淺談建筑工程檔案資料有效管理措施

田超

【摘? 要】建筑工程檔案資料屬于建筑企業(yè)的寶貴財富，是建筑企業(yè)在施工過程中經(jīng)驗與施工技術(shù)的積累，在建筑工程管理中發(fā)揮重要的作用。有效地對檔案資料進(jìn)行管理，不僅可以提升建筑工程的質(zhì)量，還可以提高企業(yè)的經(jīng)營利潤。因此，對建筑工程檔案資料進(jìn)行科學(xué)、有效管理，無論對企業(yè)檔案管理本身，還是企業(yè)未來發(fā)展都具有不可替代的作用。目前，在建筑工程檔案資料管理中還存在很多問題需要解決，論文就存在的問題進(jìn)行解析，并提出相應(yīng)的處理措施。

【Abstract】The construction engineering archives belong to the valuable assets of construction enterprises. They are the accumulation of experience and construction technology in the construction process of construction enterprises， and play an important role in the construction engineering management. Effective management of archives can not only improve the quality of construction engineering， but also improve the business profits of enterprises. Therefore， the scientific and effective management of construction engineering archives plays an irreplaceable role in both the archives management itself in enterprises and the future development of enterprises. At present， there are still many problems that need to be solved existing in the management of construction engineering archives. This paper analyzes the existing problems and puts forward the corresponding treatment measures.

【關(guān)鍵詞】建筑工程;檔案資料管理;存在問題;處理措施

【Keywords】construction engineering; archives management; existing problems; treatment measures

【中圖分類號】G271;TU71? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）01-0011-02

1 建筑工程檔案資料管理的重要性

運(yùn)用科學(xué)、有效的建筑檔案管理方法，能夠展現(xiàn)出企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量控制體系的管理水平，還顯現(xiàn)出企業(yè)管理人員對內(nèi)部檔案管理的重視程度。另外，國家對建筑工程檔案管理也作出了明確的要求。住建部提出建筑施工過程中，對建筑檔案必須嚴(yán)格管理，如果檔案資料管理不符合要求，則認(rèn)為工程質(zhì)量不合格，可見檔案資料管理在建筑工程中的重要性。國家住建部的嚴(yán)格要求，在一定程度上提高了施工單位對檔案資料管理的重視程度，從而保證在建筑工程項目施工時，認(rèn)識到建筑工程檔案資料管理的重要性與緊迫感。

2 建筑工程檔案資料管理中存在的問題與不足

2.1 建筑工程檔案資料管理的信息化程度不高

目前，很多企業(yè)在建筑工程檔案管理中導(dǎo)入了信息化管理技術(shù)，但是檔案管理工作中仍然沒有做到信息管理技術(shù)的有效應(yīng)用及實現(xiàn)全面信息化管理，信息化管理程度不高。一些極為重要的檔案資料，目前還停留在紙質(zhì)管理模式中，紙質(zhì)檔案受到天氣等自然因素影響較大，在潮濕的環(huán)境中容易腐爛，嚴(yán)重的會導(dǎo)致無法修復(fù)，在一定程度上致使重要檔案信息的缺失。另外，紙質(zhì)檔案保管還面臨一個重要問題就是在需要時，難以較快查詢，降低了建筑工程檔案管理人員的工作效率。實現(xiàn)建筑工程檔案管理信息化，不僅可以保存一些重要的檔案信息，還提高了檔案查詢速度。

2.2 建筑工程檔案資料管理人員素質(zhì)低

建筑工程檔案管理人員是直接參與建筑工程檔案資料管理的工作人員，他們的工作效率與綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)對建筑工程檔案管理水平有很大的影響，制約著檔案管理建設(shè)的發(fā)展步伐。在目前形勢下，我國從事建筑工程檔案資料管理的員工并不是受過專業(yè)培訓(xùn)的檔案管理人員，缺乏相應(yīng)的檔案管理技能與知識，管理人員在上崗前缺乏有效的、系統(tǒng)性的培訓(xùn)，不能有效地執(zhí)行管理制度的規(guī)定，建筑施工企業(yè)也沒有采取針對性的監(jiān)督辦法及有效的管理措施。

2.3 建筑工程檔案資料的后續(xù)利用價值較低

從目前形勢看，大部分建筑企業(yè)沒有形成規(guī)范化的建筑工程資料管理體系，導(dǎo)致整體工作步驟順序混亂，不能精準(zhǔn)有效地進(jìn)行收集整理工作。在此基礎(chǔ)上，由于相關(guān)工作人員管理意識不強(qiáng)，在資料整理過程中可能出現(xiàn)疏漏或錯誤，致使資料缺乏真實性、有效性、準(zhǔn)確性等，從而導(dǎo)致失去后期可利用或參考的價值，甚至由于參考數(shù)據(jù)的不規(guī)范，可能導(dǎo)致建筑施工后期出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量事故，從而大大降低社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，以至于對施工環(huán)境和人員的生命財產(chǎn)安全構(gòu)成威脅。

2.4 建筑工程檔案資料管理體制不規(guī)范

很多企業(yè)都普遍認(rèn)為建筑工程檔案資料管理是一項可有可無的工作，這項工作是否有效對實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營利潤沒有太大影響，因此，其逐漸放棄了對這些工作的人力、物力、財力的投入。還有很多建筑企業(yè)一致認(rèn)為，建筑工程施工過程中，檔案資料管理是否科學(xué)、規(guī)范，對工程整體質(zhì)量影響不大，致使其放棄了在管理過程中對檔案資料的有效管理，并沒有制定有效的管理體制。同時，在建筑工程檔案資料管理監(jiān)督方面，相關(guān)部門也沒有建立專人負(fù)責(zé)檔案資料管理監(jiān)督的制度，而施工監(jiān)理單位為施工企業(yè)提供了各種優(yōu)質(zhì)服務(wù)，幫助施工企業(yè)在施工過程中對工程質(zhì)量、工程進(jìn)度和工程施工技術(shù)給予控制。所以，監(jiān)理單位還應(yīng)該在施工單位的檔案資料管理方面承擔(dān)相應(yīng)的管理監(jiān)督責(zé)任，確保建筑工程檔案資料管理的全面性及有效性。

2.5 時效性不足

在建筑工程檔案資料管理過程中，由于建筑工程的種類和內(nèi)容較多，其涉及的方面也比較廣泛，因此，需要整理的資料不僅數(shù)量較多，難度也相對較高，再加上相關(guān)工作人員的檔案管理意識薄弱，存在不能及時有效地將施工前期的設(shè)計圖紙、相關(guān)建筑資料以及相應(yīng)的施工技術(shù)參照標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行合理記錄并歸檔保存的現(xiàn)象，若建筑施工結(jié)束后，在短時間內(nèi)沒有出現(xiàn)任何問題，則可以確保交工工作的順利進(jìn)行。但是根據(jù)實際情況，不能將全部的工程資料在短時間內(nèi)進(jìn)行有效整理并交付，從而為建筑工程檔案資料管理帶來嚴(yán)重影響。在此過程中，由于相關(guān)工作人員重視程度不足，極易造成相關(guān)資料的缺失或混淆，降低資料的時效性、完整性和安全性。

3 加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理的建議

3.1 加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理的信息化建設(shè)

計算機(jī)在建筑工程檔案管理中的應(yīng)用，可以提高檔案資料管理的效率，實現(xiàn)檔案資料的快速歸檔，為單位決策時提供全面的信息資源。建筑企業(yè)可以通過建立計算機(jī)共享網(wǎng)絡(luò)，方便檔案資料的有效利用與快速查詢。可以提高檔案管理中的全面性與清晰程度，配套專業(yè)的信息化檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，有利于提高檔案管理工作中的效率與質(zhì)量。

3.2 提高建筑工程檔案資料管理人員能力

建筑施工企業(yè)缺乏對檔案資料管理人員的綜合培養(yǎng)，致使業(yè)務(wù)能力不足，可以通過單位層面與管理人員個人層面兩個方面提高管理方面的能力。單位使用新人負(fù)責(zé)檔案資料管理業(yè)務(wù)時，應(yīng)對管理人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，強(qiáng)化其對檔案管理知識的了解，幫助其提高工作質(zhì)量。管理人員在工作過程中，應(yīng)不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)與積累，自身不斷學(xué)習(xí)，有利于提升綜合業(yè)務(wù)能力。在學(xué)習(xí)過程中，不斷總結(jié)，對于自身出現(xiàn)的一些消極等負(fù)面思想，應(yīng)及時糾正，為今后提高工作質(zhì)量與效率奠定基礎(chǔ)。在實際工作中，檔案管理人員應(yīng)充分結(jié)合工作實際需求，結(jié)合時代發(fā)展的要求，積極考取相關(guān)檔案管理方面的職業(yè)資格證書，證明自己在檔案管理行業(yè)中具備相應(yīng)能力，還可以引起建筑施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，推動檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展。

3.3 完善建筑工程檔案資料管理制度

在開展建筑工程檔案資料管理工作時，政府部門應(yīng)該牽頭建立一套科學(xué)、有效的管理制度與管理法規(guī)體系，這些規(guī)章制度應(yīng)符合當(dāng)前形勢，具有一定的可操作性，在建筑企業(yè)經(jīng)營過程中能夠提升其檔案資料管理水平。同時，建筑企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身情況建立、健全檔案資料管理制度，在檔案管理工作中，能夠指導(dǎo)企業(yè)向符合市場需求的方向發(fā)展，使建筑工程檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化。建筑工程檔案資料管理人員在工作過程中，還應(yīng)該經(jīng)常深入施工現(xiàn)場進(jìn)行實地勘察，了解現(xiàn)場施工情況，根據(jù)現(xiàn)場施工需求制定科學(xué)、合理的檔案管理計劃。在建筑工程施工完成后，檔案管理人員要更加重視檔案資料管理工作，并搜集施工過程中的相關(guān)資料，進(jìn)行整理分析，做好存檔工作，將其作為寶貴財富供其他工程項目參考。

3.4 保證建筑工程檔案資料管理質(zhì)量

①要求工程檔案管理逐級劃分，企業(yè)內(nèi)部管理人員需要做好統(tǒng)籌規(guī)劃，各個項目單位對施工情況需要做好嚴(yán)格的記錄，并根據(jù)相關(guān)記錄規(guī)范進(jìn)行資料填寫，例如，在進(jìn)行記錄時必須用黑色簽字筆，所有表格必須按照規(guī)范進(jìn)行繪制，涉及的照片資料不能將原件與文本進(jìn)行裝訂，需要將其進(jìn)行復(fù)印才能裝訂;②所有記錄資料必須交由上級領(lǐng)導(dǎo)簽字，由項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行初次審核，如果資料存在問題，需要重新進(jìn)行記錄，如果資料合格由項目負(fù)責(zé)人遞交企業(yè)檔案管理部門，檔案管理部門人員進(jìn)行第二次審核，存在問題的資料返還項目負(fù)責(zé)人，并明確標(biāo)注錯誤內(nèi)容以及修改意見，這樣在資料重新進(jìn)行整合時，就可以更加便捷;③合格的資料由企業(yè)統(tǒng)一回收，根據(jù)項目類型與項目名稱記錄在案，并及時錄入計算機(jī)，形成檔案電子索引，方便未來信息查閱。

4 結(jié)語

隨著建筑行業(yè)發(fā)展速度越來越快，建筑施工企業(yè)也面臨著較大的挑戰(zhàn)，企業(yè)在發(fā)展過程中應(yīng)注意各個環(huán)節(jié)的均衡發(fā)展。建筑工程檔案資料管理在企業(yè)管理中占據(jù)重要地位，越來越多的建筑施工企業(yè)在管理過程中重視建筑工程檔案管理工作，從企業(yè)自身實際出發(fā)，運(yùn)用科學(xué)的管理方式，構(gòu)建有效的管理體系，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，推動了建筑行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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