探究行政事務管理工作的重要性及其優化策略

王家虎

摘 要：辦公室行政管理工作是機關企事業單位發展與進步的過程中不可缺少的一部分，對于整個機關企事業單位而言，辦公室行政管理工作是促進單位發展的重要一環，因為它不僅能夠起到上傳下達領導決策信息的作用，還能協調各個部門，關心愛護員工，展示單位的形象。本文就著重探討行政事務管理工作的重要性，并針對性地提了一下措施建議。

關鍵詞：行政事務;管理工作

1.前言

辦公室行政管理工作是機關企事業單位發展與進步的過程中不可缺少的一部分，進行行政事務管理，可以有效地防止因為單位發展過快而導致的管理工作不相適應的情況出現，同時，做好行政事務的管理工作也可以反過來促進單位的發展。辦公室的管理人員經常會被忽視，原因在于他們的工作被誤解，被許多人認為是無關緊要的，且不是效益創造者。如同安全管理之于工廠，辦公室管理人員對于單位來說也是至關重要的，在無形中起到為單位發展發揮著保駕護航的作用。行政人員對事務的管理，對信息的傳達，對員工的關心都在無形之中對企業的發展起著作用，發揮的作用雖然無形，但是不可忽視的重要作用。

2 辦公室工作的重要性

2.1保障單位正常運轉的橋梁和紐帶

由于辦公室工作的職能，幾乎每一個單位都會把行政管理崗設在窗口的位置上，她們的工作往往是需要同時處理著大量的事物。顯而易見，人們通常是通過行政管理崗位的形象，對這個單位的整體服務進行評價，這么說來，行政管理代表著一個單位的形象。以日常工作中的電話接轉為例，表面上這些工作難度系數不大，工作人員每天按部就班、習以為常，但是它卻在第一時間內折射出單位的第一形象，這其中能反映出許多問題，能看出一個單位上傳下達的效率。行政管理人員只有對單位的整體情況了然于心，講究說話的藝術，才能使各個部門的員工對其處理的工作滿意。因此，我們不應該小看辦公室行政管理工作的重要性，因為它不僅影響和代表了辦公室的工作，還會直接影響到一個單位的威信和形象。

2.2 促進各部門協調運作的潤滑劑

從部門的功能和業務范圍來看，業務部門僅僅是負責本部門的專職的業務活動，但是整個機關事業單位，除了需要做好專職的業務活動外，還要對各個中間環節進行及時的銜接以及溝通，那么這些工作，都需要辦公室行政管理部門來處理和協調。只有對行政管理工作職能和位置有充分的認識，對行政管理工作有足夠的重視，才能真正地作好耐心細致的工作，才能真正做到為基層服務、為機關服務、為領導服務。因此，辦公室行政人員應該時刻具備服務的意識，樹立全方位的服務理念，只有這樣，才能在服務意識的基礎上上進一步提高辦事效率，并在外界樹立良好的單位形象。

3.提高行政事務管理工作水平的措施

3.1辦公室管理人員具有的能力

因為辦公室行政管理工作在單位發展中是十分重要的，因此對于辦公室工作人員的能力要求也是比較高的。辦公室工作人員最重要的素質就是良好的人際溝通能力，擁有良好的人際溝通能力，可以在工作中和其他員工保持良好的狀態，協調好員工之間的工作交流，以免出現員工出現矛盾或者因為不配合造成工作難以進展的情況發生。除了與員工之間的溝通外，辦公室人員傳達信息的能力也是非常重要的，上傳下達領導的決策和任務是辦公室人員工作中另一項重要的任務，首先要做的是領會好領導的決策，準確地傳達領導的任務，再針對相關的工作人員進行協調安排，確保工作能夠順利進行，任務能夠按時完成。因為在工作的過程中，如果其中的一環出現了差錯和失誤，一部分工作人員的他溝通沒有到位，那么接下來的工作就會出現停擺，難以繼續進行下去。除此之外，辦公室行政人員還得對員工進行人文關懷，關注員工的狀態和情緒。

3.2提高辦公室管理效率

做好行政事務管理工作可以有效地提高辦公室管理的效率，從而進一步對機關事業單位的進步作出貢獻。但是由于沒有績效業績等指標的考核，如何評定辦公室行政管理工作變成一個比較棘手并且難以解決的問題。筆者認為有效的幾項措施來提高辦公室的管理效率。首先，要堅持定期對辦公室行政管理人員進行專業培訓，要讓員工在學習過程中，深刻認識到自己的不足，不斷反思自己的工作，在工作中吸取教訓。針對現在就存在的問題，我們要引導員工要積極應對，不能忽視這些小問題，因為任何危小的錯誤都有可能造成重大的失誤。第二，機關事業單位自身也要進行改革，改進原有的管理結構，建立更加完善的管理結構，尤其是領導和決策層也要充分重視辦公室管理的重要性，領導不重視，員工也會效仿，不加重視，辦公室管理人員的地位就會較為低下。完善的管理結構要有科學合理的依據，要遵循科學發展觀，根據單位的具體情況和性質進行管理工作，學習借鑒其他單位的有效經驗，但不能完全照搬。

4.結語

作為機關事業單位中一個綜合性的部門，辦公室起到了一個溝通、協調、管理的作用，是一個連接單位各個部門的一個十分重要的樞紐。隨著社會的不斷進步和發展，我們對于辦公室工作，對辦公室所發揮的職能和功效，也提出了更高的要求。怎么樣有效地發揮辦公室的職能，確保單位能在有效管理之下的正常運轉，是每一個辦公室行政人員都應該思考和進一步解決的問題。為了滿足新形勢下工作需要，不僅僅是機關事業單位的辦公室人員，領導和決策者更應該深知辦公室行政工作的重要性，加強辦公室人員的素質提升，重視對辦公室工作的考核和要求。

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