醫療設備檔案管理完整性研究

鄧思建，鄔江濤

(重慶醫科大學附屬兒童醫院設備處，重慶 400010)

隨著醫療設備的高速發展及現代醫院醫療技術的提升，醫療設備在臨床工作中發揮的作用越來越大，醫療設備檔案管理也在醫院檔案管理中占據著越來越重要的位置。醫療設備檔案管理是從申請、論證、申購、驗收、使用、維修、報廢等環節對醫療設備全生命周期信息進行全程跟蹤管理，是醫療設備管理中的一個重要環節，也是設備正常運轉的重要保障[1]。由于醫療設備更新速度日益加快，這對醫療設備管理，尤其是醫療設備檔案管理提出了更高的要求。

眾多學者及專家對醫療設備檔案管理中存在的問題提出了各自的觀點。劉翠花[2]認為，當前的醫療設備檔案管理制度缺乏具體實踐方面的操作指導，且醫療設備檔案管理工作漸趨復雜，較為滯后的信息化設備技術、非專業性的隊伍難以保證醫療檔案工作質量。也有學者認為存在檔案管理資料不全、檔案管理制度不完善、檔案管理人員專業性不強等問題[3-4]。針對這些問題，馬建賓[3]認為，在后續發展中應強化檔案管理意識，更加注重檢查與考核，加快管理信息化進程，明確職能權限，積極開展人員培訓，提高管理人員素質，不斷完善檔案管理制度。針對當前存在的信息化管理水平不高等問題，有學者認為可采用物聯網技術結合手持式平板設備，研制一套醫療設備維修管理器，實現醫療設備故障的實時感知和監控功能，輔助設備管理人員實現設備故障自動分析判斷。熊昌蓉等[1]應用二維碼技術，生成設備資產標簽，并運用手機等智能終端對二維碼進行掃描，實現設備信息查詢、報修、報廢等操作，提高了工作效率，最終實現了醫療設備動態管理。

1 醫療設備檔案管理制度現狀分析

近年來，在院領導的大力支持下，本科對全院萬元以上的醫療設備檔案資料進行了整理，加強了醫療設備檔案管理的規范化建設，利用醫療設備檔案對全院醫療設備進行全程監督，取得了初步成效。作者結合現有學者的理論研究，將理論聯系實際，以重慶兒童醫院為例，簡要從醫療設備檔案流程化管理制度為視角，針對現有問題為后文的對策建議提供案例支撐[5]。

1.1醫療設備檔案流程化管理制度

1.1.1醫療設備檔案的完整性原則 從申購、使用到報廢，整個過程都要對醫療設備進行建檔，包括醫療設備申購表、設備購置可行性論證報告、醫療設備裝備委員會論證過程；進口設備還需要市衛生健康委員會批復、設備招投標過程、購銷合同、驗收報告、操作手冊、維保記錄、調撥、報廢；50萬及以上大型醫療設備還需要經濟效益分析等[6-8]。完整的醫療設備檔案方便管理者及時查找檔案資料，實時了解醫療設備各方面情況，在醫療設備的全生命周期中可發揮重要作用。

1.1.2醫療設備的購置 醫療設備在購置前由科室提交醫療設備申請表和醫療設備購置可行性報告，包括設備功能需求、技術需求、新技術新項目可行性報告、設備經濟效益分析，設備檔案中要真實反映該設備對醫院經濟收入及醫療水平的貢獻情況[9-11]。以本院磁共振為例，大型醫療設備的社會效益分析為設備的購置提供依據，從設備開機利用率、設備年時間利用率、設備年能力利用率和設備年有效利用率分析設備經濟效益，綜合得出利用率均達到90%以上，說明本院磁共振設備已經達到飽和，有必要新購磁共振設備。設備購置可行性由醫院醫療器械裝備委員會進行論證，設備論證體現了醫院購置醫療設備的科學嚴謹、公正公開，也關系到醫院購置醫療設備的正確性，影響醫院購置醫療設備的成敗。醫療設備在招標時要充分論證供應商和設備的資質。供應商資質包括供應商營業執照、法人代表授權書、銷售人員和送貨人員信息、資信材料等；設備資質包含醫療器械注冊證、生產廠家資質、授權、設備市場占有情況、與設備有關的檢驗合格證書、設備彩頁、技術手冊、使用手冊、醫療設備的系統配置參數、售后服務情況[12]。其中，從系統配置參數可以看出設備能否滿足醫院提出的醫療功能需求，這是重要的技術支撐材料。售后服務情況能真實反應商家在設備進入醫院后對設備維護保養的應急能力，體現在商家電話響應速度、維修速度、對設備的巡查力度、售后服務態度等。這些材料均需要商家在參與投標時提供并保證其真實性，作為以后設備維護保養的依據[13]。

1.1.3醫療設備的合同簽訂與驗收 通過招標確定中標產品后，與供應商簽訂銷售合同。合同是雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議，依法成立的合同受法律保護，一旦合同條款有弊于醫院，將對醫院造成重大的經濟損失，簽訂合同必須嚴謹。合同條款要體現招標過程中醫院與商家協商的一切與設備有關的事宜。合同簽訂后由醫院檔案管理員、維修工程師、科室負責人和商家雙方共同進行設備安裝與驗收。驗收時主要查驗設備及附件的型號、數量、出廠編號、生產日期與合同中是否一致，開箱時觀察設備外觀的完好情況，通電后檢查設備是否正常運行，需進行醫學計量和質量控制的設備要使用相關檢測設備進行檢測。設備驗收合格后，形成相關檔案資料并由檔案管理員進行歸納、整理、存檔[14-15]。

1.1.4醫療設備的使用、維修維護 科室使用醫療設備時建立設備使用記錄登記表及相關檔案，設備使用記錄登記表包括使用人員、使用時間、設備運行狀況、設備故障情況、使用人員簽字等信息，由檔案管理員定期進行收集歸檔[16-17]。醫院管理者和使用者可以通過設備使用情況記錄實時了解設備運行情況，分析設備使用效率。通過維修記錄登記表全程追蹤設備維修情況，質保期內設備廠家進行維修后由檔案管理員對維修記錄進行歸檔，質保期外的設備還需要簽訂維修合同。此外，需要定期進行計量和質量控制的相關設備資料也要歸檔。維修維護資料是評價設備質量好壞與廠家服務質量的重要參考依據[18]。

1.1.5醫療設備的調撥和報廢 醫療設備的使用部門發生變更，需要對設備進行調撥處理時，設備檔案中應有固定資產調撥審批表，并有相關設備調撥情況的記錄[19-20]。醫療設備的報廢是指對設備使用年限較長、無修理價值或技術淘汰的設備進行報廢處理。設備報廢檔案中應包含有設備報廢申請表、維修工程師技術鑒定、醫院行政管理部門及領導的批示。

1.2醫療設備檔案管理的難點

1.2.1檔案資料收集不全 由于醫療設備檔案的收集貫穿于醫療設備全生命周期過程，任何一個環節的疏忽都會造成資料的缺失，增加資料完整收集的難度[21-22]。檔案資料的收集不僅僅是檔案管理員的工作，更需要各臨床使用部門共同協作完成。

1.2.2檔案管理手段技術落后 目前醫院檔案管理大多停留在人工搜集、檢索階段，雖然計算機網絡技術發展迅速，在醫院管理中得到廣泛運用，但醫療設備的檔案管理仍然停留在手工搜集資料、手工檢索資料階段，無形中增加了資料搜集和檢索的難度[23]。

1.2.3檔案管理員業務水平不高，管理意識不強 醫療設備檔案包含醫療設備全生命周期的所有信息，部分資料在設備使用過程中從未進行過檢索，管理人員的重視程度不高且缺少崗前培訓，導致其在管理工作具有一定的誤差性，甚至忽略部分資料的搜集，特別容易忽略醫療設備動態資料(包括設備運行情況、維修維保情況、設備調撥等)，造成檔案資料缺失[24]。

1.2.4檔案借閱制度不合理、不規范 由于缺乏科學的管理規范，醫療設備檔案管理中存在很多問題，借閱過程中的潛在問題也會被放大。閱覽檔案資料的環節不完善，大多醫院在其制度上都沒有統一管理借閱標準，這使得借閱的任性度很高，借鑒工作未發揮應有的作用[25]。

2 關于完善醫療設備檔案管理制度的對策與建議

2.1加強醫療設備檔案管理的標準化管理 加強醫療設備檔案的制度化管理，制度建設是建好檔案管理工作的有力保障，醫療設備檔案管理要適應醫院發展的需求，不斷完善有利于醫院發展和患者需求的檔案管理體系。醫院可根據自身的實際情況，以《檔案法》為依據，建立一套適合本單位工作的醫療設備檔案管理制度，使檔案的采集、歸檔、審核、保管、交接、整理、調用、借閱等各個環節有章可循。建立起標準化、正規化的檔案管理模式，確保設備正常使用，提高設備利用率，充分挖掘設備潛力，為醫院的醫、教、研工作提供可靠的保障[26]。醫院還需要加強醫療設備檔案管理的意識，用制度約束管理者，明確職責權限，嚴格考核制度，做到獎罰分明，責任到人，實施嚴格的責任管理[2]。加強醫療設備檔案的標準化管理，醫療設備的檔案貫穿于醫療設備從采購到報廢的全生命周期，對醫療設備檔案的標準化管理可以約束管理者對資料的搜集。標準化管理包括目錄分類、檔案編號，需要檔案管理者一一對應搜集的資料與目錄，查漏補缺，保證資料的完整性，對搜集完整的資料進行編號歸檔，方便查找。除此之外，在建立醫療設備管理系統中應包含采購模塊、驗收模塊、檔案模塊、維修模塊、科室查詢模塊。從設備資料較為齊全的驗收階段開始建檔，驗收人員將資料錄入系統，檔案兼職管理員可從驗收模塊中將部分數據調至檔案模塊，歸檔后無法更改檔案信息，各臨床科室人員僅有查詢信息功能，以規避資料缺失或者錯誤的風險。

2.2加強醫療設備檔案管理的信息化建設 醫療設備檔案管理的信息化指運用計算機網絡技術，建立設備檔案數據庫，實現資源整合和共享，醫療設備檔案管理的信息化建設可以大大提高工作效率，完善檔案搜集工作。信息化建設由醫院提出需求，開發適合醫院實際情況的計算機管理軟件系統。系統除了能夠滿足一般資料查詢外，還要具備一定的統計分析能力，如大型醫療設備效益分析，設備使用完好率分析等，為設備管理提供多樣化的信息服務。可利用物聯網技術及二維碼技術等具體實現信息化管理[1,27]，將問題分版塊拆解，建立設備基礎數據管理模塊、故障信息分析處理模塊、維修人員管理模塊和維修查詢分析模塊等四大板塊數據分析體系，實現“技術服務數據”“數據反饋信息”“信息創造價值”及“信息實時跟蹤”的信息化動態監控治理體系。

2.3加強人才培養力度 首先需要提高思想意識，加強檔案知識宣傳，提高檔案管理員的法律意識和業務意識，提高醫務人員對設備檔案知識的認識程度，提高各級人員對醫療設備檔案的重視程度，其次需要加強檔案管理員的業務水平。檔案管理是一向細致復雜、無名無利的工作，檔案管理員要具備吃苦耐勞的精神，養成嚴謹細致的工作作風。同時，應派遣檔案管理員定期參加專家講座，為其提供更多學習和提升的機會，提高相關工作人員的業務素質和工作水平，進而提升檔案管理的質量和效度[28]。

3 小 結

通過實踐證明，完整的醫療設備檔案能提高醫療設備管理的工作效率，為設備申購前的調研工作、設備招標采購提供科學的數據，為設備維修維護提供技術支撐，在醫院運營中發揮著重要作用。隨著醫療設備技術的高速發展及醫療水平的不斷提高，醫療設備管理部門應及時掌握醫療設備市場的最新動態，為醫院發展拔得先機。醫療設備管理部門責任重大，任務艱巨，醫療設備檔案管理人員除了掌握醫院現有設備資料以外，還需要盡可能掌握更多醫療設備發展的最新動態，為醫院采購新設備提供決策咨詢。