應急管理部門檔案整合方法研究

馬賀

應急管理部門當中的檔案，指的就是在針對一些應急事件進行管理時所產生的所有原始記錄，對它們的總稱就叫做應急管理檔案。伴隨著應急管理部門的重新組建，在日常工作過程中針對復雜的應急管理檔案進行整合、建立與收集已經成為一個至關重要的研究課題。

吉林省公主嶺市，屬溫帶大陸性季風氣候，進入21世紀以后，降水驟然減少。由于自然降水減少，水資源短缺，旱象嚴重，地下水位明顯下降。也正是由于當地這種干燥的氣候特征，因此十分容易出現森林火災以及干旱等自然應急事件，所以應急管理部門在當地逐漸成為了不可或缺的一個領導組織。

更加具有鮮明的時代特色

公主嶺市的應急管理部門在檔案整合工作當中，具備了更加鮮明的時代特點。該部門當中集合了十余個部門的復雜檔案內容，從根本上突破了傳統檔案管理模式下各個職能部門之間檔案分散的缺陷。通過檔案整合工作，可以推動檔案數據管理的完善與“活化”，讓各個職能部門之間的檔案數據與檔案信息能夠越來越契合，從而為需要利用檔案的人員提供便利，從根本上發揮出檔案管理工作的現實意義，即提升應用效果。

更加具有強勁的現實意義

公主嶺市的應急管理部門在檔案整合工作當中，具備了更加強勁的現實意義。在檔案整合完成之后，借助于對檔案的查閱可以更好的把握經驗，依靠較強的理論依據，轉變工作人員的工作意識與思路，提升當地應急管理部門的整體工作質量與效率。與此同時，應急管理部門當中的檔案信息往往與人民群眾的日常生產生活密切關聯，因此進行合理的整合與應用，能夠推動廣大公民更加便捷的利用應急檔案，從而使他們的知情權能夠得到充分保障。

更加迎合“互聯網+政務服務”的基本需求

公主嶺市的應急管理部門在檔案整合工作當中，更加迎合“互聯網+政務服務”的基本需求?，F如今，伴隨著我國改革工作的不斷完善與推進，在公主嶺市地區的政府部門日常工作當中，越來越倡導“僅用一扇門、至多跑一次”的這種“一站式”工作服務。在應急檔案管理部門進行檔案整合之后，借助于針對政務服務工作的編碼管理，以及對事項條件、流程、名稱、材料以及時限等的規范，真正實現了同一種事項、標準及編碼，從根本上使服務事項的申請、審查、送達、受理以及決定等流程得到了簡化，減少了事項辦理時長，降低了個人與企業的辦事成本，節省了他們大量的精力與時間，同時也降低了政府的運行成本，提高了政府工作效率，進一步完善了應急管理檔案的整合水平。

檔案歷史數據整合資料較少

因為部分部門正處于改革與人員變動的關鍵時期，同時由于一些職能部門對歷史檔案的保存不夠完整，不同部門之間的存儲方式、格式等方面都各不相同，所以必定會導致歷史檔案管理工作出現一定缺陷，讓應急管理部門在這部分檔案的整合過程中沒有充足的資料作為保障。另外，根據相關規定要求，原有職能部門當中的檔案需要由各個職能部門一同進行封存，需要移交到檔案館當中的檔案必須及時移交。

檔案數據開發利用比較落后

對應急管理部門當中的檔案信息資源進行有針對性的開發與利用，能夠充分體現出該部門的社會公益性質，同時借助于大數據等各種先進的信息技術手段，建立起一個與公主嶺市地區社會發展實際相符的高效服務體系。但是從當前的現狀來看，當地對于檔案數據信息的開發與利用仍然較為落后，這嚴重限制了應急管理檔案管理與整合的現實意義發揮。

檔案管理人員專業素質不足

現階段，在應急管理部門當中的日常工作過程中，工作人員往往更多關注對檔案資料信息的保護工作，而針對檔案資料信息的開發與利用則嚴重忽視，部分檔案管理工作人員自身的專業素質不足，因此在工作過程中經常只能夠扮演著檔案保管人員的角色，而無法體現出檔案整合與利用的重要意義。在這樣的情況下，如果發生突發事件，在需要針對某種檔案進行調取利用時，極有可能出現無法及時應對的情況，進而造成更加嚴重的后果。

檔案管理人員提升自身的職業敏感性

一般來說，應急突發事件都有著不可預知的事件發生特點，比如我們日常生活中常見的地震、森林大火等，這都屬于公共突發事件。而應急部門則在這些應急突發事件當中充當著管理者的角色，針對這些應急突發事件來說，檔案管理工作十分關鍵，歷史檔案的完整性則更加重要，因為在歷史檔案當中，一般會有針對過往現實案例、應急預算、影響范圍以及持續時間等重要的數據信息，一旦部門檔案較為完整，那么在工作過程中相關部門就可以結合檔案當中豐富的理論經驗，及時采取有效措施來提升對應急突發事件的防控能力。

強化針對應急管理部門的檔案整合

1.需要與檔案館配合，對一些重大的應急突發事件檔案信息進行整合，而通常情況下，面對應急突發事件都需要以政府為領導，各個職能部門之間通力合作才能夠完成的任務，因此其中的檔案信息也會包括許多不同的職能部門。應急管理部門作為其中的“領頭羊”單位，必須要充分收集各種檔案，比如在工作過程中針對工作部署、具體實施以及后續處置等工作的文字和影音資料進行收集，從而將整個事件過程盡可能還原，為后人提供詳細的資料依據。

2.結合應急突發事件的特征，開展檔案編研工作。檔案資料管理工作絕不只是單單的檔案收集，而是要結合應急突發事件的特征，開展檔案編研工作，比如針對公主嶺市地區的地理特點、人口基數等多方面進行分析，另外還需要進行綜合性考量篩選從而強化檔案資料的目的性和有效性。借助于檔案編研工作，能夠讓后人充分汲取經驗，從而更好的應對應急突發事件。還要加強和當地檔案管理的深度溝通與協助，促進檔案信息的高效共享，擴展檔案整合的服務能力。

擴展多種災害信息接收路徑，豐富檔案內容

在針對應急突發事件進行緊急救援時，需要救援部門在事件發生后先針對災區信息進行全面掌握，了解歷史事件發生時的具體經驗、做法與教訓，從而為工作人員提供正確的引領與指導。對此，需要應急檔案管理工作人員在工作過程中，不斷擴展各種災害信息的接收路徑，以便于為其他工作人員提供堅實的理論依據。同時，在應急突發事件發生時，應急管理部門還會調用各種資源、技術設備與專業知識來輔助救援工作，因此我們還需要建立一個高效的信息共享平臺，讓公主嶺地區的日常工作能夠實現高效的信息溝通共享，還需要建立與其他部門的溝通，積極學習先進的管理經驗與辦法。

以應急管理部門為基礎，完善檔案管理制度

基于應急管理部門來說，我們還需要針對現有的檔案管理制度進行不斷完善，進一步促進應急突發事件應對的規范化與法制化進程。現如今，在針對應急突發事件處理過程中，針對部分信息進行管理往往并沒有獲取法律上的明確支持，因此必須要不斷完善相關的管理制度，加強法律制度建設，從而要求相關應急救援保障中心、社會救援隊伍以及災后重建團隊能夠結合檔案管理工作當中的制度標準要求來開展檔案工作。

運用各種教育途徑，提升檔案管理人員專業素質

應急管理工作人員的專業素養將直接決定著救援工作的實際效果，對此，就需要我們主動的擴展各種教育途徑，并做好相關應急預案與應急辦法的宣傳工作，積極為檔案管理工作人員組織開辦定期的專業培訓，為他們講解基礎應急知識與辦法，從而全面提升他們的專業素養，使他們能夠更好的應對應急突發事件，做好檔案管理與整合工作。

強化服務應急處置能力

應急突發時間當中的檔案服務工作一般具有較強的專業性、較大的工作量以及較強的時效性，因此要求檔案管理工作人員必須在提升自身專業素養的同時，針對各種檔案數據資料進行編研設計、組織實施與規劃管理，還可以組建專家咨詢庫，以專業人員的專業能力，來帶動整體的工作服務水平，提升服務應急處置能力，讓相關工作人員可以針對日常工作中不懂的問題通過專家咨詢庫得到及時解決。

公主嶺市受當地特殊的氣候地理條件影響，發生應急事件的概率較大，因此應急管理部門的設立十分關鍵。在日常工作過程中，必須要采取科學的辦法，加強檔案管理與整合工作，從而為日后的工作提供堅實理論依據，提升當地應急事件的應對能力。

（吉林省公主嶺市應急管理局）

參考文獻：

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