探究流動人員人事檔案管理存在的問題及對策

張武昌

摘 要：基于對流動人員人事檔案管理存在的問題及對策分析，首先通過分析出對流動人員人事檔案進行管理的重要性和意義;其次來對流動人員人事檔案管理當中存在的問題進行有效的分析;最后提出如何加強流動人員人事檔案管理具體解決對策，以此來讓管理人員轉變管理的觀念，對自己的管理方式不斷進行優化，進而使得流動人員人事檔案管理工作的質量以及效率得到進一步的提升。

關鍵詞：流動人員;人事檔案管理;問題對策

隨著我國社會經濟的快速發展，人士制度也隨之進行了不斷的改革。流動人員的人事檔案作為有效記錄個人榮譽、社會經歷以及綜合技能等信息的重要檔案資料，不但是人力資源管理當中必不可少的一部分，更是確保公民合法權益得到有效保障的法律依據。而隨著人力資源市場的流動越來越頻繁，人員流動的規模也日漸增大，因而就造成流動人員的人事檔案管理工作的難度越來越大，隨之也暴露出很多人事檔案管理中存在的問題，所以為了解決這些問題就一定要制定出有針對性的解決對策。因此，本文就流動人員人事檔案管理中存在的問題及對策進行分析，進而使得人事檔案管理工作更加的完善，促進我國社會經濟更好的發展。

一、管理流動人員人事檔案進行管理的重要性和意義

對于人事檔案而言，其可以直接的反映出人員的政治面貌、才能、社會履歷、家庭情況以及品德等信息，這是對人員進行選拔、考察以及管理的重要參考依據，最直觀、最真實的反映出人員所參與的社會活動。而在人事檔案當中重要一項就是流動人員的人事檔案，該檔案將人員與不同的單位或者是組織還有不同區域之間的相互聯系充分的反映出來，并且對于人員的各種信息進行了有效的整合。隨著我國特色社會經濟的不斷發展和進步，流動人員日漸增加，因而一定要切實加強流動人員日常的人事檔案管理，這樣才可以造成人才和用人單位之間的雙贏局面。

（一）給人員提供大膽選擇工作的良好機會

對于流動人員的人事檔案實行集中的管理，可以有效的解決人才所有權和用人主動權分離的突出問題。由有關的機構來對流動人員的人事檔案進行管理，可以將人才資源變成為社會統一擁有的資源，讓人員可以沒有后顧之憂的隨時進行人事流動，并且為人員提供了可以大膽的對工作進選擇行機會。

（二）有利于實施“人才強國”戰略

現階段，人力資源已經成為了各國以及各行業間必備的競爭資源，尤其在現今知識經濟的時代背景下，“人才強國”戰略的提出給人才資源管理提出了更高的要求。人事檔案管理作為人力資源管理當中的重要組成部分理應將自己的作用充分的發揮出來，及時的整理和收集人員的資料信息，并進行及時的更新，進而為人員的選拔提供有力的依據支撐。這樣不管從業人員流動到哪里都可以將自身的優勢作用最大的發揮出來，進而有助于人力資源合理配置有效的實現。

（三）切實有利于人才和各個用人單位的健康發展

只有有效的做好流動人員的人事檔案管理工作，才能夠把人才的資料更加詳細的提供給用人單位，進而幫助用人單位更好的進行選擇和聘用。而從人才角度出發，當人才進入到適合的用人單位以后，人事檔案有助于人才施展才華，實現自己的理想和抱負，所以人事檔案管理對于人才和用人單位來說是雙贏的。因此，將流動人員的人事檔案管理工作做好具有著重大的作用。

二、流動人員人事檔案管理當中存在的問題

（一）缺少對檔案管理的重視

在檔案管理當中，流動人員的人事檔案管理工作具有著至關重要的作用，然而，現階段我國的部分檔案管理機構的檔案工作人員卻缺少對檔案管理工作的重視，沒有意識到該項工作的重要意義，所以對于管理工作的方法也沒有積極的進行改進，使得檔案管理的工作十分混亂，也沒有及時更新檔案資料，還存在檔案補充不完善的情況，這些問題給用人單位了解和聘用人才都造成了十分嚴重的影響，進而致使流動人員的人事檔案的重要作用很難得到充分的發揮。

（二）檔案內容結構嚴重失衡

目前流動人員人事檔案在結構還有內容等方面出現了失衡嚴重的問題，不單單信息的真實性有待考察，甚至有許多的內容都是空白的，在檔案當中只對人員的基本信息進行簡單的記錄，而對于人員的工作能力還有社會履歷等記錄的內容少之又少，進學歷和而造成了檔案內容缺失的問題。而造成這種問題的主要原因就是因為沒有及時的收集和歸檔資料信息。并且，因為在檔案管理當中存在著檔案資料不能續接的問題，所以用人單位對于人才的實際情況很難全面的了解，在選擇人才的方面就造成了嚴重的影響。另外，在部分的人員檔案當中，對于人員的家庭情況和社會關系等內容過多的反映，而對于人員的道德品質以及實際的工作能力卻沒有反映出來，失去了檔案資料的重要價值。

（三）管理機制不完善

現階段在流動人員人事檔案管理的過程中，因為管理制度不夠健全和規范，所以責任也沒有有效的落實到人。在檔案轉遞和文件移交的過程中經常會遇到傳遞不及時和混亂的現象，嚴重時還會造成檔案的遺失。與此同時，檔案資料整理還有收集的制度也不夠健全，所以所得到的信息產生了分散嚴重的問題，這些問題都給用人單位還有人才造成了大量的麻煩。出現這些問題的主要原因就是因為流動人員人事檔案管理沒有一個健全的管理機制。

（四）檔案建設信息化程度低

在流動人員的人事檔案管理當中進行了信息化的建設，然而還是具有著信息檢索查詢效率低、信息錄入不及時、信息調取不便利、數據庫不完整以及信息不能進行分享和關聯等問題。同時，在部分的流動人員人事檔案管理的服務機構當中，也普遍存在信息系統設備缺乏還有落后等情況，這些問題最終致使人事檔案的信息化建設只是長期處于電子化層面，并且也沒有進行管理的有效軟件，制約了檔案管理工作的有效順利進行。

三、提高流動人員人事檔案管理的具體對策

（一）提高檔案管理的重視程度，加強檔案管理意識

如果想要將流流動人員人事檔案管理工作更好開展，那么就一定要使得管理人員還有有關的管理機構提高自身對于人事檔案管理的重視程度，并且一定要使得自身對于人事檔案管理的意識提高，采取責任到人以及加強人手等方式來對有關的人事檔案管理工作進行強化。在具體的實施過程中，首先，對于流動人員人事檔案管理方面的教育還有宣傳的工作一定要強化，這樣才可以使得檔案管理人員將自身管理的理念逐漸的轉變，進而會把自己的本職工作認真的做好，以此來使得自身的服務意識增強。其次，對于流動人員個人需要進行教育，讓其對于個人檔案保管的重要性以及意義有一個充分的認識，這樣才可以提高自身檔案保護的重要意識 [8]。與此同時，就檔案管理人員來說，一定要對其的保密意識要不斷的進行強化，嚴格的按照有關的工作原則和工作制度來對人員的信息進行公開或者是半公開，進而使得自身的服務質量得到有效的提升。

（二）實行規范化管理，加強檔案資料的收集和整理

1、完善檔案資料收集的渠道

在對流動人員的各種檔案信息進行收集的時候，可以建立一個完善的資料信息補充和收集網絡系統，運用這個系統來對信息進行及時有效的收集，而且還可以運用動態跟蹤的方法來對資料進行有效有針對性的填充以及完善。

2、與時俱進，完善檔案內容結構

在對檔案內容結構進行完善的時候，應該與時俱進來建立技能檔案和誠信檔案。現階段在進行人才選用的過程中，對于人才的實際技能和品質都非常的重視，所以對于流動人員檔案的內容人事檔案管理機構也應該進行及時有效的健全和填充，有效的歸納和整理人員有關道德品質還有專業水平、技能水平以及職業素養等方面的信息，進而將檔案利用的價值最大化。

3、嚴格規范檔案資料的使用

為了防止發生流動人員人事檔案資料出現丟失或者是磨損等問題，應該派專人或者是專業快遞等方式來取得遺留在原單位的檔案，并將其移交到檔案管理機構中，這樣才可以確保檔案資料準確，而檔案管理機構需要及時的做好入檔登記工作。

（三）健全檔案管理機制，提升檔案管理服務的水平

在對流動人員的人事檔案進行管理的過程當中，有關管理的部門還有管理額機構應該要嚴格根據人事檔案實際的工作管理情況來制定出更加健全完善并且合理科學的檔案管理制度，進而有效的進行人事檔案管理的各種工作。與此同時，對于管理監督要加強，有效得到健全有關的管理監督機制，在管理的過程中要做到權責分明，將責任落實到個人，嚴厲處罰檔案管理過程當中存在的違規行為。除此以外，對于檔案利用的程序也應該要進行規范，按照統一的標準來進行檔案的調閱和查詢，對于有關的流程進行簡化，這樣才可以使得服務的效率提高。

（四）進行現代化的檔案管理，使得檔案信息化建設提高

在對檔案進行現代化管理的過程當中，為了更好的進行檔案信息化的建設和管理，應該對信息技術進行充分的利用，因此可以從這幾個方面進行：

（1）在建立的檔案庫中應該要選擇最為合適的管理軟件，然后要有計算機、掃描儀等信息化設備來輔助軟件的管理工作，把原來的紙質檔案逐步的向電子檔案轉變，而且還應該要把數字化資料備份的工作做好，確保信息的安全性。

（2）在電子檔案數據庫的基礎上建立與之相對應的網站，以此來對檔案資料進行聯網管理，這樣方便檔案的實時更新以及異地查詢，使得檔案信息系統更加完善[10]。

（3）把全國流動人員的信息整合起來，做到信息全覆蓋，并為所有整合之后的人員信息建立一個信息資源庫，在信息庫中要最大程度的收集全國的流動人員信息，統一的管理全國的流動人員人事檔案，提高檔案的靈活性。

（4）對于有關的管理人員，應該要加強思想政治教育和信息技能培訓，這樣才可以讓管理人員在具有更加專業的管理技能，在進行檔案管理工作的時候，可以端正自己工作的態度，并且做到不丟失、不泄密，進而使得服務水平得到進一步的提升。

四、結束語

綜上所述，現階段我國的流動人員數量在不斷的增長，所以導致流動人員的人事檔案管理工作也變得日漸困難和復雜，并且在人事檔案管理工作中存在著越來越多的管理問題。因此，就要求有關的檔案管理機構應該要做到與時俱進，對于人事檔案管理工作當中存在的問題要及時的發現，并且使用合理科學的解決對策來解決存在的問題，對于管理的方式也要不斷的進行優化，這樣才可以使得流動人員人事檔案管理工作的質量以及效率得到進一步的提升。

參考文獻：

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