“雙高”背景下的高職教務秘書工作探究

戴 艷

高等職業教育擔負著培養數以千萬計的高素質技能型專門人才的重要使命，在提高國民素質和社會進步方面發揮了不可替代的作用。2019年4月教育部、財政部發布《關于實施中國特色高水平高職學校和專業建設計劃的意見》（簡稱“雙高”），標志著高職院校進入了新的發展期，指明了新時代我國職業教育發展的重要方向。隨著“雙高”建設任務的推進，各個高職院校在改革人才培養模式改革、完善專業群課程體系等方面需要做大量工作[1]。由于高校教務秘書是高職院校基層教學單位最直接的教學管理人員，在教學管理中起著上傳下達、聯系左右的重要作用。探討“雙高”背景下的教務秘書工作存在的不足及改進途徑，對于順利實施建設計劃，提高教學質量起著至關重要的作用。

1 高職教務秘書工作現狀

1.1 教務秘書職責定位

教務秘書是高職院校基層行政人員的重要組成部分，是連接行政與教師之間的重要紐帶。教務秘書的管理范圍工作根據院系分工不同，其核心職責就是將教務處及二級學院的各項通知傳遞給學院內的相關人員，主要需要協助院(系)領導管理教學管理的常規事務，以及協調好院(系)與學院其他部門之間的關系，保證各項教學工作的順利進行[2]。工作范疇包括輔助領導做好教學任務的組織安排、組織教師日常調停課管理、教學檔案的歸整管理、組織各項考試及配合督導進行教學檢查等，日常的工作特點是煩瑣復雜且時效性要求高。

1.2 教務秘書工作存在的問題

1.2.1 信息化管理方式存在短板

隨著人工智能時代的來臨，越來越多的高職院校啟動了智慧校園建設工作[3]。在教學管理、學生管理、社團管理等方面引入信息化手段，實現了信息化操作。但是，在諸如檔案管理，教學計劃制定等一些教學運行環節卻還存在著信息化管理的盲區，依然需要人工管理，在部門和人員之間以紙質材料的方式在傳遞，工作效率較低。

1.2.2 教育教育管理理念落后

教務秘書由于崗位的原因，能參與的專業培訓相較于普通專任教師要少很多。一些教務秘書年齡偏大，在日常工作中普遍存在思維慣性，較少接觸到當前較新的管理理念。雖然在調研中普遍能認識自身在業務能力、創新能力等方面的不足，也希望進行專業化培訓、考察學習、交流[4]。但是目前針對教務秘書的職業能力培訓，不管是內容安排還是培訓數量往往都不盡如人意。

1.2.3 工作權責分配及過程復雜

教務秘書的工作煩瑣復雜，在常規任務之外，也需要面臨很多突發情況。同時，教務秘書的工作往往具有較高的時效性要求，如果不能在規定時間內完成，很容易造成管理或者教學事故。在上傳下達過程中，常常因為某個環節的工作不及時，不到位，受到領導批評，教師的不理解，從而造成事業挫敗感。

1.2.4 團隊結構不合理

高職院校的教務秘書團隊建設相較于專任教師，輔導員等群體缺少規劃。有些高校的教務秘書年齡偏大，信息化水平偏弱，不能很好地勝任工作。一些新引進的年輕教務秘書在工作中，由于諸如工作煩瑣，不受重視，難出成績，職稱評聘沒有優勢等原因，常常也有轉崗的想法。

2 “雙高”背景下教務秘書工作改進建議

“雙高”提出了要打造技術技能人才培養高地、技術技能創新服務平臺、高水平專業群、高水平雙師隊伍的建設任務，其根據目的就是要進一步提升高素質技能人才的培養質量[5]。另一方面，無論是專業群中的人才培養，還是師資建設或其他各項專業建設工作，都離不開教務工作的配合。作為教學管理的基層人員，在新形勢下進一步做好本職工作，可以從以下方面進行改進。

2.1 加強信息化建設

由于“雙高”必然給教務秘書工作帶來更多的復雜和不確定性，如果不充分利用信息化手段來提升工作效率，則教務秘書必然疲于應付，不利于教學運行管理工作及個人發展。因此，教務秘書可以針對當前信息化建設方面的薄弱環節，提出工作建議。二級學院會同學校的信息中心等部門，開發響應的教學運行管理的信息化軟件，實現數據采集。期末時候，可以方便實現匯總功能，方便數據分析與考核評價，以信息化手段減少教學秘書的工作量。

2.2 重視培訓學習

教學運行管理是一個系統工程，對于支撐“雙高”建設有著重要作用。作為這項工作的基層執行者，教務秘書需要掌握最新的發展政策，管理理念，創新工作方法。因此，高職院校領導應該充分重視教務秘書的能力提升工作，可以仿效專業教師及輔導員的培訓做法，通過設立專項的培訓學習資金，鼓勵和支持教務秘書的業務進修。教務秘書也可以適當參與專業教師的信息化教學等培訓，進一步了解當前教學特點，切實提高教務管理水平和工作效率。

2.3 明確工作職責

教務秘書的工作相對煩瑣，接受的工作任務可能來自教務處和院系領導等多個渠道。為了明確責任，高職院校應該規范化教學管理，從學校層面明確教務秘書工作的基本要求和職責，制定相應的規范標準，明確工作的權責，從而避免互相推諉的情況。學校的教務主管部門應該根據高職院校自身發展的需求，從流程中進一步簡化管理，通過信息化的方式，將一些工作直接對應到個人，從而避免每件事情都需要教務秘書的轉達，進一步減輕教務秘書工作壓力。

2.4 加強隊伍建設

建立一支高素質的教務秘書的隊伍對于提升高職院校的教學管理水平尤為重要。高職院校一方面要積極調整教務秘書隊伍的學歷、年齡結構，加強教務秘書的培訓工作。另一方面，也要在人才隊伍建設的實施過程中進行評估和考核，創造了良好的工作氛圍，通過建立相應的激勵機制，使教務秘書真正成為“雙高計劃”建設和學校改革發展的參與者和基礎力量，為高水平高職院校建設做出更大貢獻。