“互聯網+”下檔案管理效率的提升策略研究

常 峰 南京市不動產登記中心

在現代移動互聯網快速發展的背景下，給檔案管理帶來了機遇，也帶來了挑戰。如何運用互聯網技術提高檔案管理的效率成為了普遍關注的問題。在現代檔案管理中，可以從完善數字化管理理念，構建信息化檔案資源管理體系和推動多元化檔案管理服務等三個方面提高檔案管理的效率，促進檔案資源的充分性利用。

以互聯網作為工具，信息的交流和共享顯得更加便捷，檔案管理的技術，以及檔案管理的理念等也已經發生了全面變革。在檔案的管理中既需要進行管理方式的變革，更需要提升檔案管理效率等方面。在檔案管理中需要進行全方位和個性化服務，解決在檔案數據等方面的時間和空間性錯位問題。在新的形勢下，“互聯網+”可以充分把握機遇，建立完善的互聯網檔案管理運行機制，進而提升信息化檔案管理的效率。

利用互聯網基礎設施的引入，以及檔案管理的塑造，能夠實現檔案現代化管理方面的建構，構建符合現代化檔案管理的模式等。在檔案管理和服務塑造中提升效率；在大數據和人工智能的融合下，形成互聯網創新成果和檔案工作的深度優化；在信息化應用方面，實現對“互聯網+”檔案管理的全面推動。檔案管理方面也由此形成變革，在現代化檔案管理和發展的趨勢下，有利于實現高效的檔案管理。

檔案高效管理存在的問題

（一）檔案數字化管理意識不強

現代檔案管理明顯存在效率不高的問題。檔案管理是各項管理工作中比較重要的工作，尤其是在“互聯網+”時代背景下，檔案管理推動信息化和數字化的管理趨勢逐步形成。很多的單位在檔案管理中不是管，更多的是收藏。檔案管理因為運用手工管理等模式不能充分性發揮數字化，以及信息化管理的效益，所以在檔案管理中社會效益和經濟效益等都非常不明顯。從檔案管理者來說，在互聯網和大數據運用背景下，信息化方面知識的匱乏，管理技術人才的缺乏，以及將檔案進行深度開發也存在不足等問題都導致檔案管理沒有形成信息化以及實現數字化管理。從數字化檔案管理認識的角度看，主要是從檔案管理機構的角度，沒有形成全員性的檔案管理認知，在信息化理念等方面沒有全面貫徹。

（二）檔案信息資源的利用率不高

檔案信息管理是檔案管理中的重要內容。但是目前多數單位在進行檔案管理時，沒有將信息化檔案管理作為管理中的核心要素。在檔案管理中，需要進行有效的分析和總結，如果不能充分性的運用信息化管理，尤其是不能引入大數據等進行信息內容管理的話，就不能快速提煉，或者說快速搜索需要利用的內容。在手工或者是半信息化的檔案管理中，往往存在重復性勞動，其管理不能集約，也不能為檔案資源的持續性利用等提供有效基礎。檔案資源的管理效率不高主要是因為運用傳統性的紙質檔案，不能形成在數據等方面的充分性利用。在檔案資源的管理中，需要從檔案資源數據等方面形成結合，從而可以在管理過程中融合管理體系。從目前來看，檔案信息資源利用主要是在資源的整合，以及提煉內容，形成便捷性的提取等方面，檔案管理沒有實現在管理強度，以及在管理效率性方面的提高。

（三）檔案服務的應急響應不快

檔案管理服務是檔案管理中的核心，在檔案管理中明顯存在服務不專業和不規范的情況。在檔案管理中因為制度缺乏，或者是制度執行不嚴格等，存在信息化檔案管理混亂等問題，比如檔案信息數據缺失，在管理中存在保管、借閱和保密制度貫徹不力等情況。在網絡信息互聯的情況下，檔案管理的手段不斷發展，計算機管理基本上普及，但是運用網絡進行檔案管理的單位并不多。在應急響應和應急管理中明顯不夠。在運用手工搜索，信息量大的情況下，對于檔案的收集和整理，以及檔案的利用和管理等都存在明顯困難。在服務的過程中如何進行檔案管理，核心是能夠形成快速的反映。在運用傳統性檔案服務中，進行響應的時間在半小時，甚至一天以上，這使得檔案管理會消耗大量時間。縮短檔案服務的應急響應時間，建構服務應急響應機制非常關鍵?？焖俚姆蘸晚憫切纬蓹n案服務和管理的核心，也是進行檔案建構的重要的環節，但是從目前來看，快速反映體系建設困難重重。

檔案高效管理對策

（一）完善和建構數字化管理理念

“互聯網+”的背景下信息化的管理，已經成為了各個行業管理中普遍性的共識。在進行檔案管理必須提升數字化的管理意識。從單位的主要負責人來說，提高對檔案管理的效益，將互聯網思想融合進入檔案管理是具有積極作用。在提升檔案管理水平方面需要對檔案管理者等進行積極的培訓和教育，促進其在管理水平方面實現提升。目前國外進行檔案管理已經在運用信息化的手段，比如運用信息軟件進行管理，通過軟件形成管理系統，資源管理系統等。在我國進行檔案管理也需要從軟件、硬件優化和提升等方面進行管理。比如檔案信息的數字化，可以方便檔案管理中直接調用電子數據信息，形成在管理中的提升等，通過建立檔案管理的網站等可以形成在信息等方面的交流。另外在條件許可情況下，可以建構數字檔案館，作為一種在各個行業檔案管理中嘗試的路徑。

（二）構建信息化檔案資源管理體系

在“互聯網+”的背景下，傳統性的檔案信息資源管理都以館藏數量等進行衡量。但在進行館藏資源的利用等方面卻沒有形成有效衡量，在館藏資源業績等方面更是沒有任何衡量和評估。從各級檔案管理部門來說，在資源方面也沒有形成共享的情況，這就造成了檔案資源在使用過程中存在明顯壁壘，檔案資源本身的使用效率也非常低。在“互聯網+”時代檔案信息管理需要從大數據、數據信息平臺、資源共享的角度形成體系性建構，在數據資源等方面形成內容收集和整理的機制，儲存和資料的使用等都具有緊密聯系。傳統型的檔案管理不能快速調用，造成了在使用效率方面不高的情況。通過檔案資源共享平臺的建設等，可以在檔案管理中體現規范化和制度化。在檔案資料幾何級別增長下，在交叉管控等方面越來越多的情況下，各個部門需要形成嚴密的配合。同時運用大數據等進行管理作用也越來越明顯。檔案信息內容方面的類型也將明顯增加，這就需要在紙質檔案的基礎上進行衍生，比如視頻、音頻和網盤等載體都可以作為檔案管理中的媒介。建構信息化的檔案資源管理體系不僅僅可以提高檔案管理的效率，還可以給客戶提供真正的便利。

（三）推動多元化檔案管理服務

檔案數據管理創新是提高檔案管理服務效率的基礎。在“互聯網+”的背景下，檔案管理需要運用網絡思維模式，在進行資源數據的管理中引入大數據管理理念，以及進行權限范圍內的資源共享等。在進行檔案管理中需要對資源等進行辨別和分析，目的是促進在檔案數據等方面的真實性和全面性。在大數據運用的背景下，需要對檔案等做好定性和解釋說明，在檔案管理中需要借助大數據等進行知識的挖掘和分析，運用科學的技術方法促進檔案管理服務等方面的效率提升。在服務質量上，可以根據服務標準等確立檔案的發掘知識，借助科學技術方法等促進檔案管理的效率提升。在檔案服務質量方面進行精準性匹配管理，通過用戶大數據的分析，形成在服務方法和服務模式方面的精準性匹配。在檔案多元化服務過程中主要是從適用目的、路徑和服務的內容等方面進行論證。在進行檔案管理服務的過程中需要建構獎懲機制，通過責任的劃分，加大檔案服務效率。在檔案管理體系的建構中需要梳理定期管理，優化治理措施等方面的管控等。

在“互聯網+”時代背景下，檔案管理的內容以及管理模式等都已經發生了明顯的變革。在這種情況下，檔案管理應該充分適應時代發展需要，在追求全新的發展和突破的背景下，實現檔案在管理模式方面的轉變；在互聯網大數據技術等運用下，提高檔案管理的效率，進而促進檔案管理實現革命性變革，以及對檔案資源充分性的運用。