新形勢下地勘單位合同管理的幾點思考

楊俊

合同管理是地勘單位經(jīng)濟管理工作中非常重要的一項內(nèi)容，單位的經(jīng)濟活動都是圍繞著合同的建立和履行來進行的。合同管理包含了合同的訂立、審查、履行、監(jiān)督到變更、解除、違約處理、爭議解決、終止等全過程的、系統(tǒng)的、動態(tài)的管理，合同管理的好壞直接體現(xiàn)一個單位管理水平的高低，在一定程度上影響著單位經(jīng)營的好壞。

隨著世界經(jīng)濟的一體化，市場竟爭越來越激烈，經(jīng)濟關(guān)系越來越復(fù)雜，地勘單位面臨事業(yè)單位體制改革的不斷深入，同時也面臨著許多新情況、新挑戰(zhàn)、新機遇。在新形勢下如何做好地勘單位合同管理工作，從管理中出效益，是當前經(jīng)濟管理工作者尤其是合同管理部門人員急待思考解決的一個問題，本人認為應(yīng)加強以下幾個方面的工作：

一、強化合同管理意識，加強合同管理理念建設(shè)

1、在地勘單位不斷溶入市場經(jīng)濟謀求持續(xù)發(fā)展的過程中，對合同管理的重視程度雖然得到一定程度提高，但依然存在許多問題：諸如由于意識不到位，致使合同管理機構(gòu)不健全、人員配備不足，即便設(shè)立了機構(gòu)，配備了人員，也只是1-2人進行簡單的合同登記歸檔管理，缺乏對合同執(zhí)行過程的全程監(jiān)控;合同管理制度建設(shè)方面也不夠健全，運行程序不規(guī)范。造成這些問題出現(xiàn)最根本的原因是對合同管理的意識還較淡薄，這將會給地勘單位的經(jīng)營管理工作帶來極大的風(fēng)險和隱患，所以要強化合同管理意識，加強理念建設(shè)。

2、地勘單位在提高合同管理意識的同時，還要強化履約責(zé)任人的意識和依法履約意識。實際工作中許多地勘單位往往只重視了合同的簽訂、審批環(huán)節(jié)，而忽視了合同的履約環(huán)節(jié)，而合同管理中出現(xiàn)的問題大都在履約的中后期，合同履行的好環(huán)直接影響到單位的經(jīng)濟利益，所以要加強地勘單位合同管理意識，強化履約責(zé)任意識和依法履約意識。

二、建立健全合同管理制度，促進管理水平提升

1、建立內(nèi)控制度是合同管理的基礎(chǔ)。為規(guī)范經(jīng)營行為，防范經(jīng)營風(fēng)險、提高管理效能，明確合同管理程序和職責(zé)，地勘單位的內(nèi)部控制體系中必須建立健全合同管理制度，從組織機構(gòu)、人員配置、運行流程、監(jiān)督檢查、績效考核等方面都應(yīng)該建立健全相應(yīng)的管理制度，使地勘單位的合同管理進入法制法，規(guī)范化的軌道，從而促進地勘單位管理水平的整體提升。

2、現(xiàn)在地勘單位在合同管理工作中，不簽訂書面合同現(xiàn)象很少發(fā)生，但合同簽訂行為不規(guī)范，約定不明確，合同條款不完善，合同條款審查不嚴謹，責(zé)權(quán)利表述不明確，意思表述模糊等現(xiàn)象時有發(fā)生，這極易引發(fā)合同糾紛。所以健全的行之有效的合同管理制度對地勘單位規(guī)范經(jīng)營，防范經(jīng)營風(fēng)險必不可缺。

三、完善合同管理監(jiān)控機制， 監(jiān)督合同有序規(guī)范運行

1、有了制度，還要對制度執(zhí)行是否到位進行監(jiān)管，完善地勘單位合同管理監(jiān)控制度，通過建立合同監(jiān)管制度，做到管理層次清楚，職責(zé)明確，程序規(guī)范，從而有效控制合同的簽訂，履行、考核、糾紛處理等過程。要加強合同履行過程中的管理工作，及時對合同執(zhí)行情況進行分析;對雙方出現(xiàn)的合同糾紛要及時處理，確保合同管理全過程有序、規(guī)范運行。而一些地勘單位恰恰在這方面還有待完善，許多合同管理工作流于形式，限于表面，沒有從實質(zhì)上，從深處去做好此項監(jiān)管工作。

2、完善監(jiān)控手段，加強各部門間協(xié)調(diào)及相互監(jiān)督。由于合同管理涉及多個職能部門，在日常運行過程中，一些單位存在合同管理部門與相關(guān)業(yè)務(wù)部門（諸如項目實施部門、財務(wù)部門）各自為政，互不溝通的現(xiàn)象，致使對合同運行、合同監(jiān)控脫節(jié)，引發(fā)許多矛盾和問題，所以要加強合同管理部門與其他業(yè)務(wù)部門之間的溝通、協(xié)調(diào)，各自履行好部門應(yīng)負的職責(zé)，相互促進，相互監(jiān)督，促進地勘單位合同管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)、項目結(jié)算之間的信息共享，逐步實現(xiàn)合同管理系統(tǒng)對合同履約情況的動態(tài)監(jiān)控。

3、重點加強合同履約環(huán)節(jié)的監(jiān)控，防范風(fēng)險。建立合同管理臺賬、實行動態(tài)、分類管理。對合同的履約執(zhí)行情況實行跟蹤監(jiān)控，及時掌握合同的結(jié)算、收款情況，嚴把合同的結(jié)算關(guān)，嚴格會簽、審批制度，層層把關(guān)，以實現(xiàn)對合同履行情況的動態(tài)監(jiān)控。

4、在合同履行過程中，對合同書、對賬單、結(jié)算單等雙方往來重要憑據(jù)要嚴格簽字蓋章手續(xù)，合同條款要完整，表述要全面，在合同中要明確雙方的權(quán)利義務(wù)，具體的違約責(zé)任，糾紛解決方式;文字表述要嚴謹，以免發(fā)生歧義和誤解。同時，合同執(zhí)行中要重視合同的履約書函（包括有關(guān)的文書，圖表、傳真件、洽商、往來信函等重要證據(jù)材料以及相關(guān)單據(jù)等）的收集、歸檔、保管工作。一旦發(fā)生糾紛，才能舉證，訴諸法律才有勝訴權(quán)。

四、增強合同風(fēng)險防控意識，提升風(fēng)險管理能力

1、要增強地勘單位合同風(fēng)險防控意識，加強合同管理人員、項目實施人員、財務(wù)人員等相關(guān)部門人員的合同法規(guī)、合同風(fēng)險控制的宣傳教育，增強風(fēng)險意識，特別要增強合同風(fēng)險防范和規(guī)避的意識;要以合同管理全過程為監(jiān)控對象，防控各個階段存在的風(fēng)險，并增強關(guān)鍵節(jié)點的預(yù)警機制，以提升地勘單位整體風(fēng)險管理的能力。

2、在合同簽訂時要對合同在履約過程中可能存在的風(fēng)險進行評估，要有超前界定風(fēng)險的意識，要仔細審查合同條款，注意合同條款中是否存在某些潛在風(fēng)險或某些對本單位不利的條款，要注意變更及索賠條款是否公平合理;要注意化解自己可能會面臨的風(fēng)險，關(guān)注對方是否會有意轉(zhuǎn)嫁某些風(fēng)險。

合同管理部門的人員要配合項目實施部門的技術(shù)人員關(guān)注合同中的存在的諸如履約時間的風(fēng)險、工程質(zhì)量的風(fēng)險、安全施工的風(fēng)險等，合同管理部門的人員還要配合財務(wù)部門的人員關(guān)注合同的結(jié)算、收款等可能存在的風(fēng)險，要針對各種可能出現(xiàn)的風(fēng)險，采取各種積極有效的風(fēng)險防范措施，化解、緩解、轉(zhuǎn)移、規(guī)避以上風(fēng)險。

3、要重視法律風(fēng)險，許多地勘單位都沒有專門的法務(wù)部門，只是聘請法律顧問，而法律顧問往往是在合同管理工作出現(xiàn)法律問題時才參與進來，所以地勘單位要建立健全法律顧問參與合同全過程管理的風(fēng)險防控機制。合同要實行“統(tǒng)一歸口，分類管理”，對一般性合同的條款進行合規(guī)性審查，對接單位的法律顧問對重大經(jīng)濟合同、戰(zhàn)略合作協(xié)議要提出修改意見;對達到規(guī)定金額以上的項目要通過相關(guān)部門和法律顧問對項目進行風(fēng)險評審。

遇到合同變更的，要及時辦理合同變更，有違約的，要及時通知相關(guān)部門和法律顧問，采取措施，提出處理方案。合同糾紛處理，應(yīng)在法律規(guī)定的有效時間內(nèi)進行，避免久拖不辦，造成仲裁和訴訟時效過期情況。法律顧問要根據(jù)不同類型，及時采用協(xié)商，仲裁或訴訟等方式，積極維護地勘單位的合法權(quán)益，減少單位的經(jīng)濟損失。

五、加強合同信息化建設(shè)，助推管理效能提升

地勘單位合同管理信息化水平普遍不高，信息化建設(shè)比較薄弱，許多地勘單位并未將信息化全面運用于合同管理工作中，簡單地認為給相關(guān)合同管理部門配備幾臺電腦就是信息化管理，沒有意識到提高合同管理人員信息化水平，加強合同管理信息化系統(tǒng)及安全維護等等才是合同信息化建設(shè)的重中之重。因此許多地勘單位很難做到對合同的動態(tài)全過程監(jiān)管，信息溝通渠道、信息共享方式、信息傳遞速度等都或多或少存在問題，致使合同管控效率普遍較低，所以加強地勘單位合同信息化建設(shè)是迫在眉睫的一項重要任務(wù)。

六、提高合同管理人員素質(zhì) ，提升單位綜合竟爭力

1、在地勘單位的經(jīng)營管理過程中，合同管理人員的綜合素質(zhì)是單位綜合競爭力中的一個重要因素，直接影響到單位的整體發(fā)展水平。隨著經(jīng)濟發(fā)展步伐的加快，新的知識和理念不斷涌現(xiàn)，對合同管理人員接受新知識的能力要求越來越高，這就要求合同管理人員必須具備一定的素質(zhì)才能接受、適應(yīng)當下環(huán)境的需求。

2、合同管理人員應(yīng)積極參與合同的全程管理工作，從合同簽訂前的準備工作開始、到合同執(zhí)行完成全過程。這項工作不僅需要具備合同、法律等相關(guān)知識，還需要具備一定的管理、財經(jīng)知識，才能有效地對項目進行預(yù)測、分析、控制。通過加強相關(guān)業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，尤其加強合同、管理、法律以及具體業(yè)務(wù)方面的專業(yè)知識培訓(xùn)，才能使合同管理人員有效地對合同進行管理。

3、合同管理人員要具備職業(yè)操守，要恪守職業(yè)道德和組織要求，不得損害單位利益，不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密，工作秘密，和商業(yè)秘密。

綜上所述，地勘單位合同管理是單位經(jīng)濟管理中一項重要的組成部分，是地勘單位實現(xiàn)經(jīng)濟利益的根本保障。新時期新形勢下地勘單位的合同管理應(yīng)從適應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展需要出發(fā)，以服務(wù)于生產(chǎn)經(jīng)營活動，服務(wù)于戰(zhàn)略決策為主要目的，通過不斷增強全員合同管理意識、建立健全合同管理制度、加強合同風(fēng)險防控意識、推進合同信息化建設(shè)、提高合同管理人員素質(zhì)，建立面向市場的多功能合同管理機制，有效地科學(xué)地開展合同管理，從而實現(xiàn)地勘單位利益的的最大化和可持續(xù)發(fā)展。