淺談固定資產管理現狀及其優化改進措施

段盼盼，李 斌，吳西彪，劉 海

（中國核動力研究設計院，四川成都 610213）

0 引言

RFID（Radio Frequency Identification，射頻識別技術）是一種簡單的、非接觸式識別技術，它由閱讀器、電子標簽和數據終端構成。作為構建物聯網的關鍵技術之一，RFID技術已廣泛應用于商品零售、倉庫管理、醫療、圖書管理、智能制造、身份識別、防偽、物資追蹤及資產管理等各行各業[1-6]。相較傳統的紙質標簽或二維碼標簽，RFID具有無需可視、批量閱讀、信息儲存量大、存儲數據可反復編輯、標簽讀取距離遠、標簽唯一等優點。這些優點均可以與資產管理中的標識、維保、盤點等管理業務相結合，對現有資產管理系統進行優化升級，實現對資產的全生命周期線上管理和無紙化管理，進一步提高管理效率，緩解科研人員資產管理壓力。基礎科研工作離不開各種各樣的儀器設備，固定資產管理工作開展的好壞，直接影響了科研生產活動開展的質量和效益。分析某單位當前固定資產管理現狀和存在的問題，基于RFID技術對現有固定資產管理模式進行改進和提升，進一步推進固定資產管理向智能化、自動化和數字化方向發展。

1 固定資產管理現狀

1.1 信息化建設

目前使用的資產管理系統，功能涵蓋了資產卡片的新增、臺賬管理、資產處置等三個方面的內容。系統現有功能局限于完成固定資產相關報表數據，如臺套數、原值、折舊等的統計和上報，資產使用過程如維保、維修等仍然執行的是紙質化管理。從維保計劃制定到實施，產生大量的紙質文件，一方面文件歸檔占用大量空間，不便于管理，并且記錄中大量運行、維護數據變成僵尸數據，不能有效指導下一步設備維保維修工作的開展，造成數據資源浪費；另一方面，傳統紙質化管理流程手工工作量大、效率低，維保效果的監督檢查只能采取維保記錄抽查的形式，導致無法實時并真實掌握設備維保工作是否切實開展，對防范維保工作形式主義缺乏有效的監控手段。

1.2 臺賬管理

當前，資產管理系統中臺賬新增，全部依靠資產管理員手動錄入或批量導入資產信息方式，生成資產卡片，進而完成資產臺賬新增，工作量大且效率低。同時，資產臺賬維護方面的規章制度執行，過度依賴責任人的主動性及責任心，缺少必要的技術跟蹤及監控手段，在保證賬實一致性和防范國有資產流失方面，技術管控力度不足。

1.3 狀態管理

資產狀態分為在用、閑置、封存、待報廢、報廢、待處置等六大類。根據現有院所管理制度，科研生產類設備需粘貼資產狀態標識牌，現用的資產狀態標識為圓盤指針形，需職工手動維護。資產狀態信息從臺賬變更到現場狀態標識調整，存在時間差、滯后性甚至不一致性。資產狀態是資產臺賬的重要信息，保證臺賬中資產狀態信息與現場狀態標識牌指示一致，是臺賬管理的重要內容之一。日常管理中，不管是臺賬中資產狀態信息維護還是現場狀態標識的維護，全部依賴職工手動維護：設備責任人根據資產使用頻率或使用狀況確定資產狀態，并在資產管理系統發起資產狀態變更審批；臺賬變動后，職工到現場維護資產狀態標識牌，保證臺賬資產狀態與實物資產狀態標識一致。日常管理中，臺賬中資產狀態信息與現場標識牌信息不一致的情況十分常見。

2 基于RFID技術的資產管理模式

基于RFID技術的資產管理系統，要求所有資產粘貼RFID電子標簽，在所有辦公室門口、辦公樓或實驗區出入口安裝RFID閱讀器，各資產使用部門配備移動手持閱讀器開展工作。

2.1 資產新增

合同管理員在開展新購資產驗收時，同步粘貼RFID電子標簽，并完成RFID電子標簽與驗收報告的綁定，同時在線提交驗收報告。資產管理員在資產管理平臺收到新增驗收報告消息提醒，及時開展資產臺賬新增。資產管理員在開展資產新增業務時，可直接引用驗收報告，資產系統自動提取驗收報告中相關資產信息，包括資產名稱、規格型號、使用部門、責任人、安裝地點、采購申請、合同編號等，并根據資產原值及使用屬性完成資產分類，如固定資產、低值易耗設備、在建工程等，對應的資產臺賬就會自動更新。

2.2 資產狀態管理

電子紙顯示技術是具有與紙張一樣輕薄、又可擦寫的電子顯示技術，圖像保持時并不需要耗電，能大大節省能源。目前，電子紙顯示技術已廣泛應用于廣告牌、電子閱讀器以及柔性顯示等方面[7-11]。將RFID技術和電子紙技術相結合，設計制作新版電子資產狀態標識。該資產狀態標識可自動讀取RFID電子標簽中存儲的資產狀態信息，并自動顯示與臺賬信息一致的資產狀態信息，從而實現資產狀態的實時動態更新，保證賬實一致性，大幅度降低設備責任人的狀態標識日常維護管理工作。

2.3 位置管理

RFID技術可實現對資產的實時追蹤監控，在保證賬實一致、防止國有資產流失方面具有重要應用意義。當前資產管理的安裝位置信息只精確到房間號。以資產安裝時房間號變動為例進行說明：當固定資產從辦公室A移動到辦公室B時，B房間門口處的RFID閱讀器定時自動讀取所轄區域內的RFID電子標簽，更新所屬區域資產的位置信息，最終實現資產臺賬的實時動態更新。

2.4 維護管理

基于RFID技術的維護管理功能實現過程如下：

（1）拓展現有資產卡片信息項。增加維護保養模塊，該模塊包含日常點檢和定期維保。資產管理員在完成資產卡片新增入賬后，使用部門資產管理員收到相應的新增資產消息提醒。使用部門資產管理員打開消息提醒單進入對應資產卡片，補充完善新增資產的維保信息。

（2）補充日常點檢項目、周期等信息。系統根據補充內容自動生成對應設備的日常點檢表。設備責任人持手持RFID閱讀器掃描設備電子標簽，下載日常點檢表，根據表格提示完成設備日常點檢并記錄。

（3）補充定期維保項目、周期及相關操作要求、步驟等信息。系統根據補充內容自動生成對應設備的定期維保周計劃、月計劃，并自動發送至對應設備責任人，設備責任人按計劃開展相應定期維保工作。設備責任人持手持RFID閱讀器掃描設備電子標簽，下載定期維保記錄表，根據表格提示完成設備定期維保工作并記錄。

基于RFID技術的維護管理模塊，可實現對設備年度維護保養計劃執行率統計，實時掌握設備定期維保開展情況。由于維保工作只能通過掃描設備電子標簽后下載對應維保記錄表形式開展，一定程度上可以防止維保形式主義，在保障設備維保效果方面具有一定實際意義。

2.5 盤點管理

基于RFID技術的資產盤點改變了傳統盤點中以賬對物、以物核賬的工作模式，不再需要人工對臺賬和實物進行一一比對，借助RFID技術的無接觸式識別，實現了對區域內資產的批量盤點和識別，大幅度提高了工作效率，降低了人工成本。盤點人員只需手持移動RFID閱讀器到達相應的辦公或工作區域，點擊盤點鍵，RFID閱讀器便會對區域內的電子標簽進行掃描、識別和信息讀取；盤點結束后會自動生成盤點單，盤點單包含資產名稱、資產編碼、規格型號、位置等基本信息，盤點單經工作人員確認后發送至數據終端，與數據終端中存儲資產對應信息進行比對，并生成差異調整單，差異調整單經確認或審批后，數據終端系統臺賬自動更新。

3 RFID技術在其他業務中應用前景

3.1 門禁系統

RFID技術還可應用于門禁系統。在每位職工的工牌上粘貼RFID電子標簽，電子標簽內寫入職工的基本信息如姓名、工牌號、所在科室等；在門禁系統處安裝RFID閱讀器，當職工上班到達辦公樓門口時，RFID閱讀器自動識別職工工牌上的電子標簽儲存信息，并自動與數據終端存儲信息進行比對，確認信息無誤后，出入通道門禁自動打開。采用RFID技術的門禁系統，實現了非接觸式信息讀取，識別速度快，可批量識別。可在實驗區域及辦公區域門禁處同時裝配RFID閱讀器，一方面可以實現職工在所區任意工作場所打卡，無需在辦公樓打卡后再到實驗室工作；另一方面，可以實時掌握員工工作地點，提高考勤人員工作效率，不必再對照名單到每個辦公室查考勤。同時，由于安裝RFID閱讀器的門禁系統可自動讀取并識別進出人員的基本信息，實現了門禁系統對人員出入權限的控制，無需在每棟樓配備門衛人員，大幅度降低人工成本。

3.2 計量器具管理

與RFID技術在固定資產管理中的應用相似，RFID技術也可應用于計量器具管理，在每個計量器具上粘貼RFID電子標簽，在實驗場所安裝RFID閱讀器。在電子標簽初始信息錄入時，將檢定相關信息如計量器具名稱、規格型號、檢定周期、末次檢定日期等進行錄入，并在數據系統中設置預警期限，如臨近檢定有效期一周，系統自動向科室計量器具管理員發送消息提醒，還可自動生成月送檢清單，方便計量管理員開展送檢工作。計量器具檢定完成后，計量器具管理員持手持RFID閱讀器讀取其電子標簽，手動更新其檢定內容，聯動更新系統終端數據。引入RFID技術的計量器具管理方式，改變了傳統計量器具手動檢索形成臨檢計量器具清單，再行送檢的工作方式，實現了對計量器具有效性實時監管，提高了工作效率，降低了漏檢率。

4 結束語

隨著RFID技術標準的制定統一和工藝的不斷提高，其成本正逐步降低，識別距離更遠、數據交換速度更快，RFID將會成為各大企業未來實現智能管理、無人管理的有效手段和技術基礎。盡快將RFID技術應用于固定資產管理，打造智慧固定資產管理系統，對提升固定資產管理智能化和自動化水平，釋放科研人員管理壓力，具有重要意義。