數字信息化管理系統是高校圖書館的發展趨勢

強晟 陳永志

摘 要：隨著我國經濟的發展和科技的進步，現代高科技逐漸融入到人們的日常生活中。在高科技社會，信息文化的收集和整理越來越重要，網絡數字化正在慢慢取代紙質的文獻資料。圖書館資源信息化便于用戶對圖書資源的檢索和獲取。在日常教學和科研活動中，圖書資源數字信息化使得這些活動更加廣泛和便捷，同時便于人與人之間的交流溝通。圖書館文獻資源信息化成為圖書館管理發展的必然趨勢。

關鍵詞：管理系統;圖書館;數字信息化

中圖分類號：G250? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? ?文章編號：1673-291X（2021）02-0147-03

一、不斷發展完善圖書館數字信息管理系統的現實意義

如今，圖書館為越來越多的讀者提供閱讀服務，讀者對圖書館的服務需求也在不斷增加，現有的圖書館管理系統已不能滿足讀者的服務需求。因此，圖書館管理系統要不斷發展完善，以順應時代發展和讀者需要。例如，大型圖書館的服務設施要增加讀者對所借閱書籍的評論功能、提前預訂需要借閱的書籍、顯示借閱書籍的簡介內容等功能。這些貼合讀者需要的服務可以更好地為讀者提供閱讀體驗并為讀者提供更多圖書信息，從而使讀者更容易獲得圖書館所提供的閱讀服務。目前，隨著計算機互聯技術的空前發展和移動互聯網應用的廣泛普及，傳統的生產生活方式對信息技術的依賴程度更深，人們在運用新技術改善日常辦公環境、簡化操作流程、提升工作效率和降低人工成本等方面的訴求顯得更為迫切。

傳統的圖書館人工管理方式已經無法滿足現代讀者對于書籍信息所需要的服務需求。時代在不斷發展，科學技術日新月異，數字信息化的圖書管理系統已經成為一種時代發展的必然趨勢。數字信息化的管理可以極大提升圖書館的閱讀環境，自動借閱圖書和移動客戶端的便捷查詢功能都極大提高了圖書使用效率，降低了圖書館的運營成本。科技的變化對所有人的影響都是顯而易見的。海量的信息內容每天都在呈指數級數量增長，許多資料不再需要去圖書館進行查閱，人們只需要通過移動設備即可獲取大量信息內容。信息技術的發展改變人們的生存方式，太多的行業在新的信息時代都面臨著不斷出現的機遇與的挑戰，為了生存必須考慮轉型。根據調查的數據統計，一年中產生的電子閱讀或數字信息量是所有現有紙質閱讀量的數百萬倍。數字信息由于易于創建而迅速占領了人們所需的信息源，大家不再依賴紙質雜志和書籍來獲取所需內容信息，而是從網絡上瀏覽或下載所需的信息。在這種情況下，數字信息化管理系統對于圖書館來說就更顯得極其重要。

二、數字信息化管理系統所能提供的基本信息服務

在管理信息系統基本概念中，提供信息服務指的是采集、存儲、加工、傳播、使用和反饋數據，并把數據轉變為有價值的信息。以圖書館管理信息系統為例，采集數據指的是把未辦理的讀者信息比如姓名、證件號碼、欠款情況等，以及進入系統的圖書信息比如書名、作者、出版社、序列號等，以及借還書信息等輸入到圖書館管理信息系統中。存儲數據指的是把讀者信息保存在讀者數據庫中，圖書信息保存在圖書數據庫中，借還信息保存在借還記錄數據庫中。加工數據指的是分析統計輸入的信息，按照分類條目進行統計，并且將統計結果輔以各種圖表顯示，常見的有圖書出入庫明細、讀者借閱歷史記錄一覽表等圖表。傳播數據指的是將圖表傳遞給讀者以及圖書管理員。反饋數據指的是圖書借出或者還回時圖書管理員或者自助借還書機器讀取圖書扉頁上的條形碼，從而讀取書籍的借還信息并且由圖書管理員或者自助借還書機器重新計算出新的圖書借還信息以及讀者卡內借閱、余額等情況，并將其寫入圖書信息數據庫、讀者信息數據庫中的指定信息塊并更新其記錄。圖書館管理信息系統還能將數據轉變為有價值的信息，即將采集到的圖書和讀者的基礎數據通過分析整合圖書借閱歸還情況以產生價值性，提供準確及時的圖書當前狀況信息、讀者借閱情況信息等。

三、數字信息化管理系統典型的功能及其對應的操作、組成要素

圖書館管理信息系統中最典型的功能就是借還書管理功能，可將借還書管理功能詳細分為借書、還書、交費三個步驟。首先，由讀者在管理員或者自助機處辦理借閱服務。這時圖書管理系統將檢查讀者所注冊的個人信息內容，自動審核讀者對所需借閱圖書是否有權限借閱。如果讀者存在權限不足或者是所借圖書達到數量上限，圖書管理系統將拒絕讀者所提交的借閱申請。如果讀者擁有借閱授權，則圖書管理員或圖書自助設備將在讀者所查閱圖書的信息表中顯示讀者請求借閱的“查找書”信息。如果圖書顯示可以借閱，系統將為讀者發出借閱通知，待讀者領取到書后系統將圖書信息保存在讀者管理項目中，并在查閱項中顯示已被借閱。如果是預訂或本身為不允許外借的圖書等原因不可借，則系統會發出拒絕申請表。其流程如圖1所示。

當讀者歸還圖書時，提交還書申請，由管理員或者自助機進行審核。若因歸還圖書不是本圖書館內書籍等原因不符合，則系統發出拒絕申請單;若符合，則修改圖書信息表和讀者的圖書借閱信息表及讀者信息表。同時，管理員會審核借閱是否超期、圖書是否損壞，若已超期或損壞，則按照規定對該讀者進行罰款處罰，從讀者信息表中的“金額”項中減去罰款數額并發出罰款單。其流程如圖2所示。

讀者歸還圖書時，圖書管理員根據讀者信息和所借閱圖書的署名編號進行審核，信息審核一致后，將圖書歸檔并在管理系統內進行歸還圖書提交。此流程比較簡單，因此不繪制流程圖。

該系統的組成要素可分為計算機硬件、軟件、數據、操作流程和操作人員。具體來說，硬件就是圖書館內的自助機和管理員所使用的計算機及標簽條形碼讀寫器，軟件則是圖書管理平臺、讀者管理平臺、操作系統、瀏覽器，數據則是圖書信息數據庫、讀者信息數據庫里的信息，操作人員是圖書管理人員。

四、數字信息化管理系統對于其它所在組織的戰略意義

數字信息化管理信息系統是以全局最優為目標而建立的，是組織進行戰略決策的重要工具。圖書館管理信息系統則是為了圖書館的戰略目標服務的。圖書館管理信息系統在圖書館的戰略意義從對管理職能的支持上可分為以下四點。第一，對計劃職能的支持。圖書館管理信息系統可以進行大量的計算工作，制訂行動方案以及各種計劃。實現從計劃數據的存取、統計分析再到預測、反復試算和優化。第二，對組織職能的支持。可以重新分工圖書館的工作，重新組織工作流程，省去許多煩瑣的步驟，并且使得圖書館結構向扁平化方向發展。另外，圖書館的經營也不再受地理位置的限制，網上系統可以在全世界范圍內運行，重新定義組織邊界。第三，對領導職能的支持。可以加強作息溝通，掌握內外動態，從而及時處理、解決問題。第四，對控制職能的支持。實現行為控制、人員要素控制、質量控制等職能，隨時反映管理運行動態的系統監測信息和調控所必要的反饋信息。

五、圖書館管理信息系統對圖書館的戰略意義

圖書館管理信息系統對圖書館的戰略意義從運營管理角度在于以下四點。

第一，可以提高圖書館的工作效率。管理信息系統不僅可以減少管理人員操作管理所耗費的精力，還可以避免管理人員出現盲目操作或錯誤，提高圖書管理服務質量。

第二，可以提升網絡信息資源的利用效率。基于計算機軟硬件而建立的管理信息系統可以快速對信息進行分類、標注和索引，為網上圖書館的建立奠定基礎，將數字信息在第一時間傳達給讀者。

第三，可以提升圖書管理人員的綜合素質和技能。信息技術的應用促使圖書管理人員不斷提升自己業務能力，培養快速準確進行信息檢索處理等工作。

第四，有利于實現圖書館服務的多元化、綜合化。圖書館管理信息系統的應用以計算機技術為支撐可以使圖書館的服務工作不斷增多，如提供多媒體閱覽、網上檢索等多樣化的服務。用戶隨時通過移動設備登錄網站瀏覽信息，使用檢索系統獲取所需的資源，同時接收諸如文檔，數據和圖像之類的資源。總體而言，圖書館管理信息系統的應用對改革傳統圖書管理模式，改善服務功能，提高管理效率具有積極的戰略意義。

六、結論

高校圖書館是為全校師生提供圖書閱讀服務的，數字信息管理系統是其服務的核心工具，在為讀者提供服務的過程中有許多問題和情況需要調查研究和不斷完善。無論高校圖書館如何發展都要更加關注讀者的需求，并且所有管理措施都必須根據讀者的需求量身定制。圖書館管理系統只是圖書館發展的管理工具，在圖書館管理中應體現以讀者為導向的管理理念，所以在圖書收藏和硬件設備中要始終貫徹如一。以此理念，高校圖書館應利用自身的所在優勢，根據校園讀者的服務及時準確地提供信息服務。只有這樣，才能使圖書館得到更好發展，也才能夠更好發揮自身作用。它既促進了大學圖書館和高等教育的改革與發展，又在社會經濟的繁榮發展中發揮了積極作用，做出了應有的貢獻。

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