淺談國家檔案局、科技部第15號令對科研檔案管理的影響

董淑珍

摘? 要：1987年發布實施的《科學技術研究檔案管理暫行規定》對于完善科研檔案管理體制機制，加強科研活動宏觀管理產生了積極作用，但隨著我國創新驅動發展戰略的快速實施和科技體制改革步伐的不斷推進，已不能適應當前科研檔案管理工作的發展需要。近日，國家檔案局、科技部聯合發布第15號令，公布《科學技術研究檔案管理規定》，將對促進我國科技創新工作，提升科技創新能力具有非常重要的意義。

關鍵詞：科研檔案;檔案管理;共享利用

Abstract： In 1987， the issuance and implementation of the 'Interim Regulations on the Management of Scientific and Technological Research Archives' played a positive role in improving the management system and mechanism of scientific research archives and strengthening the macro management of scientific research activities. However， in recent years， the rapid implementation of my countrys innovation-driven development strategy and the continuous advancement of scientific and technological system reforms have not been able to meet the development needs of current scientific research archives management. Recently， the National Archives Administration and the Ministry of Science and Technology jointly issued Order No. 15 and announced the 'Science and Technology Study the Regulations on Archives Management， which will have a very important significance for promoting my country's scientific and technological innovation work and enhancing scientific and technological innovation capabilities.

Keywords： Scientific research archives; Archive management; Shared use

2020年9月11日，國家檔案局和科技部聯合發布第15號令《科學技術研究檔案管理規定》（第15號令），自2020年11月1日起施行。

修訂后的《科學技術研究檔案管理規定》全文共28條，相對于30多年前頒布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》具有很強的時代性和諸多新意。

1 更加完善了科研檔案的定義

在《科學技術研究檔案管理暫行規定》中第二條對科研檔案的定義：“科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料”。

新頒布的《科學技術研究檔案管理規定》中第三條定義：“科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物?！?/p>

相比之前的暫行規定，新頒布的管理規定完善了科研檔案的定義，明確了科研檔案產生的過程，貫穿科研項目的全過程。同時，明確了各種標本、樣本等實物也屬于科研檔案。

2 進一步明確了科研檔案管理責任

《科學技術研究檔案管理規定》中規定各單位應當把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項目工作同部署、同實施、同檢查，將科研檔案管理列入有關部門和人員的職責并予以考核。

要求科研項目在結題驗收時，要按照分類分級管理的原則，按照有關規定對科研檔案的完整性、準確性、系統性進行審查或驗收。

要求各單位要按照集中統一管理原則，建立健全科研檔案工作規章制度，在人員、庫房、設備、經費等方面給予保障，保證科研檔案工作順利開展，確?？蒲袡n案完整、準確、可用、安全。任何人不得以任何理由將應當歸檔的科研文件材料據為己有或拒絕歸檔。

同時，對經費預算、檔案歸屬與流向、集中統一管理、責任劃分、科研文件材料的歸檔和監督和指導等均提出了明確要求。

3 進一步豐富了科研文件材料的歸檔內容

《科學技術研究檔案管理規定》中明確規定了科研檔案的歸檔范圍，要求科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等全過程中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的科研文件材料均應當納入歸檔范圍。

對科研檔案歸檔范圍提出了“主要包括但不限于”的具體規定。

3.1 立項論證階段。包括項目指南、可行性研究報告，項目經費預算文件材料，申報書及相關證明;立項評審文件材料，預算申訴、評審文件材料;立項（含預算）批復，任務合同書（含預算書）及各類協議等。

3.2 研究實施及過程管理階段。包括研究計劃、組織實施工作方案，研究、實驗任務書、大綱，實驗、探測、測試、觀測、觀察、野外調查、考察等的原始記錄和整理記錄，綜合分析報告;設計文件、圖樣，集成電路布圖，工藝文件，計算文件，數據處理文件;科學數據;研制的樣機、樣品、標本等的實物及其目錄、圖片等。[2]

中期、年度等階段執行進展情況報告、總結報告、研究成果等;項目、人員、進度、經費等的調整、變更文件材料;撤銷項目已開展工作、已使用經費、已購置設備儀器、階段性成果、知識產權等情況文件材料。

專家咨詢、中期檢查、中期評審、項目監督工作形成文件材料。建設的中試線、試驗基地、示范點一覽表、圖片及數據等。

3.3 結題驗收及績效評價、成果管理階段。驗收申請書，驗收承諾書;工作總結報告，技術報告，項目經費決算等財務情況文件材料。

驗收通知，驗收評審文件材料;驗收現場測試報告，第三方檢測、測試、評估報告，用戶使用報告及證明、典型用戶報告、產業化審核報告等;驗收結論書，結題書面通知等。

績效自評價報告，專家評議文件材料、評價結論等績效評價工作文件材料。

研究報告、論文、專著、數據庫等研究成果文件材料;自評價報告，科技報告;專利、軟件及其他知識產權文件材料。

產業化報告、證書、出版物等成果應用、獲獎、宣傳推廣文件材料。

科研文件材料歸檔要求包括歸檔的科研文件材料制成材料應當符合國家有關規范要求;科研項目完成或中止后，應當對所形成的科研文件材料加以系統整理，履行審查手續后及時歸檔;研究周期長的項目，可分階段歸檔;科研文件材料歸檔時應當根據科研項目的性質、規模、創新性等確定保管期限。

保管期限分為永久和定期，定期一般分為30年、10年。

4 新增了對科研電子檔案的管理要求

在新的規定中規定科研電子文件的形成、收集、整理、歸檔及科研電子檔案的保管、利用、鑒定、處置等要按照國家電子文件歸檔和電子檔案管理的有關規定進行。

同時要求在使用科研項目管理系統時，應當充分考慮科研檔案管理需要，設置科研電子文件歸檔管理功能或接口，并確保歸檔電子文件真實、完整、可用、安全。歸檔的科研電子文件及其存儲格式、元數據等應當符合國家相關規范要求。

明確提出對于滿足以下條件的單位，科研電子文件可僅以電子形式歸檔保存。

（1）形成的科研電子文件來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸。

（2）形成科研電子文件的系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子文件，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的電子文件，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序。

（3）使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子文件，功能符合電子檔案的長期保管要求。

（4）采取有效措施，防止科研電子檔案被篡改。

（5）建立科研電子檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。

（6）從外部接收的電子文件來源可靠、程序規范、要素合規。并且規定科研電子檔案應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》進行整理。有條件的單位可以開展紙質科研檔案數字化加工工作。

5 對分工合作完成的科研項目檔案管理提出了新的要求

對于分工合作的科研項目，明確提出了新的要求，即分工合作完成的科研項目，應當以任務合同或分工協議條款等書面形式明確約定科研檔案的歸屬、流向、處置和利用共享事項。一般應當由牽頭承擔單位保存一套完整檔案。

參加單位在保存本單位承擔任務所形成檔案的同時，將副本或復制件送交牽頭承擔單位。如確系涉及參加單位或該單位科研人員合法權益而不宜向牽頭承擔單位送交副本或復制件，且有書面約定的，參加單位應當將本單位形成的科研檔案目錄送交牽頭承擔單位。

6 優化了科研檔案保管鑒定要求

科研檔案的保管要符合國家有關檔案保管的規定。對于涉密的科研檔案要按照國家有關規定進行妥善保管。各單位檔案部門應當按照國家有關規定對保管期滿的科研檔案進行鑒定。

保管期滿科研檔案的鑒定應當由檔案部門牽頭，組織有關部門或人員共同進行。經鑒定仍需繼續保存的科研檔案應當重新劃定保管期限，確無保存價值的應當按照有關規定進行銷毀。

7 鼓勵科研檔案信息的開發利用

檔案信息只有開發利用才能發揮檔案的價值，對于科研檔案更是如此。[2]在《科學技術研究檔案管理規定》中明確要求各單位應當建立健全科研檔案開放利用機制，促進科研檔案信息共享，加強科研檔案資源深度開發。[3]同時，要求科研檔案的開發利用應當嚴格按照制度執行，符合知識產權保護要求，涉密科研檔案的開發利用應當遵守國家有關保密規定。

參考文獻：

[1]呂桂菊.如何做好科研檔案的管理工作[J].黑龍江檔案，2019，232（01）： 64.

[2]雷潔，李思經，趙瑞雪，等.面向科研檔案管理的知識圖譜構建與應用研究[J].數字圖書館論壇，2020（05）： 8-15.

[3]秦紅梅.加強科研檔案管理 促進科研事業健康發展[J].四川檔案，2007（05）： 24-25.

（作者單位：三門峽市路燈管理所? 來稿日期：2020-10-20）