Excel 電子排班表在排班中的應(yīng)用

康涵俊

（延邊大學(xué)工學(xué)院，吉林 延邊 133002）

隨著信息化系統(tǒng)的運行和使用，目前使用的Word 排班表與新系統(tǒng)不能契合，需要手工輸入排班項目及班次內(nèi)容，人工統(tǒng)計員工班時、出勤和休假情況等，管理者每次排班都需要耗費大量的時間和精力，并且無法確保每位員工工作量計時的準確性和公平性。

現(xiàn)以某血液凈化中心為例，利用電子排班表的Excel 函數(shù)功能，計算每位護理人員出勤和休假時間，實現(xiàn)公平合理的彈性排班。采用護士滿意度和患者滿意度調(diào)查問卷進行調(diào)查的方式，證明利用Excel 制作設(shè)計電子排班表可以實現(xiàn)人力資源管理信息化，提高管理的工作質(zhì)量。

1 一般資料

經(jīng)調(diào)查，血液凈化中心共有41 名護士，其中護士長1名，護理人員40 名。護理人員中行政護士2 名，服藥護士1 名，庫管護士1 名，分管患者的責(zé)任護士36 名。依據(jù)崗位職責(zé)要求，每名責(zé)任護士每班次負責(zé)治療和護理4 名患者，連續(xù)性腎臟替代治療（CRRT）患者實行專人護理。按照該中心現(xiàn)有60 臺透析機且全部正常運轉(zhuǎn)的情況下，每日班次職員設(shè)置為白班護士15 名，三班護士15 名，CRRT 護士2 名，急診夜班1 名，備班護士2 名，其余5 名護士休息。按照護士工作時數(shù)不超過44 h/周，節(jié)假日和公休日輪休排班的要求進行排班。每日班次時間設(shè)置：白班A（07：00—17：00），三班 P（17：30—21：30），CRRT 治療班 D（8 h 不定時），急診夜班N（16：30 至次日8：00），遇到突發(fā)情況下備班B 隨時到崗。每日的班次信息對應(yīng)著排班表上各班次符號，按照醫(yī)院統(tǒng)一規(guī)定，床位分管情況具體信息標注見表1。

2 方法

2.1 Excel 電子排班表的建立

以Excel 表格為工具制作一個工作表，包括三個部分：護士基本信息、班次信息、工作量統(tǒng)計信息。護士基本信息內(nèi)容包括護士姓名、層級、職稱、日期、工作量計時、護理患者例數(shù)、聯(lián)系方式。護士姓名、所在層級和職稱填寫完畢之后設(shè)置固定保存成文本文件，文件命名為“護士一般資料.txt”，先將制作好的空白表格發(fā)送到該科護士微信群，護士長收集匯總?cè)谱o士休假信息后開始預(yù)排班。適當滿足護士休假的個體需求，同時如果有新入職護士或產(chǎn)假、哺乳休假等其他情況可略作調(diào)整，護士工作量統(tǒng)計采用函數(shù)公式計算每月工時的小時數(shù)及休息天數(shù)。護士排班表每天班次標注符號及床位分管說明見表1。

表1 護士排班表每天班次標注符號及床位分管說明

2.2 Excel 電子排班表設(shè)計

打開Excel 電子排班表，第四行依次為序號、姓名、層級、職稱、聯(lián)系電話、日期、本月出勤時數(shù)和休息天數(shù)。在A2、A3 分別輸入年、月，B2 輸入2019，B3 輸入12，在日期欄（F4-AJ4）利用Excel 的自動填充功能實現(xiàn)星期，日期的自動生成，設(shè)置日期步驟如下：在日期欄第一個單元格F4 輸入數(shù)字1，把鼠標放在F4 單元格右下角+處，按下Ctrl同時拉動鼠標將本行自動填充至AJ4，全選F4 至AJ4，右鍵選擇“設(shè)置單元格格式—數(shù)字—自定義”，輸入d，點擊“確定”將日期設(shè)置完畢。下一步設(shè)置星期：定義F3 單元格的函數(shù)公式，輸入=DATE（$B$2，$B$3，F(xiàn)4），右鍵“設(shè)置單元格格式—數(shù)字—自定義”，輸入aaa，點擊“確定”，把鼠標放在F3 單元格右下角+處，按下Ctrl 同時拉動鼠標將本行自動填充至AJ3，將星期設(shè)置完畢。

對于法定節(jié)假日使用WEEKDAY 函數(shù)高亮標注，例如將周六標注為綠色，周日標注為紅色，選中F3-AJ3，在編輯格式規(guī)則里輸入單元格需要的公式：=WEEKDAY（F3，2）＞5，點擊格式，在填充菜單里選紅色，單擊確定后所有的周日就突出顯示為紅色，同樣方法將周六突出顯示為綠色即可。這樣設(shè)計的電子排班表只需要改動年和月，其后會自動生成日期和星期，中間部分用于填充護士班次、出勤及休息情況見圖1。

圖1 血液凈化中心護士排班表（截取）

2.3 Excel 電子排班表的具體操作方法

在排班表的F5 至AJ44 單元格輸入護士排班信息，一列顯示為一天中全部護士的班次，一行顯示為一名護士月班次。排班表的護士工時統(tǒng)計按照Excel 函數(shù)計算要求，先定義排班表內(nèi)的字母所代表的工時數(shù)，便于計算月出勤時間和休息時間。Ctrl+F3 調(diào)出名稱管理器，在打開的名稱管理器中新建以下名稱：A=8；C=8；P=8；D=8；N=4；B=4，便于在公式中使用這些名稱代替單元格進一步計算。定義好字母所代表的工時數(shù)之后，可以使用COUNTIF 編輯公式計算每位護士的工時。現(xiàn)以1 號護士為例，其語句如下：=COUNTIF(F5:AJ5 ， "A*")*8+COUNTIF(F5:AJ5 ，"P*")*8+COUNTIF(F5:AJ5 ， "C")*8+COUNTIF(F5:AJ5 ，"D")*8+COUNTIF(F5:AJ5 ， "N")*4+COUNTIF(F5:AJ5 ，"B")*4，其中的A*代表A1-A15，P*代表P1-P15。編輯好該項公式后下拉填充該列即可完成全體護士的工時數(shù)統(tǒng)計。護士的休息天數(shù)統(tǒng)計時 ，仍然使用COUNTIF 編輯公式計算每位護士休息天數(shù)，其命令語句如下：=COUNTIF(F5:AJ5，"休")，編輯好該項公式后下拉填充該列即可完成全體護士的休息天數(shù)統(tǒng)計。

3 效果評價

2019-10—2019-12 采用Excel 電子排班表在血液凈化中心初步使用3 個月，使用Excel 電子排班表前后，護士長排班使用時間分別是（5.42±1.27）h 和（0.86±0.15）h，其差異具有統(tǒng)計學(xué)意義（t=33.74，p＜0.05）。在查閱參考資料基礎(chǔ)上自行設(shè)計調(diào)查問卷，包括護士滿意度和患者滿意度調(diào)查兩部分：①護士滿意度調(diào)查問卷內(nèi)容包括對排班安排的合理性、年資高低搭配的合理性、工作壓力、家庭和工作的平衡、滿足個人需求、調(diào)班的靈活性或彈性、班次安排的自主性等20 個相關(guān)問題[1]，按照Likert6 級正向計分法（0 分為完全不贊同，5 分為非常贊同），滿分為100 分。②患者滿意度調(diào)查采用醫(yī)院統(tǒng)一的患者滿意度調(diào)查問卷對責(zé)任護士的知情情況、醫(yī)療態(tài)度、醫(yī)療技能、醫(yī)療環(huán)境等20 項進行測評，每項1～3 分（不滿意1 分，基本滿意2 分，滿意3 分），滿分為60 分，調(diào)查時間分別在使用Excel 電子排班表前后，利用護士微信群和患者微信群發(fā)布制作好的問卷星網(wǎng)站調(diào)查問卷鏈接，問卷采用不記名的形式作答，問卷回收率100%，設(shè)專人統(tǒng)計整理調(diào)查問卷的得分結(jié)果。護士滿意度在使用Excel 電子排班表前后差異有統(tǒng)計學(xué)意義（t=55.74，p＜0.05），患者滿意度在使用Excel 電子排班表前后差異有統(tǒng)計學(xué)意義（t=55.74，p＜0.05）。

4 討論

以往護士長在護士排班時，基本都是使用Word 表格輸入字母或漢字，上班時數(shù)和本周結(jié)余時數(shù)采用人工計算，而且排班表的內(nèi)容僅涵蓋姓名、日期、班次，只考慮科室的工作需要來調(diào)配安排班次，忽視了對護士個體的需求，這種護士排班表需要護士長耗費大量時間計算，且容易出錯[2]。Excel 電子排班表各項目的設(shè)置明確當日護士的數(shù)量、層級結(jié)構(gòu)、每位護士的工作范圍及聯(lián)系方式，根據(jù)護士人員結(jié)構(gòu)、個體需求以及床位具體情況等對實行人性化排班，使用電子排班表盡可能在確保工作質(zhì)量的同時，滿足護士的個性需求，進而幫助護士更好地去處理工作、生活及學(xué)習(xí)之間的關(guān)系。Excel 排班作為護理信息化管理的一部分，與其他信息系統(tǒng)實現(xiàn)資源共享，如護理不良事件報告系統(tǒng)、病人結(jié)局與轉(zhuǎn)歸、護理隨訪系統(tǒng)、護士績效考核系統(tǒng)等，將有利于促進護理工作跟進大數(shù)據(jù)時代[3]。

利用簡單的函數(shù)公式計算，Excel 電子排班表實現(xiàn)了排班、考勤、工作量統(tǒng)計，改變了word 排班表耗時耗力的手工排班模式，管理者排班的時間顯著縮短，排班是人力資源調(diào)配的重要內(nèi)容，也是員工績效考核的重要依據(jù)，利用Excel進行統(tǒng)計，和手工統(tǒng)計相比，速度快，效率高，準確可靠，明顯提高了工作效率。同時Excel 電子排班表也能夠根據(jù)員工每月出勤情況統(tǒng)計工作量，迅速作出統(tǒng)計，為企業(yè)人力資源管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)服務(wù)。