項目管理信息化研究與實踐

宋付英 陳新榮 趙傳玉

[摘? ? 要] 文章從實際業務需求出發，梳理了信息項目管理的流程、設計了流程數據庫表單、研發了項目管理系統，實現了項目管理業務流程化、流程表單化和表單信息化，實現了項目管理從人工模式到信息化模式的轉變。通過對信息項目全生命周期的信息化管理，積累了企業信息化管理數據資產，實現了信息項目管理過程陽光透明、可追溯，提高了企業信息化項目管理的科學性。所做研究和實踐，是對企業項目管理信息化的有益探索，有利于避免重復立項、重復投資、重復建設，對企業降本增效具有重要意義。

[關鍵詞] 項目管理;管理信息化;業務流程化;流程表單化;表單信息化;降本增效

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2021. 01. 054

[中圖分類號] F270.7? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2021）01- 0135- 02

0? ? ? 引? ? 言

信息化時代的來臨，要求各行各業適應時代需求，迅速轉變觀念，充分利用信息技術改變項目管理方式，提升項目管理水平和效率，為項目管理決策提供科學依據。對項目全生命周期進行信息化管理，實現項目管理業務流程化、流程表單化、表單信息化，勢在必行。本文基于實際的業務需求，對油氣勘探開發專業信息項目過程管理信息化進行研究與實踐，取得了顯著成效。

1? ? ? 研究背景

企業在長期的信息化管理工作過程中積累了大量的基礎資料和信息資產，這些資源對于今后的信息化建設決策具有重要的借鑒和指導意義。油氣勘探開發領域信息項目過程管理信息化研究與實踐，就是基于實際的業務需求，利用信息化技術手段作為支撐，對勘探開發專業領域的信息項目實行全生命周期的信息化管理，實現對信息項目的需求、立項、實施、應用效果評價等全生命周期各主要環節進行陽光、透明、可追溯管理，積累企業數據、知識資產，提高信息項目管理水平和決策水平。

項目經歷了兩期建設。第一期完成了項目信息管理、專業軟件庫、專業軟件分析三大功能模塊共計22個二級功能模塊的開發，實現對各二級企業信息化項目的管理，以及對各二級專業軟件配套、供應商、軟件信息進行統一的管理。基于管理制度變化、業務增長需要和管理模式變化的需要，二期進行了管理流程的升級再造、數據庫升級改造和功能升級改造。

經過兩期建設，全面實現了勘探開發專業信息項目全生命周期的透明化管理、留痕管理，保證了項目檔案完整、準確、系統、有效，提高了專業信息項目管理水平，為專業信息項目決策提供依據。

2? ? ? 研究內容

專業信息項目過程管理信息化研究與建設的主要內容主要包括三個方面：一是管理業務流程化，根據項目管理相關規章制度要求和實際管理需求，梳理項目管理業務，制定管理業務流程;二是流程表單化，利用關系數據庫原理進行數據庫設計，把業務流程轉化為關系數據庫表單;三是表單信息化，利用先進的信息技術，研發信息項目管理平臺，實現項目管理信息化。

2.1? ?管理業務流程化

利用信息技術實現項目管理信息化的首要任務就是理清管理業務流程，包括項目管理主流程和各個業務階段的子流程，實現管理業務流程化。專業信息項目管理有一個主業務流程、5個子業務流程。

2.1.1? ?項目管理主流程

基于項目管理專業知識，梳理實際業務流程，信息項目管理業務的主流程包括五個階段，即：項目前期->項目立項->項目實施->項目驗收->應用評估（見圖1）。

每個階段都有一個獨立的子流程。

2.1.2? ?項目管理子流程

（1）項目前期階段。主要包括：年度需求征集與對接、可行性研究與審查兩方面的內容。上級管理部門下達年度項目需求上報通知，各二級單位主管部門征集年度項目需求上報上級管理部門，上級管理部門召開需求對接會，形成年度需求建議計劃，二級單位根據通過的年度項目計劃編制項目建設方案，經上級管理部門審查通過之后，進入項目立項階段。

（2）項目立項階段。各二級單位編制可行性研究報告，呈報上級管理部門審查。上級主管部門審查可行性研究報告之后，下達同意建設的批復文件以及相應的資金計劃，項目進入實施階段。

（3）項目實施階段。各項目承擔單位開始項目實施工作，包括市場調研、編制詳細的技術規格說明書、招投標、合同登記、實施過程管理、項目計劃變更等工作，按照項目進度計劃定期上傳合同、技術附件、驗收報告、驗收意見等過程文檔，并按照各級相關管理要求做好項目質量管理，為項目的最終驗收做好準備。

（4）項目驗收階段。項目實施完成之后，上級管理部門組織項目的驗收工作，驗收通過之后項目進入實際運行階段。

（5）項目應用效果評估階段。為了了解項目運行情況，評價項目應用效果，對后期項目建設決策提供支持，項目運行一個階段之后，上級管理部門組織開展項目后評估工作，包括上級主管部門篩選參與評估的項目、項目承擔單位自評、上級主管部門評估等內容。

2.2? ?流程表單化

流程表單化的過程，就是用關系數據庫表單數字化業務流程的過程，為流程管理信息化奠定基礎，包括關系數據庫設計和數據庫建設兩方面內容。

關系數據庫設計實現流程表單化的必備步驟和措施，主要是分析項目管理主流程、各個子流程內所包含的獨立活動，在關系數據庫中，用一張表單表示一個活動的信息，從而把管理流程轉變成數據信息，為信息項目管理系統研發奠定基礎。整個項目中，涉及流程的表單共有27個。數據庫設計好之后，把項目管理的主流程、子流程數字化之后的內容存入數據庫，完成流程信息表單化，為后續項目管理系統建設奠定數據基礎。

2.3? ?表單信息化

表單信息化過程就是研發信息項目管理系統實現項目管理信息化的過程，是項目管理信息化建設的核心。根據目前企業對信息項目的管理模式，按照信息項目實施、管理、維護的工作模式和操作過程，把系統的用戶分為項目承擔單位實施人員、企業信息化管理人員（含企業領導人員）和系統管理員三大類，設計、研發了三類人員所需的功能模塊，實現了信息項目動態的 “看、用、管”。

“看”：主要用戶是管理人員。系統為管理人員提供自動化的“報表式”的服務，用于掌握年度項目需求計劃上報情況、對接情況、投資計劃下達情況、項目運行過程情況，及時進行預警分析和做出調整;查詢、分析項目配套軟件購置、應用情況，為后續決策提供依據。

“用”：主要用戶是項目承擔單位實施人員。用戶登錄系統，瀏覽通知，查看需求上報與批復情況，查看項目進度和上級主管部門的要求、整改意見等，按照要求跟蹤項目進度、上傳項目各階段資料等項目實施工作。

“管”：主要用戶是系統管理員。為系統管理員提供系統運維管理過程的相關功能，包括用戶管理，履行用戶身份認證、行為分析、安全審計等職能;授權管理，包括用戶角色管理、功能授權管理等職能;系統設置，即系統運行所需的參數動態設置等。

3? ? 取得成果

經過兩期建設與完善，梳理了信息項目的管理流程，研發了信息項目管理平臺，實現了項目管理信息化，提高了項目管理水平，達到了預期的效果。主要表現在以下幾個方面：

（1）梳理了信息項目管理業務的流程，實現了項目管理業務流程化。根據信息項目管理制度和項目管理業務要求，梳理出了項目管理業務為1個主流程、5個子流程，使得業務流程更加清晰、明確，也更加符合管理制度要求和管理業務要求，為項目管理信息化奠定業務基礎。

（2）建立了信息項目文檔資料庫，實現了業務流程數字化，積累了項目全生命周期的數據資產。通過關系數據庫設計了項目管理一個主流程、5個子流程的表單和過程管理、文檔管理的表單，收集、保存了各管理部門和二級企業信息化項目方方面面的信息，過程完整，文檔齊全，包括需求、立項、審批、實施、效果評價等各階段翔實的資料，為項目管理信息化奠定數據基礎。

（3）研發了項目管理平臺，實現了信息項目全生命周期過程管理信息化。在梳理業務流程和數據庫設計的基礎上，研發了項目管理平臺作為項目管理業務的唯一入口，管理部門、項目承擔單位同臺工作，通知下發、資料上傳、審批審核、統計分析等工作都通過平臺完成，項目的審批過程、建設過程、應用情況等全程陽光透明可追溯。

項目管理平臺是項目全生命周期管理信息化的載體，是項目質量管理的重要技術手段，有利于避免重復立項、重復投資、重復建設，對企業降本增效具有重要意義。

4? ? ? 結? ? 語

本文基于實際管理需要，從實際業務需求出發實現了信息項目管理業務從人工模式到信息化模式的轉變，利用信息化技術提高了信息項目管理的規范性、科學性。所做的研究和探索，對信息項目統一規劃、統一標準、統一設計、統一投資、統一建設、統一管理具有重要的借鑒意義。如何與知識管理技術、人工智能技術相結合，為項目管理決策提供更加科學的依據和更加高效的支撐，是未來進一步深入研究的方向。

主要參考文獻

[1][美]Project Management Institute.項目管理知識體系指南（PMBOK@指南）[M].第5版.許江林，譯.北京：電子工業出版社，2013：38-41.

[2]趙麗坤，陳立文.軟件管理模型驅動企業信息化進程[J].商場現代化，2007（5）：67-68.