新發展形勢下事業單位辦公室行政管理工作的策略

劉志云 鹽城工學院 江蘇 鹽城 224003

任何單位的可持續發展，都離不開與之相關的行政工作，也就是說，保證行政管理工作的效率和質量，是事業單位實現可持續發展的前提基礎。而辦公室作為綜合、全面的辦事部門，在事業單位的正常運轉中發揮著不可替代的中樞作用。但由于行政管理工作內容多，不僅涉及單位內部的各個部門，還涉及文秘、檔案、值班、督察以及信息等其他工作內容，從而導致處理起來較為復雜。因此，結合實際工作，切實提高事業單位辦公室行政管理工作的效率和質量，是目前迫切需要解決的問題。

一、辦公室行政管理的現狀與問題

(一)行政管理制度有待完善

事業單位辦公室的工作具有一定的復雜性。在新發展形勢下，雖然事業單位為了促進經濟的持續發展、滿足新經濟體制的要求，對辦公室的行政管理工作進行了一定的改革與創新，也取得了一定的效果。但是，在社會和經濟快速發展的社會背景下，辦公室在行政管理工作中難免會出現問題，事業單位辦公室行政管理工作的相關制度要明顯滯后于事業單位的發展速度以及社會經濟體制改革的進程，從而導致辦公室的管理制度不能有效適用于實際行政管理工作當中，以至于行政管理中所存在的弊端較大，嚴重影響和制約了事業單位的進步和發展。

(二)員工綜合素質水平有待提高

辦公室行政管理部門職工綜合素質水平的高低，將直接影響辦公室行政管理工作能否有序、高效的開展，兩者之間存在必然的聯系。但就目前我國事業單位辦公室行政管理工作開展現狀來講，缺乏較高綜合素質水平的專業行政管理人員，其整體素質較差。由于行政管理執行人員的能力水平有限，導致無法有效保證行政管理工作協調和執行的質量。除此之外，因為辦公室工作的特殊性和復雜性，無論是執行、監督或者是服務哪項工作的開展，都需要逐層進行傳遞，在這個過程中就極易出現浪費現象，從而嚴重影響工作的效率，導致其工作效率低下。

(三)辦公作風建設問題

長期以來，我國事業單位對辦公室作風問題一直都是處于嚴抓嚴打狀態，將其當作發展的戰略性任務，在不斷的實踐當中也取得了不菲的成績。然而，在新發展形勢下，辦公室人員的作風建設依舊存在一定的問題，表現在生活作風、工作作風、思想作風等方面。在工作中態度消極、思想保守、不思進取，不能夠真實、客觀地對自己的工作進行評價，缺乏求真務實精神，甚至有些員工的生活作風極度缺乏自律意識，從而導致辦公室行政管理難度大大增加。

二、事業單位辦公室行政管理的策略

(一)合理提高員工服務意識

辦公室作為事業單位的服務窗口和服務部門，在考慮問題和解決問題時一定要有大局觀，要站在全局的角度看待問題，不能將眼光僅局限在某個部門，更不能為了某一個團體的利益而犧牲整個單位的利益。換而言之，就是辦公室的工作人員在工作中要嚴格貫徹落實單位領導的決策，立足于全局去開展工作，從而對各方的關系進行妥善地處理，實現高效服務和參謀。事業單位辦公室的行政管理工作，要以事業單位的整體利益為工作之基本，為社會提供服務，避免產生因為管理而管理的此類問題。與此同時，更要突破形式主義的束縛，樹立求真務實的意識，對財務支出嚴格控制，避免不必要的浪費和鋪張，并根據單位的實際情況選擇相適應的處理事情方法，力求將單位的利益最大化，積極創新與改革傳統的管理方式。

(二)明確各崗位職責

事業單位辦公室的行政管理工作具有一定的時效性和針對性，但在實際工作中，辦公室大部分崗位的設置都是隨機、任意進行設置的，缺乏一定的參考性和實際操作性，從而導致崗位之間出現重疊交叉甚至是空白的現象，最終在處理事情和問題時就會出現無人問津或者是多人干一件事的極端現象，造成人力資源的浪費和管理的混亂。由于崗位分工不明確，在出現問題后也無法進行有效的追責，也會大大降低辦公室工作人員的工作熱情和積極性，在處理問題時互相進行推諉，從而導致原本很簡單的問題卻難以完成，大大降低工作效率。但是由于辦公室行政管理工作的特殊性，領導臨時交辦的事務也較多，如果不能對各崗位進行精細化的區分，就會導致工作分配的混亂。因此，在設置辦公室崗位時，要綜合考慮，精細化區分，嚴格明確各崗位的職責范圍，逐漸提高行政管理工作的效率和質量，凸顯其針對性和實效性。

(三)加強職員思想作風建設

事業單位辦公室這種中樞機構擁有一定的綜合管理職能，因此要求辦公室職員要具備全面、充足的專業知識，同時還要兼備辦公系統自動化技術以及公共關系處理技巧，更要具備過硬的工作作風以及先進的思想意識。由此可見，加強辦公室職員的思想作風是多么的重要。首先，要加強辦公室職員的政策理論水準，包括對上級進行報告，對下級的行文以及日常事務的處理，都需要職員擁有較強的政策性。需要工作職員在工作中要嚴格遵守事業單位的規章制度、認真學習黨的理論要求和上級文件所傳達的精神，從而保證在行政管理工作中能夠充分體現單位的核心思想內容，緊靠黨的方針路線。其次，辦公室的行政管理工作不能只在辦公室內進行，要下基層走出辦公室，走進其他部門內，切實了解和掌握其他一線部門的實際情況，了解其發展動向和需求，并將其所掌握的資料整理后如實匯報給領導，嚴格按照規章制度進行管理工作。

(四)增強團隊協作精神

由于辦公室內部人員所負責的工作范圍不同，其職責分工也不盡相同，但是都是屬于一個整體、一個團隊。有些事情的處理是個人單獨就可以進行處理的，但有些事情則需要多人配合才能完成，，因此要加強團隊之間的協作精神和觀念，建立內部同事之間平等和諧的關系，增強其內部凝聚力，將行政管理工作做好。除此之外，辦公室不僅要負責處理日常固定的事物，還要負責臨時的傳達、收發之類的事務，這就要求工作人員的行政工作能力要非常的過硬，能夠統籌全局，在保證重點任務完成的前提下將其他任務完成好，合理安排工作時間和內容，妥善解決相關的問題，以此提供更好的服務。

(五)加強行政管理模式的創新

事業單位要先改善辦公室行政管理工作的現狀，首先就要根據辦公室行政管理的實際情況，找出其中所存在的不足，從而將其結合起來有針對性地對其進行改革，實施相應的改革管理辦法。事業單位辦公室的行政管理屬于幕后工作，因此要甘于做幕后的英雄，為單位的發展貢獻自己的力量，提供更好的服務。還要不斷加強其廉政建設，因為辦公室人員經常出現在領導旁邊，辦公室的精神風貌能夠直接影響到領導的形象，因此辦公室人員要做到潔身自好、一身正氣、忠于職守、勇于創新，做到勤政、廉政。通過不斷對辦公室行政管理模式進行優化和創新，以此實現事業單位辦公室行政管理的規范化、科學化，優化事業單位對外形象，做好單位內部服務工作，提高行政管理工作的效率和質量。

三、結 語

綜上所述，新發展形勢下對事業單位提出了新的挑戰和更高的要求，辦公室作為事業單位的中樞部門，所承擔的責任更加巨大，所要處理的工作內容在逐漸增多，其任務非常艱巨。因此，辦公室的行政管理人員要充分認識到自身的職能作用和重要地位，加強員工的思想作風建設，提高員工的自身綜合水平和職業道德素養，合理優化人力配置資源，不斷創新行政管理模式。以此做好相關的輔助、參謀、協調以及保障工作。抓住行政管理工作的重點，推動工作進程的開展，協調好各部門之間的關系。從而不斷提升服務的質量，有效發揮自身的管理職能，推動單位全面工作的有序開展。