：①重視文物保護工程檔案共享建設。檔案管理單位可以從檔案實際利用、學術利用、普遍利用等方面入手，完善檔案閱覽服務、制發檔案復制本、檔案外借服務、委托利用服務、咨詢服務等，全面完善檔案服務體系，加強檔案信息交流與共享。相關單位可以開展檔案編研工作，充分利用文物保護工程檔案，推動文物保護事業發展。文物保護工程檔案編研上，要充分結合文物保護工程實際情況進行編研，提升檔案管理水平。除了進行內部文物保護工程檔案利用外，加速檔案管理外部服務體系建設，為文物保護工程的科研、施工單位等提供相關檔案服務，并做好相關記錄。②利用網絡、計算機、大數據等技術構建文物保護工程檔案管理系統。相關文物保護工程檔案管理單位結合自身實際情況，適當增加資金投入，構建信息化檔案管理系統。文物保護工程檔案管理單位以現有文物保護工程檔案為基礎，借鑒國家文物保護工程檔案管理數據庫系統的成功經驗，構建與完善本單位檔案管理系統，利用該系統進行檔案綜合管控，全面提升檔案管理效率與質量。同時利用現代化檔案管理系統，對現有的檔案管理工作進行補充，豐富檔案管理方式，提升檔案管理質量。文物保護工程檔案管理系統構建時，可以充分利用大數據技術，存儲文物保護工程檔案，并構建智能化檔案管理系統，便于及時發現檔案資料中存在的問題，及時進行糾正與補充，全面提升檔案管理質量。

4 結束語

綜上所述，文物保護工程檔案的規范管理可以為文物保護工作質量提升提供支持。在文物保護工程檔案管理工作中可以采取組建專業文物保護工程檔案管理團隊、健全檔案管理制度、促進文物保護工程檔案共享與利用等手段，全面提升檔案管理質量，為今后的文物保護工程提供參考數據，讓更多的文物保護工程能夠順利開展，為我國的文物保護事業出一分力。