基于互聯網的高職院校檔案館信息服務策略研究

趙 瑩

高職院校檔案館建設伴隨著高職教育的發展，在高職院校得到大力推進。檔案館信息服務作為檔案館的重要職能，日益受到師生和社會關注。在互聯網技術已經應用到社會生活的大背景下，高職院校檔案館信息服務也需要與互聯網信息技術結合在一起，通過互聯網信息技術豐富館藏資源，提高管理質量，提升信息服務的準確性、便捷性、時效性。

一、高職院校檔案館信息服務現狀

近年來，高職院校檔案館建設得到長足發展，面向師生的信息服務能力逐步增強，面向社會的服務功能不斷擴展，呈現良好的發展態勢。一是信息內容日益多樣化。高職院校在檔案館建設上不斷加大投入，收藏范圍擴大，館藏資源增多，除了紙質材料外，錄音、錄像、電子等材料也逐步增加，通過互聯網的應用，檔案館可以為廣大師生提供多種類型的信息服務。二是服務對象日益多元化。隨著高職院校檔案館信息技術不斷加強，其服務功能也在不斷完善，高職院校檔案館的影響力也在不斷提升，在滿足校內師生查閱借閱服務的同時，也利用豐富的館藏資源、獨特的優勢為校外單位和個人研究提供各種服務[1]。三是服務手段日益現代化。隨著硬件條件的改善，高職院校檔案館加大了軟件的投入，現代化高效的管理手段取代了傳統低效的手工管理，紙質檔案電子化和檔案管理系統、互聯網等信息化手段的應用，使查詢者既可以在現場使用多種關鍵字進行查詢，也可以用互聯網查詢工具進行查詢，查詢結果既可以使用紙質材料，也可以使用電子檔案，初步實現了高效管理便捷服務。

然而，由于一些高職院校檔案館建設起步晚，資金投入相對不足，高職院校檔案館信息服務特別是在互聯網應用上存在諸多問題，主要表現在四個方面：

一是硬件設施較為落后。一些高職學校在建設檔案館并進行信息化改造時購置了新電腦，使高水平信息化成為可能。還有一些學校為了節省開支，直接使用其他部門或處室的二手電腦甚至是學生機房淘汰的電腦，這些電腦配置較低，購置時間較早，無法滿足檔案館信息化工作，更不能有效開展檔案館信息服務的互聯網應用。

二是軟件針對性不強。高職院校檔案館采用的信息管理系統大多是購買的商業通用軟件，自行開發的軟件很少,在應用上出現種種功能不能有效滿足使用的情況。有些檔案館與軟件公司溝通，進行具有針對性的二次改造，但由于往往是打補丁式的更新升級，改造后的效果并不理想。

三是主要面向校內網用戶?；诰W絡安全考慮和服務能力限制，針對外網用戶查詢有種種限制或者不對外網開放，降低了信息服務水平，縮小了服務面向群體，降低了檔案館的社會影響力。

四是管理人員素質參差不齊。目前，高職院校檔案館的管理人員主體為即將退休的教職工，年齡偏大，學習新技術新事物的熱情普遍不高；對互聯網等信息技術缺乏足夠的認識，認為使用互聯網提供服務雖然方便，但查閱的師生增多，無疑增加了工作量，本著多一事不如少一事的想法，不想不愿不主動應用互聯網新技術。

二、高職院校檔案館信息服務存在問題的主要原因

(一)對檔案館信息化建設重視程度不夠

檔案館在高職院校屬于教學輔助單位，不是核心業務部門，對檔案館信息化建設存在“說起來重要、做起來次要”的情況，沒有真正重視，在業務領導上沒有建立起有效的工作機制，在人力財力物資投入上沒有形成長效機制。正因如此，高職院校的領導并不重視檔案管理工作，對于檔案信息化建設的重視程度嚴重滯后，甚至認為檔案管理工作可以采用現有的管理模式，信息化的建設對檔案管理工作不會產生深遠影響，致使高職院校檔案信息化建設始終得不到應有的重視，這是檔案館信息化滯后的根本原因[2]。

(二)對檔案館信息化的資金投入不足

一些高職院校檔案館重視場地、庫房建設和環境改造，在這些方面的投入是顯形投入，見效快，容易出形象。但檔案館信息化屬于提升服務質量的建設，是隱形投入，投入時期長，還不容易顯現效果。一些學校就是投入資金了，也是重視硬件設備的投入，不重視軟件的投入。另外，信息技術一直在發生日新月異的變化，一次投入并不能一勞永逸地解決問題，需要持續地投入。有些學校往往一次性投入后，后期不再給予支持或支持力度很小，也造成信息化建設得不到持續發展，信息服務質量難以保證。

(三)檔案電子化推進緩慢

檔案館信息化服務的基礎是紙質檔案電子化，沒有紙質檔案電子化，檔案館信息化及互聯網應用都是無本之木、無源之水，無從談起。當前，還有許多高職院校檔案館的館藏資源以紙質為主，有的雖然在進行紙質檔案電子化工作，但由于檔案數量多，工作推進緩慢，僅僅是完成了近幾年檔案的電子化改造，還有很多檔案資料無法有效利用，各種檔案信息沒有被深入挖掘，電子化進程緩慢，嚴重制約了檔案館信息化和利用互聯網進行高水平服務的進程。除此之外，當前的電子化工程也不具有可持續性，電子化工程的后續維護工作相對煩瑣，而高職院校缺乏專業的檔案電子維護工作人員，同時也缺乏必要的資金支持，這些都會制約高職院校檔案電子化的建設進程。

(四)缺乏專業化管理團隊

目前對檔案館特別是檔案館信息化的程度不夠重視，導致高職院校檔案館管理團隊老齡化、非專業化的特征明顯。對于如何開展紙質檔案電子化工作，對于如何使用互聯網提高檔案信息服務水平都是不相適應的[3]。與此同時，由于缺乏專業化的管理團隊，高職院校檔案館并沒有構建專業化的管理體系，缺乏專業化的管理體系會影響到檔案管理質量，會增加檔案管理團隊的工作壓力，同時也會增加檔案管理人員的工作時間，最終會影響檔案管理工作的實效。

三、高職院校檔案館信息服務的對策

(一)加強體制機制建設，提供良好保障

高職院校應從學校層面建立健全由主管校領導負責，檔案、網絡信息、財務和主要業務處室負責人參與的檔案信息化工作領導體制機制，明確分工，明確責任人，明確工作進度，把檔案館信息化工作列入學校年度工作要點，把各部門配合檔案館信息服務工作納入年終工作考核，提高全校各單位對檔案館信息服務工作的重視。要強化檔案信息化資金投入，持續單列專項資金作為學校年度預算投入到檔案館建設，使檔案信息化有充足的資金保障。

(二)加強信息化專用硬件軟件建設，夯實工作基礎

專用硬件和專用軟件是檔案館信息服務的兩個重要基礎。高職院校應根據學校自身條件和工作實際，盡可能購置性能優越的檔案館信息服務專用服務器，滿足安全要求、保密要求，提升檔案館信息服務的響應能力?？紤]到大多數高職院校沒有開發檔案館信息服務專門軟件的能力，在采購商用軟件時，應讓學校網絡信息部門參與采購論證，以確保安全、功能實用、操作快捷、便于升級為目標制定好軟件功能需求和服務要求，使所采購的軟件符合高職院校檔案館信息服務特點。需要特別注意的是，在當前各學校建設智慧校園的背景下，檔案館信息服務軟件技術指標要與校園網一致，能滿足一網通辦的要求，不能另起爐灶，建成信息孤島。

(三)加快推進檔案電子化進程，解決制約瓶頸

沒有紙質檔案的電子化，就沒有檔案服務信息化，更談不上通過互聯網進行高效服務。高職院校檔案館要真正重視紙質檔案電子化工作，應細化工作進度安排，用較短的時間把歷年檔案電子化。鑒于高職院校人員設備條件有限，專業化程度不夠，學校自己實施檔案電子化工作進程會比較慢，可以采用購買專業公司服務的方式，用專業團隊做專業化的工作，加快推進電子化進程。要注意電子化技術指標與互聯網服務應用技術指標的對接，防止電子化后文檔格式規范等指標與互聯網應用不匹配，導致進行二次開發的問題。

(四)提升面向社會服務能力，擴大工作影響

社會服務是高職院校的重要職能，當然也應包括檔案館信息服務。因此，檔案館信息服務不能僅僅滿足校園內部師生需求，更要充分挖掘豐富的資源，面向社會提供服務，以畢業校友為服務起點，逐步擴大社會服務范圍。在保證網絡安全、數據安全的情況下對校外的服務主要側重利用檔案電子化和互聯網的便利條件提供查詢借閱服務。要主動策劃相關專題，利用各種媒介主動宣傳學校檔案工作，提升檔案館工作在學校工作的存在度，提升高職院校檔案館工作在社會的影響力。

(五)建設專業化檔案管理團隊，提供有力支撐

檔案管理是一項技術性很強的工作，需要專業技術人員來管理。因此，必須從思想上摒棄那種檔案管理沒有什么技術含量，不管什么專業的人都能干的思想。一是重視從事檔案管理教職工的成長培養，要讓檔案管理專業技術人員與學校其他專業技術人員在職稱晉升評定上、績效工資分配上享有同等機會同等待遇，提升檔案管理崗位的吸引力；二是實現管理團隊的專業化，引進檔案專業和計算機專業人員來充實管理團隊，逐漸淘汰將近退休的教職工，優化團隊結構[4]；三是加強服務能力培訓，既要強化檔案館信息服務和互聯網應用能力的培訓，更要注重職業素養的培訓。應建立檔案館信息服務考評工作機制，把服務師生、社會的工作量和滿意度作為評優評先、績效工資發放的重要指標，用制度激勵工作人員的主動性、積極性。