現代化管理手段和服務方式在檔案管理中的運用

吉林省洮南市園林管理中心 吉林 洮南 137100

社會經濟的高速發展為檔案管理工作提出了新的挑戰與要求,而科學技術的不斷發展也為檔案工作帶來了新的契機。作為園林管理部門對于城市的綠化事業有著巨大影響與作用,為了能夠更好的提升自身工作服務質量,應當予以檔案管理工作充足的重視,采用現代化的工作手段以及服務方式體現出檔案管理工作的價值與意義,為自身的發展提供更多決策性的指導信息,進而實現自身的長遠、健康以及可持續發展。接下來本文從構建信息化檔案管理平臺,樹立一體化檔案服務理念,完善檔案服務管理監督機制三個方面進行了詳細論述。

1 現階段,我國檔案管理工作中存在的問題

所謂“檔案管理”亦稱檔案工作,是檔案部門直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱,也是國家檔案事業最基本的組成部分。

檔案管理工作對于單位的發展有著非常重要的影響,對于園林部門這樣的事業單位而言,檔案管理工作的價值與意義并未受到充分的重視,其主要表現集中在以下幾個方面:首先,部門管理者對檔案管理工作的重視程度不夠,缺乏必要的資金、以及技術投入;其次,園林部門中很多檔案管理工作人員的專業素養有待提升,很多人認為檔案管理工作過于枯燥、乏味,并不能體現出自身的工作價值,進而在工作中難以保持全身心的投入;另外,我事業檔案管理工作形式過于傳統化,很多工作環節都依賴于人工,在工作質量以及效率等方面存在著很大的不足。以上是導致我事業方案管理工作難以取得新突破的主要原因。

2 檔案管理工作中現代化管理手段與服務方式的實施策略

2.1 構建信息化檔案管理平臺 科學技術的不斷發展為檔案工作模式的改革與創新指明了新的發展方向,傳統的檔案管理模式存在效率低下等弊端,已經不能適應當今時代的發展。作為園林部門應當緊跟時代發展潮流,構建屬于自己的信息化檔案管理平臺,這樣才能不斷滿足部門單位在新時代下的發展需求。

首先,工作方式現代化。作為城市園林管理部門需要建立屬于自己的檔案數據庫管理系統,將檔案基礎信息以標準化、數字化、電子化的方式進行識別、處理、保存,這種信息檢索與輸出方式遠超于人工,可以極大地提升工作效率并且可以為單位自身其他各項工作的順利開展提供相關數據支撐。其次,工作內容全面化。信息化檔案平臺可以實現對檔案信息內容的清洗與處理,憑借電子化檔案信息保存方式的傳輸速度快以及占用空間少等優勢,實現對檔案信息內容進行不斷豐富。另外,信息數據標準化。檔案信息化系統平臺中的數據必須是統一的、標準的、有規律的,能夠實現通過信息掃描技術將信息錄入系統中,摒除人工操作的方式,便于信息的檢索與輸出。

2.2 樹立一體化檔案服務理念 從某種程度上來講,檔案管理屬于園林部門中非常重要的一種資源組織形式,其可以采集、篩選以及檢索等方式從檔案中調取可以利用的信息與知識,并將其有效應用到自身今后的發展過程中,這對于提升自身的競爭力有著巨大的促進作用。但是,傳統的檔案管理模式中,工作意識以及工作效率低下,難以發揮出檔案管理工作的實際價值,為了更好地促進事業單位長遠發展,必須樹立起一體化的檔案服務理念。

首先,身為檔案工作管理人員應當不斷提升自身的職業修養,清楚認識到自身工作的意義與價值所在,不斷提高自身的信息化技術知識,積極轉變自身的工作意識,將自身工作與事業單位的發展緊密結合起來;其次,檔案管理部門應當不斷提升自身工作的及時性,當事業單位需要調取相關檔案信息時,可以在最快的速度實現對檔案內容的檢索,并將之用合理化形式呈現出來;另外,檔案管理部門應當不斷提升自身工作的主動性,做好對平時工作的總結與歸納,憑借自身對相關業務知識的熟悉程度為事業單位篩選出更多有價值的信息,為園林部門的決策工作提供更多方向性指導意見。

2.3 完善檔案服務管理監督機制 任何工作都不能缺少監督,否則就會流于形式。對于園林部門檔案管理工作而言,要想實現現代化管理手段與服務方式,就必須構建完善的監督機制。部門管理層可以對檔案管理部門的工作態度、工作形式以及服務方式等提出具體化要求,采取周期化方式對其工作模式的轉變進行評判,工作完成出色或者有所創新則予以適當獎勵,若只是用形象工程應付檢查,則需要進行相應的處罰,以此來不斷推動檔案管理工作的現代化水平。

3 結束語

綜上所述,時代在進步,社會在不斷發展,檔案管理工作亦不能停滯不前。在實際工作中,作為檔案管理部門應當充分提升自身對工作的認識,不斷提高信息化知識水平,積極采用現代化管理手段以及服務方式,為檔案管理工作實現新的發展奠定堅實的基礎。以上都是編者的個人淺見,關于現代化管理手段和服務方式在檔案管理中的運用還需要相關工作者在今后的實踐中不斷探索。