新時代檔案管理信息化微探

關鍵詞：新時代;檔案管理;效率

科技的飛速發展推動了各行業的變革和創新，檔案管理工作與信息技術的交叉讓管理工作更加高效。當今時代信息化的發展勢必會推動著檔案管理工作向著數字化、共享化方向發展。檔案資源是企事業單位有效記錄生產、經營、銷售等方面活動的有效憑證，是經營管理工作的重要組成，更是企事業單位發展的見證。原有傳統的檔案管理模式已經不能適應企事業快速發展的需要，檔案管理工作迫切需要新的理念和思路的注入，推動他們的快速發展。因此，利用全新的模式、理念和方法對檔案管理信息化進行研究，并不斷創新。檔案管理的信息化徹底改變了傳統檔案管理的種種弊端，改變了工作落后的局面，更好的推動檔案管理工作向前發展。

一、檔案管理信息化內涵

眾所周知，信息技術早已成為我們日常工作生活中不可或缺的一部分，對檔案進行信息化探究可以更好的應用到企事業單位、學校等各行各業中。檔案信息資源中記錄的人或事或經歷的信息，可以真實有效的還原歷史事件。檔案管理工作的目的在于保留和記錄歷史，并根據目標群體的個性化需要提供有針對性的服務。因此，檔案管理信息化主要是指在信息技術支持下開展檔案管理工作，將傳統紙質檔案掃描轉成電子檔案，在提高檔案管理水平的同時更好的發揮檔案信息的應用價值。在當前的新時代，檔案管理信息化是檔案管理工作的主要載體和平臺，企事業單位如果能夠充分利用現代化技術加上對檔案管理工作進行完善和創新，勢必會提高單位的辦公效率，為檔案管理工作培養更多的人才。

二、檔案管理信息化的內容

檔案管理要充分利用信息化手段，因為檔案管理的目標就是利用信息化手段方便快捷的查詢想要的信息，通過計算機的高速運轉實現在成千上萬的眾多檔案中快速檢索。當前的檔案檢索一般主要包括簡單檢索和高級檢索兩種方式，簡單檢索就是通過關鍵字或詞快速完成篩選，將所需檔案呈現在面前，而高級檢索則是較為復雜的方式進行，主要根據檢索者的需要把檢索意愿和要求進行組合，實現模糊檢索的方式，提供更多的選擇和更多的參考。檔案管理信息化還包括檢索權限，按照一般檢索程序，計算機軟件檢索到的是所有相關的目錄數據，然后檢索對外開放的檔案目錄，最后才把對外開放的檔案檢索出來，由于檔案管理的保密性，就需要把一些檔案進行加密，使沒有權限的檢索者無法檢索到，只有獲得相關權限的人才可以檢索到相關內容，確保檔案管理的安全。由于檔案管理工作繁雜，有效的對檔案管理進行分類也是重要的內容，一方面要增加新類別的檔案，跟工作的職能和類別進行分類，方便大數據的檢索，另一方面要削減無效的檔案類別，及時進行合并或刪除，確保檔案管理的有效性。檔案的信息是不斷變化的，因此檔案信息的錄入就顯得尤為重要，當前檔案信息錄入主要通過檔案管理人員手工錄入實體檔案、掃描方式錄入和計算機將電子文件生成電子檔案的方式，在錄入過程中要尤其重視文件的標題和檔案號的分類，否則很容易出現錄入信息而無法檢索的情況。最后，檔案的利用記錄是十分必要的，因為檔案的利用是檔案管理的最終目的，更是檔案價值的體現，無論采用什么手段都必須要做好檔案記錄工作，利用網絡對檔案進行智能分析可以有效的啟發檢索者，為決策者提供最后的方案和決策的參考。

三、新時代檔案管理信息化存在的問題

1.檔案管理信息化意識不強。盡管檔案管理者大多認識到了信息化建設的重要性，但缺乏真正把信息化建設與檔案管理融合的意識，部分管理者認為信息化檔案管理固然方便，但也存在泄露信息的風險。已經習慣了固有的檔案管理模式，檔案管理者傳統的檔案管理思維很難被打破，盡管在信息化時代，他們仍缺乏參與信息化檔案管理的熱情和積極性。實現檔案管理由紙質向信息化轉變的過程較為繁瑣，尤其是初期有著較多的工作，這不僅需要檔案管理者投入較多的時間和經歷，還需要他們積極學習現代化的檔案管理知識，能夠靈活運用檔案管理軟件，這無疑給檔案管理者增加了多余負擔。同時，很多人認為檔案管理工作應該是清閑簡單的，不應該花費過多的時間，在種種傳統思想的影響下，現代化的管理理念很難在檔案管理工作中實現。

2.當前檔案管理仍存在諸多不規范情況。新時代檔案管理工作要想順利有序的推進就必須實現與信息化的融合，但當前檔案管理工作不僅質量低下，而且基礎差，造成很多信息化軟件無法真正發揮作用。由于檔案管理工作多不被部門重視，在信息化實踐過程中相關操作程序并不規范，容易出現諸如檔案分類、整理等環節與信息系統不適應的情況，一些單位沒有一定的檔案管理設備，缺乏計算機等硬件設施，多是將部門不用的設備打到檔案管理部門備用，更不用說花錢購買相關的檔案管理軟件了，這種硬件軟件的不到位，很容易造成相關工作無法有序的開展，最終阻礙檔案管理信息化的進程。

3.檔案管理人員的相關業務水平仍有較大的提升空間。檔案管理工作實現信息化的最重要角色就是人，而真正從事檔案信息化管理工作的人大多非科班出身，對檔案管理只是了解但不夠深入，單位很難在短時間內組建一支信息化能力強、專業水平高的隊伍來推動相關工作。實際從事檔案管理工作的人員除了專業不對口，還存在學歷層次不高的情況，他們很難掌握到專業化的知識，而高科技的人才又不愿意來檔案管理這些“冷衙門”。在職的檔案管理人員對檔案管理信息化建設一知半解，工作中過于依賴以往的工作經驗，無法熟練操作相關設備和檔案管理軟件，正是由于學歷層次不高、專業不對口等情況，嚴重制約著檔案管理信息化建設的順利推進，甚至還會浪費大量的人力、物力資源。

4.檔案管理信息化建設設備不到位。檔案管理信息化建設主要依靠的就是現代化的技術和高科技的信息化裝備，而這些設備的背后必須有著充足的資金作為支撐。但由于檔案管理部門在單位中重視程度不夠，相關資金無法到位，就會出現檔案管理效率低下，推進困難，保存不完整等情況。由于相關技術和設備的缺失使得一些紙質化檔案難以保存，無法開展高質量的檔案管理服務。同時，檔案管理軟件落后，系統更新緩慢，軟件卡頓，電子檔案掃描出現模糊、不完整，相關格式轉換不到位，都會在一定程度上影響著檔案管理信息化的實現。沒有完善的設備，工作人員的積極性無法調動，信息化的建設就會出現惡循環，影響檔案管理發揮應有的社會價值。

四、新時代檔案管理信息化提升策略

1.提升檔案管理信息化的重視程度，確保檔案信息化建設穩步推進。要想真正推動檔案管理信息化的實現，部門領導的重視程度是關鍵。部門領導必須充分認識到檔案管理信息化的時代要求，通過成立專門的工作小組，制定時間表來保障部門檔案管理信息化逐步推進。工作人員更要改變傳統的思維意識，認識到時代的要求，積極投入到檔案信息化建設中。一旦部門檔案管理信息化效果呈現，勢必會改變當前檔案管理混亂的現狀，極大的提高工作效率，實現部門的健康快速發展。也只有在領導部門和管理者的重視下，所有人才能全身心的投入到檔案管理信息化建設中，以更高的標準、穩定的速度實現檔案管理信息化的發展。

2.依托大數據構建檔案信息化平臺。在實施檔案管理信息化時為了保證最佳的工作效果，就必須在工作中深挖大數據的優勢，充分利用科技手段提升檔案管理質量。在實施中，工作人員要積極借助大數據平臺對信息數據進行存儲、接收、分類，方便后期對檔案信息進行優化改進。大數據可以先采集個人信息后上傳網絡，一旦有需要就可以快速調用相關信息，方便單位及時全面的掌握個人的全部信息，也方便單位對員工檔案進行統一管理。檔案管理者要積極應用大數據來整理、編輯檔案信息，及時完善員工信息，糾正錯誤數據，通過完善全面的數據化信息平臺對所有信息進行統一處理，在充分溝通的前提下來提高檔案資料的完整度，更好適應檔案管理現代化的需要。

3.加強檔案管理信息化的資金支持力度。企事業管理者要推動檔案管理信息化，資金保障是前提，部門通過引進現代化設備和先進軟件來提高檔案管理信息化的環境，減少不必要的浪費和成本支出，定期對檔案管理信息化進行維護，確保相關設備正常良好的運轉，高度關注掃描儀、打印機等高頻率使用的電子設備，確保正常的使用和保養。同時，相關部門還要建立一套完善的檔案管理模式，規范檔案管理信息化的流程，使更多的部門配合好檔案管理工作。檔案管理要進行高效率化的運轉還需要相關的員工的配合，結合科技設備將檔案信息真實、完整的保存起來，并根據不同區域、不同機構和群體進行分類，整理成電子文檔，為部門信息化發展奠定基礎。

4.加快檔案管理人才的培養，為檔案管理信息化發展提供人才保障。眾所周知，檔案管理工作是一個繁雜而長期的工作，僅僅依靠檔案管理的從業人員是無法實現檔案管理信息化發展。再加上當前部門的檔案管理人員專業技能缺乏的現狀，就迫切需要建立一直高質量的檔案管理團隊，通過高層次人才的引進和對現有人員進行在職培訓等手段來提高從業者的現代化信息技術水平，既讓他們明白自己肩上所負的使命，也要讓他們掌握先進的技術。同時，檔案管理部門與其他部門不同，有著嚴格的紀律要求、較高的政治覺悟，檔案從業者要擁有優秀的信息素養和信息技能，既可以高效的完成信息化建設，又能做到高度保密。

參考文獻：

[1]文秀.新時代檔案管理信息化建設的思考[J].蘭臺內外，2021（20）：1-3.

[2]丁蕾.大數據時代檔案管理信息化建設的現狀及路徑研究[J].理論觀察，

2021（06）：141-143.

[3]李嘉熠.信息資源共享視域下檔案管理創新思考[J].辦公室業務，2021（02）：71-72.

[4]胡召義.關于檔案信息化建設與管理的幾點思考[J].文化產業，2020（32）：142-143.

作者簡介：

王媛媛，1982年3月26日生，女，重慶市秀山縣人，大學學歷，畢業于涪陵師范學院，專業為漢語言文學，研究方向為檔案，現工作單位為秀山縣委政法委，工作單位郵編為409900，職稱為檔案館員