分析企業檔案管理與企業發展的良性互動作用

摘要：企業檔案管理在推動企業發展中占據著重要的位置。隨著信息時代計算機軟件技術的飛速發展，檔案管理相關工作舉措也隨之不斷革新，有效提高了企業檔案管理效率，從而更好地滿足了企業發展的需要。基于此，本文就企業檔案管理與企業發展的良性互動作用展開深入分析，以期能夠為促進企業檔案管理與企業發展的良性互動提供參考。

關鍵詞：良性互動;企業發展;檔案管理

引言：我國信息化水平正處于高速發展階段，對企業檔案管理工作也提出了更多新要求。最近這幾年，實行檔案全電子化已成為企業檔案管理的重要工作，與傳統管理模式相比，文書檔案全電子化則意味著檔案管理工作的智能化升級，為數據信息分析和處理提供了更多的方法，檔案數據信息錄入、提供利用等工作都可以通過計算機軟件進行處理。

一、企業檔案管理與企業發展的良性互動作用

檔案管理是企業管理的重要組成部分，其管理質量在很大程度上影響著企業的發展質量。同時，企業的發展也會對檔案管理產生良性的反作用。一方面，檔案信息產生于企業的經營實踐，是對企業既往業務行為與經濟活動的如實記錄與明確反映。因此，企業相關人員依托檔案信息，可以更好地分析規律、總結經驗、研究現狀，從而制定出有益于企業發展的改革方案或建設規劃。同時，財務、業務、人事、法務等各類檔案，也是企業開展賬目核對、薪資發放、業務梳理、崗位調動、法務處理等一系列經營管理活動的必要性、基礎性材料依據。由此可見，通過構建高水平的檔案管理體系，強化檔案信息的全面性、真實性、精細性和實用性，是企業發展的必要保障與根本動力;另一方面，企業的發展往往意味著企業在資金、資源、設施等方面的建設提升，同時也是企業探索優質經營方法與管理路徑的明確體現。所以，在“互聯網+”的時代背景下，企業發展能為檔案管理提供更好的技術支持、制度指導與經濟支持，從而推動檔案管理模式由傳統時期的人工化、紙質化、粗放化轉型為電子化、數字化、精細化。這既有助于提高檔案管理的質量和效率，也能使檔案管理工作變得更加輕松、便捷，為檔案管理與企業發展的進一步良性互動創造有利條件。

二、企業檔案管理的優化策略

（一）健全電子檔案保護規章與體系

電子檔案管理作為高科技時代的產物，隨著云時代的到來，也越來越受到大家的廣泛關注，并逐漸融入到企業檔案管理中，成為現代企業檔案管理必不可少的重要因素。企業檔案保護管理效能與制度、體系的完善性、科學性息息相關，在電子檔案管理創新應用過程中，應當樹立針對化思維，摒棄舊有停滯不前、照搬照抄的工作模式，立足實際短板問題，建立針對化的方式路徑。首先，要完善檔案分類管理機制，目前很多企業檔案呈現出急劇增長的態勢，舊有模糊、籠統的管理機制適用性已經明顯下降，必須通過明晰、細化的分類制度進行規范;其次，歸檔前要進行細致檢查，結合檔案級別鑒定工作進行分類，為后續查找、調檔工作提供便利;最后，要明確規定出檔案保存、管理、檢索以及使用相關的流程、權限、周期等內容和要求，以便從制度上強化檔案資料的安全性與實用性。

（二）打造優質檔案管理隊伍

因為現在企業中，普遍對檔案人員的重視不夠，針對于檔案管理人員，應加快優化培訓、考核體系建設，在舊有培訓管理體系的基礎上，增添信息化系統運行、維保相關內容，立足風險管理思維，通過思想教育、實操演練等方式，提升檔案管理人員的應急處理能力、設備操作能力、檔案風險意識、崗位責任意識、信息保密意識、工作穩定性等。同時，綜合定量、定性考核手段，并在此基礎上建立合理的激勵機制，從而強化培訓效果，實現優質檔案管理隊伍的打造。

（三）加快檔案保管電子化進程

對于企業來說，檔案賦存量是非常巨大的，隨著相關收集、匯總工作的開展，總體積、質量還會進一步擴大，為實物保管工作帶來較為繁重的負擔，因此加快電子化轉換、管理進程是十分有必要的。在實踐環節，首先要選擇適宜的掃描方法，檔案轉換不當可能造成字跡模糊、內容缺失，所以要給予充分重視，對于頁面文字清晰、顏色單一的文件，黑白二值掃描較為適用;對于顏色較多，圖片賦存量較大的文件，使用連續色調掃描為佳。其次是要關注分辨率選擇問題，通常情況下控制在100至200dpi即可，色彩鮮艷文件可適當提升參數標準，對于篇幅較長的資料，要先使用大圖像掃描技術，再借助微縮技術轉化、儲存。最后，還關注粘貼頁等特殊頁面的轉化，要以清晰、完整為操作目標，可適當采用拼接掃描法。當數據錄入完畢后，要及時進行檢查、校驗，看掃描是否存在偏差、數字文件中是否有臟污痕跡，對于顯示異常的文件，要及時做好記錄，安排相關的復錄工作，確認無誤后再行歸檔，電子文件同樣要采用分類管理機制，并做好備份處理，最大限度保障檔案質量。

（四）完善電子檔案管理平臺

依據企業檔案管理的總體建設發展目標及電子檔案管理創新應用過程中的實際需要，可以充分借助信息技術的優勢，完善電子檔案管理平臺，使得文書檔案全電子化管理能夠高層次開展。同時，企業還應結合文書檔案全電子化相關管理制度，在抓電子檔案管理平臺功能開發的同時，依托電子檔案管理平臺，積極探索電子檔案管理的新路徑、新方法，真正實現電子檔案管理創新應用有效性的提升。

結束語：綜上所述，檔案管理工作為企業的經營與發展提供了良好的信息資料基礎，同時企業發展也會推動檔案管理模式的現代化、優質化轉型，二者有著相輔相成、相互促進的良性互動關系。因此，為更好地提高企業檔案管理效率，解決現階段企業發展工作中存在的各樣問題，各大企業需要健全電子檔案保護規章與體系，打造優質的檔案管理隊伍，加快實現檔案管理的電子化轉型，并完善電子檔案管理平臺，從而提高電子檔案管理創新應用的質量和效率。

參考文獻：

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[2]高媛，任雅欣.“互聯網+”時代背景下大數據對企業檔案管理工作的影響和思考[J].機電兵船檔案，2021（06）：51-53.

作者簡介：鄭楠楠（1981年10月9日——），女，漢族，遼寧鞍山人，本科學歷，檔案系列初級職務（助理館員），研究方向：企業文書檔案管理。2DA3FDB9-9951-402C-A59F-6BFD67480C99