數字時代航天企業科技檔案著錄的探究

劉紅利 丁曉蕓 張 勇

1.上海空間推進研究所 上海 201112;2.上海空間發動機工程技術研究中心 上海 201112 3.長江養老保險股份有限公司 上海 200122

1 航天企業檔案管理的現狀

隨著信息技術的快速發展,信息化和數字化是社會發展的必然趨勢。特別是近年來,航天企業對數字化工作十分重視,檔案數字化工作發展迅速,檔案數字化規模不斷擴大。紙質檔案管理的缺陷越來越明顯,相反,數字檔案的優勢日益凸顯,航天企業的檔案管理應與時俱進,搭乘數字時代的東風,實現科技檔案數字化、現代化。

1.1 傳統檔案著錄的局限性 目前,航天企業檔案數字化程度不高,仍以紙質檔案為主。隨著紙質檔案不斷增多,存儲空間也需要不斷擴大,檔案室內通常排滿檔案架或是檔案柜。紙質檔案的管理需要耗費大量人力和物力。紙質檔案易受外界環境因素影響而造成不同程度地損毀,如受潮、生霉、腐蝕損壞等。而且,紙質檔案在借閱管理上,效率較低,不能滿足日益增長的航天科研任務的發展需要,且難以實現資源共享及檢索。航天企業上海空間推進研究所檔案管理的軟件是瀚海之星管理系統,而科研設計人員采用的AVIDAM管理系統軟件,與瀚海之星系統兼容不夠,造成的現狀是現在工藝文件底圖檔案無法導入瀚海之星管理軟件,只能人工輸入標題及相關信息,且檔案管理系統里沒有工藝底圖檔案的電子版。僅靠人工著錄的方式容易出錯,一旦底圖出錯,造帶來生產的產品出錯,將會給航天企業帶來巨大損失。科研人員也無法通過信息系統共享、檢索和查詢底圖檔案。因此,航天企業迫切需要改進檔案管理的方式,減少對紙質檔的依賴,逐步實現檔案著錄信息化、數字化。

1.2 國內檔案著錄標準化、規范化程度不高 科技檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件不統一,軟件系統無法融合,這嚴重影響檔案數字化的水平。科技檔案的傳統著錄方式效率低下,無法滿足檔案工作數字化的需求,制約了檔案信息化發展。中國檔案標準化起步雖早,但后期發展緩慢。現有的檔案著錄規則是1985年制定的版本,1999年稍作修訂,但在內容上基本無變化。作為總則性的標準,其制定主要以文書檔案為研究對象,不能通用于所有檔案。科技檔案需要根據總的著錄規則,制定專門的著錄細則,提高科技檔案著錄標準化、規范化。

1.3 檔案著錄數字化的必要性 檔案著錄包括著和錄兩個方面,著就是標引,錄就是抄錄。目前,航天檔案著錄數字化面臨的主要問題是沒有一個既用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統。不能有效利用計算機完成檔案管理工作,限制了航天企業科研檔案信息化、數字化的進程。從長遠來看,數字化管理檔案既可提高經濟效益,讓傳統的紙質檔案轉為機讀檔案,查閱方便迅速,還避免了反復印制材料造成的紙張和人員的浪費。檔案數字化以后,科研人員可在自己計算機上實現檢索查閱所需檔案信息。設計和工藝圖紙實現數字化,便于設計人員高效查閱電子版設計和工藝文件,提高設計人員和檔案管理人員的工作效率。隨著數字化發展,越來越多的文件材料將是光盤和磁盤等,現行的檔案整理和著錄標準與計算機信息處理信息的發展方式不協調。以實物為載體的檔案信息轉變為電子信息,可以節約存儲空間提高檔案管理效率。

2 科技檔案數字化整理和著錄的內容和規則

2.1 科技檔案數字化整理和著錄的內容 航天科技檔案著錄內容主要包括科研檔案、基建和設備檔案。目前科技檔案的著錄多采用案卷級著錄。案卷級著錄項目包括:全宗號、分類號、保管期限、題名、密級、總頁數、總件數、文件開始時間、文件結束時間等9項。卷內文件著錄項目為:項目編號、密級、題名、責任者、文件形成時間、全宗號、實體分類號、保管期限、案卷號和頁號等10項。科技檔案著錄要求如下:(1)單位要用全稱或規范化簡稱。(2)基建項目名稱一定要在案卷目錄和卷內目錄說全。若是設備檔案,要表示xx型號的具體設備等,題名要完整,不能出現如安裝光盤、圖紙之類的太籠統、寬泛的題名。(3)航天領域的文件由于大多是按照產品型號、任務專題、工程項目等方式歸類,科技人員因承擔任務不同,著錄航天科技檔案還可以加上編號、代號等。(4)文件形成時間一律是8位數。(5)責任者要用全稱或規范簡稱。

2.2 科技檔案著錄規則和標準 中國的檔案著錄規則和標準中,著錄大項是7項,分別是題名與責任說明項、稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態項、附注與提要項和排檢與編號。著錄小項是20項:題名、文件編號、責任者、附件、稿本、文種、密級、保管期限、時間項、載體類型、數量及單位、規格、附注、提要、分類號、檔案館代號、檔案號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關鍵詞。由此可看出,著錄規則里沒有對檔案全宗及類別的著錄項目。國內檔案著錄規則主要側重內容和形式上的著錄,而國際檔案著錄除此外,還對檔案的背景和系統來源進行說明,因此,國際著錄規則更適合數字化的電子檔案的管理,更適用于電子檔案著錄。中國目前的檔案著錄規則可用于傳統紙質文件的管理,已不能完全適應數字化檔案的發展需求,不適用于電子檔案的著錄。電子檔案的著錄更加復雜,一份電子檔案件著錄不但要考慮傳統檔案著錄的條目要素,還要考慮這份電子檔案應用的是什么軟件、版本、軟件平臺、文件字節數、是文本文件還多媒體文件、文件名、是否加密等要素。隨著計算機軟件和硬件版本不斷更新換代,還要確保電子檔案將來使用時能在新軟件里打開。

3 如何做好航天企業科技檔案著錄數字化工作

3.1 從航天檔案實際出發,完善檔案著錄的標準和規則 中國檔案著錄制定著錄規則和標準較早,但發展不快。中國的檔案著錄規則中沒有設置檔案的全宗和多級著錄規則,而檔案著錄數字化更適合采用全宗和多級著錄原則。因此,應充分借鑒國際檔案標準,根據全宗和多級的著錄原則,不同門類制定不同著錄規則。針對科技檔案實際應用,編制專門的科技檔案著錄規則。首先從全宗著錄起,由全宗逐級向下著錄到類別,然后再由類別著錄至案卷、文件。多級著錄是尊重全宗原則在檔案著錄中的具體體現。檔案著錄只有建立起多級著錄規則,才能滿足檔案著錄數字化的要求。航天企業應充分結合航天檔案工作實際,不斷對檔案著錄細則進行修訂,制定《電子檔案著錄細則》,充分考慮檔案的真實性、便捷性以及實用性。著錄時,對檔案的內容、背景和來源進行具體描述,提高檔案的利用價值。依據檔案的全宗規則,重點錄入7大項,其他20項根據航天檔案實際,選擇性錄入,根據航天科研人員的常態性工作習慣,多用產品型號的代號來溝通交流,著錄時可追加錄入代號。針對航天科研檔案里面的設計文件、科研報告及圖紙,著錄時,要關注報告的來源及格式,考慮其兼容性,確保后期能在不同的軟件里面使用。

3.2 加強檔案著錄監管,建立質量控制監督體系 加強檔案著錄監管,建立質量監督體系。涉及到航天商業涉密事項,設置防線,防止涉密事項外泄。在檔案著錄系統中可通過設置訪問權限、密碼動態保護等措施,保障檔案信息的安全性。對一些共享性的電子檔案,可采取防火墻、多重密碼及獨立備份等保障措施,確保檔案信息的安全性。在檔案著錄階段,建立相關的檢查、監管制度,做好科技檔案著錄的質量控制和監督。一般采取自查、互查的方法,也可設專人負責質量檢查。必要時需將著錄卡片與文件一一對應進行抽查,便于及時發現問題。同時建立獎懲制度,杜絕為趕速度、應付任務而出現的著錯、漏著等現象的發生,提高著錄質量。

3.3 充分考慮系統的兼容性,建立檔案數據庫系統 目前,航天檔案數字化系統處于數字化建設的初級階段,完成這一步的關鍵在于檔案數據庫建設。建立檔案數據庫的目的是依托先進的信息技術對檔案進行科學管理和有效利用。加快建立檔案數字化信息資源庫,不斷完善檔案信息系統的應用,建立快捷高效的檔案查詢系統,實現檔案信息的網絡化服務。面向檢索和應用,建立動態數據庫,關注數據庫的使用頻率和效率。對于航天企業,若能將設計師用的設計系統和檔案管理系統瀚海之星融合起來,建立目標數據庫,將提高自動化系統的效率。建立完整的檔案數據庫,對案卷級和文件級目錄數據庫結構以及字段名稱、類型等逐級錄入,建立完整的數據庫。在檔案系統建設中,要重視電子檔案的著錄工作,明確電子檔案的著錄要求。檔案數據庫建設是一個漫長的過程,因此,數字化過程也不能操之過急,要循序漸進。技術人員和檔案管理人員在工作中要互相配合,共同解決建設數據庫建設過程中存在的問題。

3.4 優化人才結構,建立一支綜合業務水平高的著錄隊伍 實現檔案信息電子化、數字化,檔案管理人員需有較高的綜合素質。目前,檔案管理部門缺乏檔案和信息處理復合型人才。為適應數字化時代對數字化檔案管理的需要,檔案管理人員必須不斷努力學習和掌握數字技術,善于將檔案知識和計算機技術融合起來,才能適應檔案管理數字化的需要。而且,由于檔案人員晉升通道有限,人才流失嚴重,檔案隊伍常出現“斷層”,面臨專業人才招聘難且留不住的困境。為提高檔案管理人員的積極性,留住人才,航天企業進行檔案專業技術職稱晉升改革,暢通檔案專業晉升通道,才是長久之策。

4 結束語

科技檔案著錄數字化是檔案管理數字化的重心,是實現檔案精細化、自動化管理的基礎,是大數據時代促進檔案工作數字化發展的必然趨勢。作為航天企業,要做好檔案著錄工作這項系統性和持續性的工作,一切從航天檔案實際出發,不斷完善檔案著錄的標準和規則,推進航天企業檔案數字化、標準化,充分考慮系統兼容性,建立檔案數據庫系統,還需不斷優化人才結構,重視檔案專業人才的職業發展,留住人才。如此,才能不斷推進檔案著錄數字化進程,加快航天企業的檔案數字化建設的步伐,為我國檔案事業的健康、有序發展奠定良好的基礎。