信息化系統項目投標風險管理研究
——以參與煙草企業信息化系統項目招標為例

董 可 寧 津

1.中國煙草總公司天津市公司營銷中心 天津 300000;2.天津市煙草專賣局公路分局 天津 300000

隨著信息化科學技術的不斷發展,全國各行業對信息化建設的需求日益增加,各大科技企業也在隨著需求市場的不斷擴張,不斷充實自身技術研發能力,拓展技術應用范圍。在信息化系統建設承建方的競爭中,競爭對手不斷增加,競爭日趨激烈,在項目投標階段就蘊含著各種風險,影響著最后的競標結果。因此實現在投標過程中發現風險,做好應對措施,最終贏得中標,是每一個信息化系統建設方必須研究考量的。

1 信息化系統項目投標風險分析

1.1 信息化系統投標項目風險識別方法 項目風險識別的方法有很多,包括德爾菲法、情景分析法、流程圖法以及頭腦風暴法等。信息化系統所采用的是頭腦風暴法,之所以選擇頭腦風暴法,是因為通過長期觀察,發現頭腦風暴法適用于信息化系統。信息化系統風險識別專家組的人數為5人,雖然人員是從行業內外專業、年齡、學歷以及崗位各不同的人員中挑選的,但他們的共同特點是都曾參與過煙草企業的項目建設開發,都在這方面具備足夠的經驗和閱歷。項目組召集專家組成員開會,以信息化系統投標過程為主題,根據自己曾經的相關工作經驗提出看法和建議,特別是哪些過程是極易產生風險的,都會如實、毫無保留地說出,此外同時安排3至4名記錄員詳細記錄,會后核對彼此所記錄的內容,繪制成冊并上交領導層。

1.2 信息化系統項目投標風險識別

1.2.1 投標準備階段的風險識別 投標準備階段存在的風險主要包括以下兩點:

(1)招標文件內項目信息的獲取風險。投標方獲得項目相關信息最初方法就是對招標文件的分析。通常,招標文件由招標方填寫,但招標方對具體項目建設的細節不能很好的把控,因此在制作招標文件時,對于相關技術性指標不能以明確的文字表達,導致投標方在通過招標文件分析項目內容時,產生理解上偏差的風險。

(2)投標方通過招標代理機構獲取相關信息的交流風險。煙草企業招投標相關工作管理規定要求,在定標前嚴禁與投標方交流。因此投標方對于項目問題只能通過與招標代理機構溝通,這就需要投標方的業務經理具備較強的邏輯思維能力與溝通交際能力,以便將想獲取的項目相關信息進行表達。因此,投標方派出參與投標的業務經理的工作能力也是這一階段的主要風險。

1.2.2 投標實施階段的風險識別 投標實施階段的風險主要來自于以下幾個方面:

(1)對項目的認知風險。對項目的認知不僅包含對其系統內容、架構、建設需求的了解,還包括對招標方實力是否能支持項目實施資金的及時兌現等,這些因素都會對后期項目施工帶來重大影響的風險。因此,實施階段對項目的認知風險是影響整個投標工作甚至中標后項目施工的一項重大風險。

(2)項目實施的技術風險。對比招標文件,查找是否存在需要進行系統二次開發、系統功能升級的風險,并分析承建方預期派駐的項目組技術人員是否具備完成上述工作任務及應對招標方提出的臨時性系統功能需求的開發工作。對于承建方預期派駐的項目組無法完成開發的項目需求,應考慮公司內部其他業務領域的技術人員臨時進行派駐支持等。

(3)項目承建的商務風險。投標方在參與煙草信息化系統項目投標過程中可能面臨國家的政策風險、國家煙草專賣局的管理規定變化風險、成本投入增加風險及臨時追加項目建設內容等商務風險。

(4)競爭對手的道德風險。在招投標實際操作過程中,往往會發生幾家投標方進行串通投標的“圍標”行為,以及某家投標方為獲得項目承建資格從而提高自身知名度,不顧自身盈利與否而刻意降低報價進行惡意競標。在投標實施階段,競爭對手的種種有損道德的投標行為,也是影響成功中標的重要風險。

(5)投標方總體決策風險。在項目投標實施階段,對于項目承建的論證結果最終仍需投標方高層進行最終決策,而不僅靠委派進行投標的產品經理或項目組進行。而在高層決策期間,也存在著一定人為或非人為的風險影響因素。

1.2.3 簽約階段的風險識別 簽約階段的風險主要來自于以下幾個方面:

(1)與競爭對手競爭導致的競爭風險。在項目簽約階段的評標及中標評審過程中,評標委員會通過投標方的投標書進行評定,與競爭對手間展開的實際較量也在此開展。但影響能否戰勝對手的決定性因素是在前期對于競爭對手的信息收集上,往往哪家投標方的技術能力證明更充分、項目建設規劃更合理、項目報價更低廉,最終就會在這場競爭中勝出。而因為競爭導致的在投標書上明確的綜合利潤讓步,往往會為后期項目施工帶來不利的影響。因此與競爭對手的競爭導致的競爭風險,是此階段的一項重要風險。

(2)合同簽訂風險。合同的簽訂代表著投標方的勝利,但也代表著項目施工的開始。合同的條款及明細,將影響后期項目施工。而合同條款的初期制定,掌握權是在招標方手中,因此合同條款很多是不利于投標方的利益的,這無疑為投標方帶來很多風險。

2 信息化系統項目投標風險管控策略

2.1 投標風險的應對措施

2.1.1 投標準備階段的風險應對措施

(1)招標文件信息風險的應對措施。招標文件所標明的項目建設內容可能因為招標方對于項目的理解不夠深入或對于系統項目建設的技術性指標不能進行專業化描述,由此導致的投標方在接到招標文件后不能對具體信息進行第一手掌握。需要投標方進一步加強對招標文件描述的項目內容的拓展性理解,同時加強后期對發現的疑問點與招標代理機構進行溝通,全面掌握項目建設的具體內容,從而在投標準備階段對項目投標甚至于對項目建設做好充分的準備。

(2)獲取項目相關信息風險的應對措施。想要前期溝通順暢,相關工作人員應當從以下幾個方向來獲取信息:①是招標方的哪個部門需要建設開發該項目;②招標方會派出其內部的哪個組織來進行此項招標工作;③招標方可支付的費用,對該項目可投入的資金是否匹配該項目的開發建設;④項目是否單獨存在的,還是需要其他相互配合的項目系統一起支撐,例如,財務系統軟件需要人力資源軟件的支撐配合;⑤如果該項目需要另一個項目A的配合,那項目是否已經存在,如若不存在,是否需要投標方再建設開發項目A等。只有真正了解上述內容,投標方的領導層才能做出精準決策。

2.1.2 投標實施階段的風險應對措施 項目實施階段會遇到的風險主要是對項目的認知風險,具體措施:①要了解自己本身是否具備足夠的能力勝任招標方所要求的項目開發建設工作;②社會上的競爭對手又是否具備足夠的能力勝任招標方所要求的項目開發建設工作,自身的的競爭優勢是什么等。

2.1.3 項目簽約階段的風險應對措施 合同簽約階段的風險應對應該從以下幾個方面注意:①通常情況下,任何簽約都不可能只對項目開發本身進行合同簽訂,肯定還有其他很多方面的細節需要簽訂,投標方應考慮細致全面,將需要簽訂合同的細節考慮全面,例如硬件設備、如何采購等,都需再單獨簽訂;②里面涉及到完成期限、操作期限等關于時限的內容一定要格外注意;③要弄清楚招標方和投標方應承擔的責任都有哪些。

2.2 投標風險的監控措施

2.2.1 鞏固顧問詢問制度 投標方想要防范風險發生,就要咨詢專業風險防控機構幫助。風險咨詢機構有很多,在挑選時一定要選擇適合自身企業發展的機構。合適的機構可為投標方提供有針對性的指導和幫助,識別風險并提出解決措施。

2.2.2 建立信息化的監控制度 近幾年,隨著信息化時代的到來,通過一系列信息化手段監控風險已是較為常見的方法。為確保投標順利,投標方必須對投標工作的全過程進行嚴格地監控。開發建設項目是投標方的主營業務,自然也會將更多精力投入其中,所以就會忽視了對風險識別、防控等工作。因此,建立信息化的監控才是最有效的手段。

3 結論

本文立足于參與煙草企業信息化系統項目的投標風險管理,在對其項目投標工作的整個過程進行細致分析和深入研究的同時,充分結合理論依據,分別采取了風險識別和風險應對等方法,對投標工作中所涉及的每個階段進行分析,從而找出可能發生的風險并判斷出該風險會造成的影響程度,最終作出操作性強、實踐性強、針對性強的應對策略,不僅降低了風險發生幾率,還大幅度提高了該項目的中標成功率。