國有企業(yè)辦公室文秘工作存在問題的分析及對策

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近年來，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展正經(jīng)歷著由高速發(fā)展向高質(zhì)量發(fā)展的歷史階段，這對于我國國有企業(yè)自身發(fā)展提出了更高的要求，文秘人員是國有企業(yè)辦公室人員構(gòu)成的重要部分，其不僅能夠為國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決策提供系統(tǒng)科學(xué)的參考依據(jù)，同時也承擔(dān)著對外展示企業(yè)形象等職責(zé)。因此，如何提升國有企業(yè)辦公室文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職務(wù)素養(yǎng)，這對于國有企業(yè)辦公室文秘工作有著至關(guān)重要的作用。

一、國有企業(yè)辦公室文秘工作的重要性

在國有企業(yè)全面深化改革的背景下，要充分認(rèn)識到優(yōu)化辦公室文秘工作的重要性和必要性。

（一）辦公室文秘的樞紐作用

辦公室文秘在國有企業(yè)中承擔(dān)著上傳下達(dá)以及領(lǐng)導(dǎo)層與外界溝通的樞紐作用，隨著我國國有企業(yè)的發(fā)展壯大，企業(yè)形成了總公司、分公司以及基層這一龐大復(fù)雜的體系。辦公室文秘工作能夠迅速將領(lǐng)導(dǎo)層的相關(guān)決策及精神迅速、準(zhǔn)確的傳達(dá)到下一級。

（二）機(jī)要、保密作用

在國有企業(yè)日常工作中常涉及到企業(yè)內(nèi)部發(fā)展規(guī)劃、企業(yè)經(jīng)營合同、管理規(guī)章等機(jī)要文件，這些文件對于國有企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義，有些甚至直接影響到企業(yè)的未來發(fā)展，因此對于經(jīng)手這些文件的辦公室文秘人員來說，如何保管好這些重要文件至關(guān)重要。

（三）參謀、智囊作用

國有企業(yè)文秘工作的基本職能主要有輔助領(lǐng)導(dǎo)日常工作、幫助領(lǐng)導(dǎo)起草各類企業(yè)內(nèi)的工作報告及講話稿件等，同時，也會承擔(dān)對某一行業(yè)的基礎(chǔ)調(diào)研等工作來為領(lǐng)導(dǎo)提供信息、資料、文件等決策依據(jù)。通過這些工作以此來確保領(lǐng)導(dǎo)層相關(guān)決策的準(zhǔn)確性，這也反映出辦公室文秘工作對于國有企業(yè)的發(fā)展具有很重要的作用。

二、國有企業(yè)辦公室文秘工作存在的問題

第一，人員配置不足。目前國有企業(yè)對于辦公室文秘工作的重視程度不足，導(dǎo)致相關(guān)人員配置不足。雖然辦公室文秘人員學(xué)歷大多數(shù)均為本科以上學(xué)歷，但是所學(xué)專業(yè)與文秘相關(guān)的人員較少。同時，由于文秘工作所涉及的工作十分龐雜，由于人數(shù)的緊張，使得目前國有企業(yè)文秘人員疲于應(yīng)付手頭工作。

第二，信息化應(yīng)用存在問題。在互聯(lián)網(wǎng)+時代背景下，文秘信息化是文秘工作發(fā)展的必然，但目前，國有企業(yè)辦公室文秘信息化工作還存著著一定的問題，特別是OA與檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)應(yīng)用不足。雖然目前國有企業(yè)也采用了OA與檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，但是在使用過程中存在著功能不完善以及相關(guān)專業(yè)人才缺乏的問題，同時國有企業(yè)也存在著信息化人才不足的問題，這也制約了相關(guān)軟件的開發(fā)利用。

第三，激勵機(jī)制保障措施不足。缺乏必要的激勵機(jī)制也是造成國有企業(yè)辦公室文秘工作存在問題的問題之一，在國有企業(yè)深化改革之后，辦公室文秘人員的職位晉升渠道變得更加狹小，出現(xiàn)了職位晉升的“天花板”現(xiàn)象，很多人對此失去了工作的積極性和主動性。同時，國有企業(yè)績效考核機(jī)制也不完善，雖然，近些來國有企業(yè)開始制定了績效考核，但在考核實施過程中，績效考核比較流于形式，并沒有真正應(yīng)用的對于辦公室文秘人員考核中，在很多時候依舊在沿用傳統(tǒng)的管理方式，這也造成了對于辦公室文秘人員在績效考核上的弱化，造成了“干多干少一個樣，干與不干一個樣”的問題出現(xiàn)，并且國有企業(yè)目前實行的考核標(biāo)準(zhǔn)多以扣分為主，這也造成了“多干易多錯，不做無過錯”的反向激勵作用出現(xiàn)，這也就造成了文秘人員出現(xiàn)人浮于事的現(xiàn)象。

第四，職業(yè)生涯規(guī)劃缺乏吸引力。單純依靠激勵是不能激發(fā)辦公室文秘人員的主觀能動性和創(chuàng)造性，職業(yè)生涯關(guān)系到個體的命運，所以辦公室文秘人員都十分關(guān)心個人的職業(yè)生涯規(guī)劃問題。可以說是否有一個有吸引力的職業(yè)生涯規(guī)劃直接影響了個體工作的態(tài)度。目前國有企業(yè)對于辦公室文秘人員的職業(yè)生涯規(guī)劃存在著吸引力不足的問題，很多辦公室文秘人員可以很明確的知道未來的自己是什么樣，缺乏職業(yè)競爭性和未來整體發(fā)展，導(dǎo)致了一部分辦公室文秘人員開始有“混日子”的思想，缺乏創(chuàng)造性。

三、優(yōu)化國有企業(yè)辦公室文秘工作的對策

國有企業(yè)辦公室文秘工作如何優(yōu)化，是新時期國有企業(yè)改革中必須要深入考慮、認(rèn)真回答的一個重要課題。

（一）加大對辦公室文秘人員的人文關(guān)懷和績效考核制度建設(shè)

第一，加強(qiáng)辦公室文秘人員人文關(guān)懷。國有企業(yè)要強(qiáng)化對于辦公室文秘人員的人文關(guān)懷，除必要的文體活動外，要積極搭建業(yè)務(wù)合作平臺，以此來增加彼此的合作。要加大對一線的文秘人員的關(guān)心照顧，要加強(qiáng)對于這一群體在休假、生活實際困難等問題上的關(guān)心和幫助。要按照國家及企業(yè)的相關(guān)規(guī)定，對一線的人員要給與一定的補(bǔ)助和津貼，并確保這一部分補(bǔ)助及津貼按時到位，在年底評優(yōu)等項目上可以適當(dāng)對一線的文秘人員予以一定的傾斜，以此來提升其積極性。

第二，優(yōu)化績效考核。目前，國有企業(yè)現(xiàn)行的績效考核制度已經(jīng)實行一段時間，在取得一定的成效的基礎(chǔ)上，也反映出其存在的弊端，首先，國有企業(yè)要建立健全績效考核辦法，績效考核標(biāo)準(zhǔn)要扭轉(zhuǎn)之前的以扣分為主的考核標(biāo)準(zhǔn)，形成激勵性績效，鼓勵文秘人員“多干”，通過懲罰性考核向正向考核的轉(zhuǎn)變，積極鼓勵文秘人員的積極性和創(chuàng)造性。同時，績效考核要與年終評優(yōu)、評獎、職位升遷等相關(guān)聯(lián)，真正發(fā)揮績效考核的作用。其次，根據(jù)國有企業(yè)辦公室文秘人員構(gòu)成實際情況設(shè)置有針對性的激勵機(jī)制，實踐證明單一的物質(zhì)激勵或是精神激勵都無法長久的滿足個體的需求，要采用物質(zhì)激勵精神激勵雙結(jié)合的方式，不斷激勵文秘人員的工作熱情，促進(jìn)其激發(fā)創(chuàng)造性，提升文秘工作質(zhì)效。同時，要根據(jù)不同年齡層設(shè)計不同的激勵手段和激勵方法，以此來滿足不同年齡層，特別是80后、90后群體的激勵需求。最后，企業(yè)可以組織定期的技能比拼大賽，通過提供物質(zhì)獎勵和精神激勵的方式來吸引文秘人員參與到技能大賽中來，以此來提升辦公室文秘人員的崗位學(xué)習(xí)積極性。

（二）保證文秘工作人員力量的充足

辦公室文秘工作的優(yōu)化首要離不開文秘人員，正所謂“巧婦難為無米之炊”，因此國有企業(yè)辦公室文秘工作要實現(xiàn)優(yōu)化就要確保其擁有足夠的文秘人員。首先，企業(yè)要加大對于辦公室文秘人才隊伍建設(shè)的重視程度，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對人才隊伍建設(shè)形成整體規(guī)劃，并且將文秘人才隊伍建設(shè)培養(yǎng)納入到相關(guān)人員的整體考核中來。同時，要在每年企業(yè)招聘的人員設(shè)置上對于辦公室文秘人員要有所傾斜，增加其招聘人數(shù)，以此來增加企業(yè)辦公室文秘人員的人數(shù)，將年富力強(qiáng)、能力復(fù)合型的人才積極以吸引到辦公室文秘隊伍中來。

其次，可以采取“引進(jìn)外來人員”的方式，每年定期進(jìn)行國有企業(yè)內(nèi)部招聘文秘人員，通過合理、合規(guī)的筆試加業(yè)務(wù)技能實操等方式，將企業(yè)內(nèi)的優(yōu)秀人才吸引到辦公室文秘隊伍內(nèi)部來，以此來增加人員配置。

要強(qiáng)化服務(wù)意識，維護(hù)人才隊伍穩(wěn)定。特別是要加強(qiáng)理想信念教育、職業(yè)道德教育和創(chuàng)新意識教育。培養(yǎng)辦公室文秘人員樹立全心全意服務(wù)意識，增強(qiáng)辦公室文秘人員的團(tuán)結(jié)協(xié)作意識，提高其創(chuàng)造力和凝聚力。

（三）強(qiáng)化文秘業(yè)務(wù)技能培養(yǎng)

國有企業(yè)辦公室文秘工作要想實現(xiàn)優(yōu)化，就必須要有一支業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的文秘隊伍。這要加大對人員的培訓(xùn)力度，根據(jù)目前人員現(xiàn)狀制定短期、中長期培訓(xùn)計劃，培訓(xùn)方式采用線下培訓(xùn)和線上培訓(xùn)兩種方式，人員可以根據(jù)自身條件進(jìn)行選擇。對于目前人員構(gòu)成現(xiàn)狀，對于目前年齡較大的文秘人員要加大其對于信息化辦公相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，以提升其對于文秘信息化的適應(yīng)程度，對于年輕的辦公室文秘人員要對其進(jìn)行線上培訓(xùn)，以此來滿足其對于培訓(xùn)的熱情和積極性。

要對辦公室文秘人員進(jìn)行企業(yè)管理相關(guān)法律法規(guī)以及文秘信息化，特別是當(dāng)下使用的OA與檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，讓所有文秘人員能夠了解和掌握基本法律法規(guī)和技術(shù)操作。要對具體文秘人員采取有針對性的培訓(xùn)，按照個體所擅長的業(yè)務(wù)進(jìn)行針對性技能加強(qiáng)，使其成為專家型辦公室人員。同時，企業(yè)可以與國內(nèi)的各大高校、知名國有企業(yè)等進(jìn)行合作，定期委派辦公室文秘人員前往學(xué)習(xí)，以便了解和掌握理論技能和實際操作能力，以便更好地進(jìn)行業(yè)務(wù)操作。

（四）強(qiáng)化文秘信息化建設(shè)

隨著以互聯(lián)網(wǎng)和云計算為代表的網(wǎng)絡(luò)時代與大數(shù)據(jù)時代的到來，辦公室文秘工作管理現(xiàn)狀已不能適應(yīng)文秘事業(yè)的發(fā)展需要，辦公室文秘基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的中心向管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移。只有改變傳統(tǒng)的文秘工作中保管、利用、檢索方式，建立健全適合文秘工作的信息化模式，才能避免企業(yè)文秘工作脫離社會。因此能夠更加及時準(zhǔn)確的進(jìn)行信息分享，建立企業(yè)內(nèi)部信息分享網(wǎng)絡(luò)，實時進(jìn)行信息傳遞和反饋。辦公室文秘人員要不斷加強(qiáng)專業(yè)能力和技術(shù)能力的學(xué)習(xí)，利用現(xiàn)代化的理論進(jìn)行內(nèi)部協(xié)調(diào)組織和文件檔案管理，利用現(xiàn)代化的工具提高工作效率和工作質(zhì)量。

（五）完善文秘人員職業(yè)生涯中長期規(guī)劃

國有企業(yè)要從自身出發(fā)制定適合本企業(yè)自身的文秘人員職業(yè)生涯中長期規(guī)劃，在現(xiàn)有人力資源結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，來豐富完善企業(yè)文秘人員的人力資源規(guī)劃，明確未來一段時間內(nèi)，文秘人員職業(yè)生涯要達(dá)到目標(biāo)。要做好文秘人員職業(yè)生涯中長期規(guī)劃制定，讓每一個文秘人員都有一個有針對自身特點的中長期規(guī)劃，要認(rèn)真做好文秘人員職業(yè)生涯服務(wù)工作，企業(yè)要對每一個文秘人員的職業(yè)生涯負(fù)責(zé)，盡可能的提供其所需要的客觀條件，為個體服好務(wù)。

總結(jié)：辦公室文秘工作對于國有企業(yè)發(fā)展建設(shè)有著重要的作用，因此，國有企業(yè)的文秘工作人員要充分認(rèn)識到自身工作的重要性。辦公室文秘工作人員必須要更不斷地充實提升自身各方面素質(zhì)，以此來滿足不斷變化的工作需要，特別是信息化時代性的文秘工作需求。只有不斷地提高文秘人員自身的職業(yè)水平，加強(qiáng)文秘信息化建設(shè)，強(qiáng)化人文關(guān)懷和績效考核制度建設(shè)等才能使國有企業(yè)辦公室文秘的工作水平得到有效的提高。