基于“簡道云”+企業微信平臺搭建院系級信息化管理平臺的探索與實踐

孔海濤

摘要：目前，各大高校普遍建立了成熟的校級信息化管理平臺，但在二級院系層面，信息化管理平臺的建設仍處于探索階段。該文針對二級院系管理的現狀以及存在的問題，探討了“簡道云”+企業微信搭建院系級信息化管理平臺的可行性及優勢，并將其應用到二級院系的管理實踐中。結果證明，該方案有助于降低管理人員的工作強度，規范和簡化管理工作流程，有效提高了院系管理工作效率和質量。

關鍵詞：簡道云;企業微信;二級學院;信息化管理平臺

中圖分類號：TP311 ? ? ?文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）35-0058-03

伴隨著大數據和“互聯網+”時代的來臨，信息化管理成為勢在必行的一場管理手段的革命，迅速升入社會的各個領域和階層。目前，國內高校大都建立了校級層面的信息化管理平臺，這些平臺一般較為完善，也發揮了其應有的作用。但其功能的重心大多都集中在校級層面，服務的重點也集中在學校的職能部門，如人事處、科研處、教務處、財務處等。隨著高校二級管理的深入，管理重心的下移，二級院系的管理工作范疇不斷擴大，涉及面越來越寬，所需處理的信息日益復雜。而各個二級院系的管理工作具有明顯的學科和專業特色，無法在校級信息化平臺上進行統一管理。因此，有必要對高校二級院系的信息化管理平臺建設進行探索。

1 二級院系信息化管理的現狀

受財力、人力、技術力量限制，目前大多數高校的二級院系均無法自主開發專用的信息化管理平臺。院系內部信息的發布、收集、共享仍然通過網站通知公告、QQ 群消息、電子郵件、電話通知等傳統方式實現;數據的匯總、分析、處理通常由教學管理人員通過單機版Excel人工完成;文件流轉、業務審批通常采用紙質文件流轉的方式。這必然會帶來管理成本高、效率低、管理不規范等問題。

2 二級院系信息化管理需解決的問題

2.1 日常管理中數據填報、收集、匯總工作量大且效率低

院系的日常管理工作中，涉及大量數據的填報、收集和匯總。由于缺少統一的網絡數據管理平臺，目前多數院系日常數據的填報、收集和匯總仍采用Office軟件+QQ的模式來完成。由于Office軟件是一款 PC 端單機軟件，難以實現數據快速整合和實時分析，匯總和核對工作一般由管理人員手工完成，費時費力且效率低。

雖然微軟、金山、騰訊等公司近年來都推出了在線共享文檔，可以多用戶編輯Word或Excel文檔，但是無法實現字段的權限設置，不適用于重要數據的填寫和匯總。

2.2 文件流轉、業務審批低效且不規范

院系內部文件流轉、業務審批大多仍采用紙質文件流轉和郵件（或QQ）流轉兩種方式進行。前者流程規范，但流轉效率低，且對各級管理人員工作地點、時間有較大的限制;后者突破空間限制，但流轉過程不能實時記錄，且無法記錄審批痕跡，流轉程序易產生混亂，不適合重要文件流轉和業務審批。

2.3 高值信息難以實現精準推送

管理過程中產生的信息只有及時達至相關責任人，才是有效的信息，而傳統的信息推送方式難以實現精準推送。以實訓室日常檢查為例，每次檢查后，管理人員會將實訓室檢查的結果匯總后發布在QQ群或者部門網站，存在問題的實訓室管理員有可能會因為QQ群、網站信息過多而錯過此條信息，導致檢查實效大打折扣。

2.4 移動辦公支撐較差

隨著我國5G網絡的深度覆蓋和智能終端的不斷普及，人們更傾向于隨時隨地地移動辦公，而傳統的信息管理系統對電腦的依賴程度較高，對智能終端的移動辦公兼容性并不高。

2.5 缺少安全可靠、便捷的網絡資料庫

近年來，二級院系越來越重視電子檔案信息的保存。但是教學管理人員的工作大部分都在各自的電腦上單獨完成，其工作產生的有用數據多以Word或Excel電子文檔的形式零散存儲在個人電腦上，即便是需集中保存的重要文檔，通常也是保存在院系檔案管理人員的個人電腦上。這種方式容易造成數據丟失，安全性比較差，且管理查詢效率低，難以實現資源共享。

2.6 開發專用信息化管理平臺成本高

經過多方詢價，開發一套專用的院系級信息化管理平臺至少需要幾十萬元，開發周期長，運行維護成本高。且專用信息化管理平臺可擴展性較差，每次功能升級都需要花費資金，投入與產出不成正比。

3 “簡道云”+企業微信搭建院系級信息化管理平臺的可行性及優勢

3.1 “簡道云”與企業微信介紹

“簡道云”是一款基于公有云的SaaS企業應用搭建平臺，基于類Excel的表單功能，實現數據的獲取、分析、展示。主要包含自定義在線表單、在線流程引擎、數據分析儀表盤、知識庫等功能模塊。用戶不需要任何編程基礎，即可設計符合自身需求的應用，具有零編碼、可定制、使用門檻低等特點。

企業微信是一款企業通訊與辦公工具，具有與微信一致的溝通體驗，支持多終端登錄。企業微信集成了包括“簡道云”在內的各類應用。企業微信號綁定“簡道云”企業賬號后，用戶可在企業微信中使用“簡道云”應用，進而實現信息的及時推送、收集、錄入以及移動獲取。

3.2 “簡道云”+企業微信搭建院系級信息化管理平臺的可行性

1）功能豐富，符合院系管理需求

簡道云及企業微信提供的在線表單、流程管理、數據分析儀表盤、知識庫、消息推送等功能，覆蓋了院系級信息化管理的絕大部分需求。

2）開發技術門檻低

“簡道云”所有的應用開發（即在線表單、流程等））不需要專業的編程技術，沒有任何編程基礎的教學管理人員也可根據業務需求開發不同的應用，操作簡單方便，極大降低了平臺開發的技術門檻。

3）經濟成本低

以100名教職工、2000名學生規模的院系為例，“簡道云”平臺每年的使用費不足6000元，在院系財力承受范圍之內。此外，“簡道云”中所有應用設計及維護均由院系教學管理人員自行完成，不產生額外費用。

3.3 “簡道云”+企業微信搭建院系級信息化管理平臺的優勢

1）高效的數據采集功能，解放管理者精力

借助“簡道云”在線表單功能，管理人員可快速便捷地實現日常數據的填報、收集、匯總、分析。以教師科研工作量統計為例，管理人員只需要根據科研工作量申報模表設計在線表單，設置各個字段的權限。教師登錄系統填寫本人數據后，系統實時生成匯總數據，并根據需求顯示院系科研數據的分析報表。數據填報發起、新增數據、異常數據返回修改等節點還可以設置企業微信提醒。借助這些功能，使教學管理人員從電話通知、數據統計等繁雜事務中徹底解脫出來，將更多精力投入到改進管理方法、提高管理效率的思考中去，從而提升院系整體管理水平。

2）強大的用戶權限管理功能，確保數據安全

不同于微軟、WPS、騰訊的在線文檔，“簡道云”在線表單的用戶權限設置功能更為豐富，管理員可以根據不同的用戶群體，對表單中的字段設置不同的權限等級，從而保證了數據的安全。如在填報涉及個人隱私的數據時，通過用戶權限設置，使得填報人只能填報和修改本人數據，而無權查看他人數據，有效避免了敏感數據的泄露。

3）靈活的在線流程設計，改變院系審批效率低的現狀

通過“簡道云”在線流程引擎，管理人員可以根據院系的業務靈活定義各類文件流轉、業務審批流程，流程流轉規則可根據院系實際情況自由設定。各個流程節點的審批人不受空間限制，可實時在企業微信中進行審批，系統自動保留審批記錄。對于重要的業務審批，還可以通過設置電子簽名來提高審批流程的規范性和安全性。適用于各類院系級的項目申報、文件流轉、業務審批等。

4）云端數據庫為院系建立安全可靠的資料庫

“簡道云”數據收集、存儲、調用均在云端服務器進行，相比于本地服務器，云端服務器更安全可靠。豐富的查詢功能讓資料的查詢、調用變得更加便捷。

5）精準的信息推送，讓管理更加有效

“簡道云”中所有“應用”中均設置了消息推送功能，管理人員通過自定義消息推送條件和對象，可將相關信息及時精準地推送到指定人員的企業微信，從而讓管理更加有效。

6）自主定制 “應用”的模式，更加適應院系管理改革創新需要

“簡道云”中所有“應用”均由院系教學管理人員自行設計，可隨時修改，隨時擴充。與專用管理平臺相比，具有更多的靈活性和可拓展性，更加適應院系管理不斷改革創新的需要。另外，設計和完善“應用”的過程也能促使教學管理人員思考改進業務流程，創新工作思路。

4 “簡道云”+企業微信搭建院系信息化管理平臺的實踐

常州信息職業技術學院電子工程學院管理團隊自2019年開始嘗試采用“簡道云”+企業微信搭建二級學院信息化管理平臺，以填補校級信息化平臺在二級學院內部管理上的不足。經過2年多的持續建設，初步建成模塊和功能均較為齊全的院系級信息化管理平臺。目前平臺使用總人數已達5169人，數據總量21.1萬條，為二級學院信息化管理發揮了重要的作用。

4.1 平臺的主要模塊

基礎信息模塊：包括學生、教師、宿舍、實訓室等基本信息。該模塊為其他模塊應用設計提供基礎數據，同時也具備二級學院基礎信息資料庫功能。

行政管理模塊：包括部門公章使用審批、新聞報道審批、公務出差審批，辦公用品管理、會議管理（會議室信息維護、會議室申請、會議簽到）、工作計劃填報等應用。

教學管理模塊：包括調停課審批、公開課申報、畢業設計選題流程、畢業設計資料庫、課堂教學異常反饋、教學信息員信息采集、課堂考勤等應用。

實訓室管理模塊：包括實訓室臺賬登記、資產臺賬登記、耗材臺賬登記、耗材采購審批、設備借用審批、設備維修審批、實訓室日常檢查及反饋、實訓室建設申報、實訓室開放申請等應用。

學生工作模塊：包括學生信息日報、請假審批、活動考勤、離校審批、公寓檢查系統、防疫信息采集等應用。

科研模塊：包括科研信息采集、科研數據儀表盤、院系級科研項目申報等應用。

就業模塊：包括招聘會企業報名、學生簽到、企業問卷調查、招聘會進度儀表盤等應用。

培訓工作模塊：包括培訓報名系統、項目滿意度調查、培訓簽到、培訓資料庫等應用。

師資工作模塊：包括院系級師資項目申報、教學人員綜合績效獎勵分申報審批、行政管理人員績效考核等應用。

4.2 各模塊的主要功能

信息采集：用戶可通過PC端網頁界面或手機端企業微信完成各類信息的采集，包括文本、照片、文檔等。

信息推送：根據管理員設置的定時推送，或者根據流程設置的時間、對象，或者根據設置的預警條件，平臺自動推送相關信息到用戶企業微信。

信息匯總：根據管理員設計的報表或儀表盤，實時進行數據的匯總或圖表的展示。

在線流程：用戶通過PC端網頁界面或手機端企業微信，實現各類業務審批或文件的流轉。

權限設置：管理員根據業務需求，設計各類用戶的字段、流程節點、報表等信息權限。

5 結束語

綜上，“簡道云”+企業微信搭建的院系信息化管理平臺具有成本低、靈活性強、易擴展等優點，其功能與校級信息化平臺優勢互補。合理應用該平臺有助于降低管理人員的工作強度，規范和簡化管理工作流程，有效提高了院系管理工作效率，推動院系管理質量進一步提升。

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【通聯編輯：李雅琪】