探究行政事務(wù)管理工作的重要性及其優(yōu)化策略

王家虎

摘 要：辦公室行政管理工作是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位發(fā)展與進(jìn)步的過程中不可缺少的一部分，對(duì)于整個(gè)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位而言，辦公室行政管理工作是促進(jìn)單位發(fā)展的重要一環(huán)，因?yàn)樗粌H能夠起到上傳下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)決策信息的作用，還能協(xié)調(diào)各個(gè)部門，關(guān)心愛護(hù)員工，展示單位的形象。本文就著重探討行政事務(wù)管理工作的重要性，并針對(duì)性地提了一下措施建議。

關(guān)鍵詞：行政事務(wù);管理工作

1.前言

辦公室行政管理工作是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位發(fā)展與進(jìn)步的過程中不可缺少的一部分，進(jìn)行行政事務(wù)管理，可以有效地防止因?yàn)閱挝话l(fā)展過快而導(dǎo)致的管理工作不相適應(yīng)的情況出現(xiàn)，同時(shí)，做好行政事務(wù)的管理工作也可以反過來促進(jìn)單位的發(fā)展。辦公室的管理人員經(jīng)常會(huì)被忽視，原因在于他們的工作被誤解，被許多人認(rèn)為是無關(guān)緊要的，且不是效益創(chuàng)造者。如同安全管理之于工廠，辦公室管理人員對(duì)于單位來說也是至關(guān)重要的，在無形中起到為單位發(fā)展發(fā)揮著保駕護(hù)航的作用。行政人員對(duì)事務(wù)的管理，對(duì)信息的傳達(dá)，對(duì)員工的關(guān)心都在無形之中對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著作用，發(fā)揮的作用雖然無形，但是不可忽視的重要作用。

2 辦公室工作的重要性

2.1保障單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的橋梁和紐帶

由于辦公室工作的職能，幾乎每一個(gè)單位都會(huì)把行政管理崗設(shè)在窗口的位置上，她們的工作往往是需要同時(shí)處理著大量的事物。顯而易見，人們通常是通過行政管理崗位的形象，對(duì)這個(gè)單位的整體服務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià)，這么說來，行政管理代表著一個(gè)單位的形象。以日常工作中的電話接轉(zhuǎn)為例，表面上這些工作難度系數(shù)不大，工作人員每天按部就班、習(xí)以為常，但是它卻在第一時(shí)間內(nèi)折射出單位的第一形象，這其中能反映出許多問題，能看出一個(gè)單位上傳下達(dá)的效率。行政管理人員只有對(duì)單位的整體情況了然于心，講究說話的藝術(shù)，才能使各個(gè)部門的員工對(duì)其處理的工作滿意。因此，我們不應(yīng)該小看辦公室行政管理工作的重要性，因?yàn)樗粌H影響和代表了辦公室的工作，還會(huì)直接影響到一個(gè)單位的威信和形象。

2.2 促進(jìn)各部門協(xié)調(diào)運(yùn)作的潤滑劑

從部門的功能和業(yè)務(wù)范圍來看，業(yè)務(wù)部門僅僅是負(fù)責(zé)本部門的專職的業(yè)務(wù)活動(dòng)，但是整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位，除了需要做好專職的業(yè)務(wù)活動(dòng)外，還要對(duì)各個(gè)中間環(huán)節(jié)進(jìn)行及時(shí)的銜接以及溝通，那么這些工作，都需要辦公室行政管理部門來處理和協(xié)調(diào)。只有對(duì)行政管理工作職能和位置有充分的認(rèn)識(shí)，對(duì)行政管理工作有足夠的重視，才能真正地作好耐心細(xì)致的工作，才能真正做到為基層服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。因此，辦公室行政人員應(yīng)該時(shí)刻具備服務(wù)的意識(shí)，樹立全方位的服務(wù)理念，只有這樣，才能在服務(wù)意識(shí)的基礎(chǔ)上上進(jìn)一步提高辦事效率，并在外界樹立良好的單位形象。

3.提高行政事務(wù)管理工作水平的措施

3.1辦公室管理人員具有的能力

因?yàn)檗k公室行政管理工作在單位發(fā)展中是十分重要的，因此對(duì)于辦公室工作人員的能力要求也是比較高的。辦公室工作人員最重要的素質(zhì)就是良好的人際溝通能力，擁有良好的人際溝通能力，可以在工作中和其他員工保持良好的狀態(tài)，協(xié)調(diào)好員工之間的工作交流，以免出現(xiàn)員工出現(xiàn)矛盾或者因?yàn)椴慌浜显斐晒ぷ麟y以進(jìn)展的情況發(fā)生。除了與員工之間的溝通外，辦公室人員傳達(dá)信息的能力也是非常重要的，上傳下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策和任務(wù)是辦公室人員工作中另一項(xiàng)重要的任務(wù)，首先要做的是領(lǐng)會(huì)好領(lǐng)導(dǎo)的決策，準(zhǔn)確地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)，再針對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行協(xié)調(diào)安排，確保工作能夠順利進(jìn)行，任務(wù)能夠按時(shí)完成。因?yàn)樵诠ぷ鞯倪^程中，如果其中的一環(huán)出現(xiàn)了差錯(cuò)和失誤，一部分工作人員的他溝通沒有到位，那么接下來的工作就會(huì)出現(xiàn)停擺，難以繼續(xù)進(jìn)行下去。除此之外，辦公室行政人員還得對(duì)員工進(jìn)行人文關(guān)懷，關(guān)注員工的狀態(tài)和情緒。

3.2提高辦公室管理效率

做好行政事務(wù)管理工作可以有效地提高辦公室管理的效率，從而進(jìn)一步對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。但是由于沒有績效業(yè)績等指標(biāo)的考核，如何評(píng)定辦公室行政管理工作變成一個(gè)比較棘手并且難以解決的問題。筆者認(rèn)為有效的幾項(xiàng)措施來提高辦公室的管理效率。首先，要堅(jiān)持定期對(duì)辦公室行政管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，要讓員工在學(xué)習(xí)過程中，深刻認(rèn)識(shí)到自己的不足，不斷反思自己的工作，在工作中吸取教訓(xùn)。針對(duì)現(xiàn)在就存在的問題，我們要引導(dǎo)員工要積極應(yīng)對(duì)，不能忽視這些小問題，因?yàn)槿魏挝Ｐ〉腻e(cuò)誤都有可能造成重大的失誤。第二，機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身也要進(jìn)行改革，改進(jìn)原有的管理結(jié)構(gòu)，建立更加完善的管理結(jié)構(gòu)，尤其是領(lǐng)導(dǎo)和決策層也要充分重視辦公室管理的重要性，領(lǐng)導(dǎo)不重視，員工也會(huì)效仿，不加重視，辦公室管理人員的地位就會(huì)較為低下。完善的管理結(jié)構(gòu)要有科學(xué)合理的依據(jù)，要遵循科學(xué)發(fā)展觀，根據(jù)單位的具體情況和性質(zhì)進(jìn)行管理工作，學(xué)習(xí)借鑒其他單位的有效經(jīng)驗(yàn)，但不能完全照搬。

4.結(jié)語

作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位中一個(gè)綜合性的部門，辦公室起到了一個(gè)溝通、協(xié)調(diào)、管理的作用，是一個(gè)連接單位各個(gè)部門的一個(gè)十分重要的樞紐。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，我們對(duì)于辦公室工作，對(duì)辦公室所發(fā)揮的職能和功效，也提出了更高的要求。怎么樣有效地發(fā)揮辦公室的職能，確保單位能在有效管理之下的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，是每一個(gè)辦公室行政人員都應(yīng)該思考和進(jìn)一步解決的問題。為了滿足新形勢下工作需要，不僅僅是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦公室人員，領(lǐng)導(dǎo)和決策者更應(yīng)該深知辦公室行政工作的重要性，加強(qiáng)辦公室人員的素質(zhì)提升，重視對(duì)辦公室工作的考核和要求。

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