如何做好國(guó)企人事檔案管理工作

□焦若石

人事檔案管理工作作為人事工作中的一個(gè)重要組成部分，對(duì)于記錄和反映國(guó)企工作人員的行為表現(xiàn)具有重大意義。做好國(guó)企人事檔案的管理工作，能夠?yàn)楦鲉挝患坝行枰念I(lǐng)導(dǎo)或群眾提供國(guó)企工作人員的信息，能夠?yàn)楹侠淼厥褂煤凸芾砣瞬偶叭肆Y源提供有效的保障。因此，做好國(guó)企人事檔案的管理工作是至關(guān)重要的。但是，國(guó)企人事檔案管理工作中還存在一些問(wèn)題需要處理和改進(jìn)，本文試就如何做好國(guó)企人事檔案的管理工作進(jìn)行分析。

一、國(guó)企人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)

當(dāng)下，國(guó)家對(duì)國(guó)企人事檔案管理工作的宣傳還不到位。國(guó)企工作人員對(duì)于國(guó)企人事檔案工作還存在“無(wú)關(guān)緊要”的想法，部分企業(yè)認(rèn)為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或者是合理地使用人才是更具有現(xiàn)實(shí)意義的。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中也更注重實(shí)踐操作，關(guān)注員工在工作實(shí)踐和學(xué)習(xí)過(guò)程中提升自己的個(gè)人能力，而不注重在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中做好國(guó)企人事檔案的管理工作。部分企業(yè)甚至認(rèn)為人事檔案對(duì)于企業(yè)的發(fā)展沒(méi)有任何作用，對(duì)于提升個(gè)人的工作能力也沒(méi)有任何積極意義。所以企業(yè)對(duì)于人事檔案的管理并沒(méi)有給予足夠的重視與關(guān)注度，思想上認(rèn)識(shí)不到位，也缺乏人事檔案管理工作的理念。部分企業(yè)在經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中甚至認(rèn)為人事檔案的管理只是人事部門或者是某個(gè)部門的單獨(dú)工作，而不能將人事檔案管理與員工的發(fā)展、企業(yè)的發(fā)展緊密聯(lián)系在一起。企業(yè)對(duì)于人事檔案的管理工作還缺乏一定的認(rèn)識(shí)，在進(jìn)行人事檔案的管理工作中缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)和發(fā)展的眼光。

（二）企業(yè)管理手段比較落后

由于企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作沒(méi)有給予足夠的重視，人事管理工作的制度存在一定的不足，人事管理的設(shè)備也比較缺乏。企業(yè)的人才管理手段比較落后，缺乏一定的先進(jìn)性和專業(yè)性，與這個(gè)經(jīng)濟(jì)科技極速發(fā)展的時(shí)代很不相符。其次，企業(yè)的管理內(nèi)容種類比較少。人事檔案只是基礎(chǔ)地記錄人員的姓名、年齡、學(xué)歷等基本信息，對(duì)于人才在工作中積累的經(jīng)驗(yàn)以及在各個(gè)企業(yè)的工作經(jīng)歷、工作歷程的記錄并不詳細(xì)。這樣難以對(duì)人員進(jìn)行客觀合理的評(píng)價(jià)，只憑一些基礎(chǔ)的信息也難以對(duì)人才進(jìn)行進(jìn)一步的了解，導(dǎo)致企業(yè)在安排任務(wù)以及合理運(yùn)用人才的過(guò)程中出現(xiàn)一定的困難，在一定程度上對(duì)企業(yè)造成一定的損失。最后，科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用比較少。人事檔案管理工作中，大多還采取人工記錄的方法，很大程度上缺乏一定的專業(yè)性與精準(zhǔn)度，這樣也就會(huì)導(dǎo)致人員的檔案信息出現(xiàn)一些誤差與問(wèn)題，使人事檔案管理缺乏科學(xué)性與精準(zhǔn)性。

（三）登記過(guò)程中缺乏規(guī)范性

人事檔案管理中科技性運(yùn)用比較少，大多是人工進(jìn)行登記與記錄的。人工記錄存在主觀性的問(wèn)題，人工登記極度缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致在人事檔案管理中難以達(dá)到絕對(duì)的公平與準(zhǔn)確。比如，人工在記錄的過(guò)程中可能因個(gè)人情緒對(duì)記錄結(jié)果造成一定的影響，人工在記錄的過(guò)程中，可能會(huì)為了與同事處好關(guān)系，而將員工的優(yōu)點(diǎn)以及優(yōu)秀事跡濃墨重彩，而對(duì)于員工的缺點(diǎn)簡(jiǎn)單幾筆帶過(guò)。這樣的登記過(guò)程就會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的判斷造成一定的影響，久而久之，會(huì)對(duì)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展造成一定的負(fù)面影響。

二、做好國(guó)企人事檔案管理工作的路徑分析

（一）從思想上重視人事檔案管理工作

國(guó)企一定要從思想上重視人事檔案的管理工作，提高自己對(duì)于人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，明確其重要意義，并且將管理工作落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)上，只有這樣才能從根本上做好國(guó)企人事檔案的管理工作。例如，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)展企業(yè)的過(guò)程中不僅要關(guān)注員工的個(gè)人能力與個(gè)人業(yè)績(jī)，還要深入人事內(nèi)部，從一線深入了解人事檔案的管理工作，并且對(duì)其進(jìn)行一定的指導(dǎo)與糾正。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還需要對(duì)人事檔案的管理工作進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，將每一步都設(shè)立一個(gè)小目標(biāo)，在實(shí)際的操作過(guò)程中加大對(duì)人事檔案管理工作的關(guān)注力度，并且要對(duì)其投入一定的資金以及科學(xué)技術(shù)的支持。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行管理工作的過(guò)程中，不僅要增強(qiáng)自身對(duì)于人事管理工作的重視度，還要提升員工對(duì)于人事管理工作的認(rèn)識(shí)。可以對(duì)員工集中進(jìn)行一次培訓(xùn)，提升員工的思想認(rèn)知。從而也便于企業(yè)整體性得到提升與改善，促進(jìn)員工與企業(yè)的共同發(fā)展。

（二）在人事檔案管理工作中加強(qiáng)科技化

國(guó)企一定要在人事檔案管理工作中加強(qiáng)科技化，從而提高管理的精準(zhǔn)度。例如，國(guó)企在進(jìn)行人事檔案管理工作的過(guò)程中要加大管理的力度，投入一定的經(jīng)濟(jì)與科技的支持，以便能夠滿足企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的需要。科技化與我們的生活息息相關(guān)，企業(yè)在進(jìn)行檔案記錄的過(guò)程中可以增加一些科技記錄，也能夠在一定程度上提高人事檔案管理的效率，為企業(yè)發(fā)展節(jié)約時(shí)間，做到在最短的時(shí)間內(nèi)完成最多的工作任務(wù)。企業(yè)需要加大力度引進(jìn)先進(jìn)的資源設(shè)備，這樣可以將難以識(shí)別的圖片或者是晦澀難懂的文字轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)，方便人們進(jìn)行觀察與判斷，也可以為員工減少一定的工作量，從而減輕員工的工作壓力，讓員工將自己更多的精力投入到更有需要的地方。將科技化融入人事檔案管理工作中，能夠更長(zhǎng)時(shí)間、更加有效地保存檔案，增強(qiáng)其保密性與安全性，保護(hù)人事隱私，也能夠通過(guò)信息技術(shù)為國(guó)企人事檔案的管理工作提供更加有效的服務(wù)與保障。

（三）規(guī)范人事檔案管理登記制度

規(guī)范人事檔案管理登記制度，完善人事檔案管理法律法規(guī)具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。例如，企業(yè)在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理與登記的過(guò)程中，需要將人才的詳細(xì)工作過(guò)程與工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行嚴(yán)格登記。在對(duì)人才進(jìn)行篩選和選拔的過(guò)程中，要以素質(zhì)、品德、作風(fēng)等作為原則，而不能只顧人才的工作能力強(qiáng)或者具有過(guò)硬的后臺(tái)而對(duì)其進(jìn)行特殊的照顧。國(guó)企在進(jìn)行人事檔案記錄的過(guò)程中一定要將人才的思想與素質(zhì)放在首位，按照登記制度要求進(jìn)行規(guī)范記錄，獎(jiǎng)懲分明，功過(guò)分明，為企業(yè)培養(yǎng)更優(yōu)秀的人才做好強(qiáng)有力的保障。其次，還要將人員的個(gè)人信息標(biāo)注明確，并且還要將不同種類的檔案分門別類地放置好，這樣便于在參考檔案的時(shí)候能夠節(jié)約時(shí)間，快速找到，從而提高工作效率。

（四）提高人事檔案管理人員素質(zhì)

隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案的管理方式也日漸革新，各種各樣的管理方法層出不窮。如今，人事檔案的管理方法發(fā)生了翻天覆地的變化，以前的管理人員只會(huì)盲目記錄整理檔案信息，而現(xiàn)在要跟上科技發(fā)展的步伐，在不斷順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的過(guò)程中培養(yǎng)既專業(yè)又具備高素質(zhì)的人事檔案管理人員。例如，人事檔案管理部門需要提升檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)意識(shí)，并且將其落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)中。企業(yè)在不斷發(fā)展過(guò)程中需要增強(qiáng)自身的責(zé)任感，要充分認(rèn)識(shí)到培養(yǎng)高素質(zhì)人事檔案管理人員的重要性，從而壯大人事檔案管理隊(duì)伍，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展與強(qiáng)大。提高人事檔案管理人員的素質(zhì)是完善國(guó)企人事檔案管理工作的基礎(chǔ)與有效保障，已迫在眉睫。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在進(jìn)行國(guó)企人事檔案管理工作的過(guò)程中，一定要遵循科技性與規(guī)范性的原則，以便延續(xù)人事檔案管理工作的生機(jī)與活力，從而促進(jìn)國(guó)企迎來(lái)更美好的春天。做好人事檔案的管理工作是必經(jīng)之路，是不能省略的步驟。國(guó)企在不斷向前發(fā)展的過(guò)程中也要注意腳踏實(shí)地地走好每一步。將人事檔案的管理工作落到實(shí)處，在人事檔案的管理工作中投入資金與科技的支持，從而可以進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。