雙一流”背景下高校外事活動經費管理之問題研究
——基于P高校財務核算實踐經驗

北京大學

引言

隨著全球政治經濟一體化進程的加快，高等教育的國際競爭日趨激烈，世界一流大學建設水平已成為衡量國家綜合實力的重要尺度[1]。國務院2015年10月印發的《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》（國發〔2015〕64號）提出，將“推進國際交流合作，將國外優質教育資源有效融合到教學科研全過程，開展高水平人才聯合培養和科學聯合攻關”作為五項改革任務之一[2]。在此背景下，國內高校紛紛加快推進科研合作與師資隊伍的國際化進程，外事活動支出逐漸成為高校經濟活動的一項重要內容。

一、高校外事活動經費的發展與現狀

近年來，為推動“雙一流”建設，各級都加大了對引智項目的支持力度。文獻研究發現，“高等學校創新引智計劃”（簡稱：111”計劃）是國家外專局推動高校一流學科建設而設立的學科新型引智平臺。通過分析“111 計劃”近兩年的立項名單，除了傳統的“985”“211”等重點高校，一些地方高校也位列其中[3]。P高校為引進外專設立了海外學者項目、高端學術項目及海外名家項目，其中前兩個項目的經費來源為“雙一流”學科建設經費。

如圖1所示，海外學者與高端學術計劃的年經費分配額從15年的200萬元增加到19年的500萬元，增長幅度達到150%，并且P高校近三年的外事接待經費體量一直保持在兩千萬以上的水平。

圖1 2015-2019年P高校外事活動經費情況表

二、高校外事活動經費管理之問題探析

（一）預算層面：校級專項項目的預算編制缺乏計劃性

高校預算單位在編報校級外事專項項目預算時，通常依據上年度預算執行情況、下一年有無重大變化等確定下年額度。預算單位對外專邀請事項缺乏計劃性，測算業務需求的材料缺乏支持力度。

由于事先未做足計劃，預算單位在項目執行中，往往依據預算數調整邀請事項，預算執行中出現諸多問題。例如，邀請事項常“臨時起意”或“為花錢而花錢”；誰先使用經費誰占便宜，后邀請事項經費不充足；外專來校跨預算年度時，分不清經費預算是在上一年還是下一年；年底前突擊邀請外專，突擊花錢。

（二）制度層面：外事活動經費管理辦法缺乏科學性

高校關于外事活動相關的財經制度種類眾多，容易存在矛盾。以P高校為例，邀請一位外籍副教授來京，如使用科研經費報銷住宿費，按外國專家學者來訪接待有關規定，標準為500元/天；如使用“海外學者講學計劃”經費報銷住宿費，標準為650元/天。又如，邀請一位外籍普通教授來京，如使用科研經費報銷國際旅費，可報銷商務艙；使用“海外學者講學計劃”經費則只可報銷經濟艙。

高校外賓接待經費管理辦法制定不夠科學。筆者分析了P高校、北京某財經高校、大連某高校與浙江某高校的外賓接待經費管理辦法，發現四所高校的辦法制定時間較久遠，未深入貫徹執行“放管服”改革精神。大部分高校在制度修訂中忽略了外賓接待經費管理辦法。另外，四所高校的辦法僅局限于在國家辦法的基礎上明確人員級別，未按高校業務特色進行補充與細化。

（三）內控層面：外事活動經費的審批缺乏合理性

高校外事活動經費審批“該松不松”或“該嚴不嚴”。P高校對外事接待經費的審批，包含接待事項與經費使用兩道關，發放外專勞務僅經費使用審批一道關，因外事部門不對到訪外專的個人信息進行審批把關，導致外事部門掌握的外專數據不完整，財務部門因無法核對外專個人信息，導致可能為證件類型不合規的外籍人員報銷費用、發放勞務。同時，報銷外賓接待費時，P高校要求學院黨委負責人審批，不符合“放管服”精神，增加了審批流程的繁冗性。

三、加強高校外事活動經費管理之有效措施

（一）制度維度：建立科學的“預算分配+支出控制”機制

1.預算關：科學編制預算

首先，預算編制應堅持全面細致、真實有效的原則。外事部門與院系對外專邀請計劃要做到事前“心中有數”，通過盡可能細致全面地列舉邀請計劃，測算業務真實需求。其次，預算編制應堅持統籌兼顧、確保重點的原則。在編制預算時，將邀請事項按先后主次和輕重緩急進行歸類排序，適度增加高水平學者的經費預算，對一般學術人才可采取適度從緊原則。最后，引智工作在很大程度上受國際條件約束，因此應綜合考慮國際政治形勢。

2.審批關：優化審批流程

在報銷外事活動費用前，外事部門應先審批外專申報材料是否齊全、證件類型是否合規等。只有通過審核的外專，才能報銷其在華期間的費用開支。對于國際會議，二級學院應向外事部門提供會議天數與會議人數的確定依據，外事部門可借鑒教學科研業務部門的意見，對會議天數、會議人數作出可行性分析與判定。另外，取消外事接待事項的黨委負責人二次審批，減少冗余審批手續。

3.制度關：明確開支范圍、統一開支標準

完善外賓接待經費管理辦法，將專項項目的經費管理納入其中，統一各經費的費用開支標準，形成唯一的外事經費指導文件。首先，借鑒國際知名學府如哈佛大學[4]、牛津大學[5]在差旅費報銷中不對人員類別做區分的經驗，減少人員類別劃分。其次，明確市內打車費、國內差旅費、加班與接待用餐費等其他相關經濟開支應按各費用的報銷規定執行，不履行外事接待審批手續。

（二）人才維度：組織業務培訓、搭建溝通平臺

學院要健全機構設置，應設置外事辦公室，明確外事負責人，配備外事秘書；財務部門要合理設置崗位，保證為每個學院配備一名通曉英語的會計。加強財務隊伍建設，定期舉辦業務培訓，強化日常核算中的政策學習與問題交流，通過“一對一”幫扶，提升財務人員整體業務水平。加強政策宣傳與解讀，通過慕課講授、線上答疑、微信小程序推送與部門網站公告財務政策及相關問答，或借助年終外事工作總結大會對外事秘書進行財務業務培訓，幫助外事秘書理解財務政策。

財務部門與外事部門業務專員搭建多渠道溝通平臺，通過郵件、電話、微信等形式及時溝通，并定期召開工作交流意見會。財務專員及時收集、整理外事秘書的意見建議，及時消化解決外事活動中的財務難題。

（三）信息化維度：開發與優化信息化功能模塊

信息化模式較傳統模式具有規范報銷管理、規避錯賬風險、便利財務服務、實現信息共享的優勢，高校應充分用好這把“利刃”。

一是利用信息化優化審批流程。將外專信息采集平臺與網報平臺對接，將審批通過的外專信息流轉至網報平臺，經辦人報銷外賓接待費時，網報系統自動彈出“請輸入外專護照號”的提示，只有通過審批的外專方可進行下一步操作。

二是利用信息化優化報銷流程。在網報平臺中開發“外賓接待”模塊，版面按《外賓接待審批表》設計，以取代手工填報審批表。在“外賓接待”模塊下嵌入匯率計算功能，統一人民幣與外幣票據的報銷流程。

三是利用信息化加強監督管理。將外事財務制度和預算額度控制固化到網報平臺中，填報金額超出開支標準時，系統提示超標，不允許下一步操作。為加強專項項目的預算控制，可為每一位來訪外專設置一個項目編號，按資助額度撥付預算。可在主項目編號下設置子項目編號，以實現對外專機票、住宿、勞務各費用項的預算控制。

結語

高校在借助科學的制度、優秀的人才、先進的信息化“三駕馬車”提升外事活動經費財務管理水平的同時，還應在現有制度框架內增加財務管理的靈活性。在國外疫情態勢異常嚴峻的當下，外事活動工作模式發生巨大轉變。高校應啟動“不可抗力”應對機制，繼續為推進高校“雙一流”建設保駕護航。