網絡環境下對高校學生檔案管理的幾點認識

宋方圓 三門峽職業技術學院 河南 三門峽 472000

前 言：

在網絡環境下，高校檔案管理工作發生了很多變化，最突出的就是檔案管理的信息化、數字化。所以，在新的環境下，我們需要重新對學生的檔案管理工作進行分析、思考，借助信息技術更新檔案管理內容和形式，提高檔案管理的現代化水平。

一、網絡環境對高校學生檔案管理工帶來的機遇和挑戰

(一)機遇

據有關調查顯示，目前國內很多的高校都非常關注學生檔案的數字化存儲，且高校的有關管理部門也從思想層面對檔案管理工作的信息化、數字化進行了關注。同時，隨著各類新技術的應用，檔案的存儲載體也變得越來越多，檔案信息管理也發生了很大的變化，科學利用各類新技術，還能夠提升學生檔案利用率[1]。

(二)挑戰

在網絡環境下，檔案管理工作的技術要求更高，對計算機專業方面的人才需求更大，這和我國目前的高校檔案隊伍構成存在一定的差距，這種技術要求的提高和復合型人才間的不平衡是我們所面臨的一大難點。此外，網絡是一個開放的環境，網絡信息安全也是我們要面臨的又一難點[2]。

二、網絡環境下高校學生檔案工作的現狀分析

高校學生檔案管理工作對學生、學校來說都是非常重要的。但受到各方面因素的影響，目前依然還存在一些問題有待解決。

(一)對高校學生檔案管理工作認識不足

很多高校對學生的檔案管理工作不重視，認為對學生的檔案進不進行管理不重要，只要做好教學工作就行。而許多學生也認為檔案管理是學校管理部門的事，和自己的關系不大，對自身檔案信息是否會泄露等并不重視，也并未積極配合管理人員做好檔案管理工作[3]。加之，受到傳統檔案管理思想的影響，導致一些檔案管理人員對檔案管理工作認識不足，認為工作的重點就是搜集學生的檔案，并歸檔，并未重視這些檔案的開發、實用[4]。

(二)高校學生檔案信息化建設水平不高

第一，學生檔案數字化程度低。所謂的檔案信息數字化也就是借助數據庫等各項技術，將傳統的紙質文檔或者是已經存儲好的電子檔案進行整合，使其變成結構完整的檔案信息庫。但很明顯，現在高校學生檔案管理工作并未達到這一要求，還存在許多有待解決的問題。第二，檔案網站建設規模小、數量不足。檔案網站是檔案管理部門與學生或者是社會各行業交流的窗口，功能性強，但對網站建設、運維管理而言，所要投入的資源遠超過了數字化建設的投入，而目前許多高校還不具備建設獨立檔案網站的水平[5]。

(三)學生檔案管理隊伍的素質水平需要提高

在我們享受著網絡給學生的檔案管理帶來便利的同時，我們也要清楚的認識到給檔案管理工作帶來的挑戰。在網絡時代下，對檔案管理人員的能力水平提出了更高的要求，管理人員既要有一個負責的態度，又要具備扎實的檔案管理理論知識，最重要的是要能夠熟練實用計算機技術等各項技術。但現在高校學生檔案管理隊伍整體的素質水平并不高，專業的管理人才更是少之又少，還有許多高校也并未配備專門的檔案管理人員，即便是有，也都是由其他專業教師來擔任，他們的專業素質水平得不到保證，學生檔案管理工作難以得到有效落實。

三、網絡環境下做好高校學生檔案管理工作的措施

在網絡環境下，對學生檔案管理工作進行更新，提高檔案信息管理水平和利用率，是我們需要解決的重點問題。下面從三個方面對如何做好高校學生檔案管理工作進行了闡述。

(一)更新管理觀念，利用新技術，助力檔案管理工作

高校檔案管理部門、人員等各主體要加大和院領導人員的交流、溝通，確定檔案管理新思想，對網絡時代下學生檔案管理工作的新方向加以明確。同時，還要利用好新技術，對高校學生檔案管理工作加以更新，可以利用大數據技術挖掘、分析學生的檔案信息；并利用云存儲技術做好學生檔案的存儲工作；利用互聯網技術提高學生檔案管理的質量，以使高校的檔案管理工作高效完成。

(二)建設高校學生的檔案管理系統

在網絡環境下，要做好高校學生檔案管理工作，就必須要有一個科學有效的檔案管理系統，這是目前高校學生檔案工作的重點。第一，要為系統的建設、運維、管理提供充足的資源保障。第二，系統建設要圍繞學生展開，要滿足學生的需求，得到學生的認可和接受，如，可以利用數據庫技術建設關于畢業生網上檔案查詢系統，畢業生能夠通過身份認證進入到這一系統，查看畢業后檔案去向。同時，畢業生也能夠在系統中針對檔案問題留言咨詢，學校檔案管理部門也可以在系統中回復畢業生[6]。需要注意的是，如果檔案管理系統要更新升級，必須要對學生的電子檔案做備份處理，以免檔案信息損壞。第三，學生檔案管理系統的建設，需要對其安全性加以考慮，要有效借助信息技術手段解決電子檔案安全問題，可以提升電子檔案的安全保護等級，以免學生的信息被不法人員竊取利用。第四，要保證檔案信息系統的建設的標準化、體系化。這就包含語言格式的標準化、操作流程的標準化等內容。

(三)提高檔案管理人員的整體素質水平

高校已有的檔案管理人員大部分都是非專業出身的，缺乏專業檔案管理方面的知識、技術、經驗等，甚至有些檔案管理人員對以前的檔案管理方式應用的也不是很熟練，更不用說利用現代化的技術進行檔案管理了。所以，在網絡環境下，高校要加大對檔案管理人員的教育培訓，這是提高高校學生檔案管理工作質量的關鍵。具體如下：第一，營造一個好的學習環境，鼓勵自學。檔案管理人員要對自身工作引起重視，通過各種方式、渠道加強檔案管理方面知識的學習，對新時期最前沿的檔案管理知識有一個了解，并能夠準確把握檔案管理新動態，以豐富自身的知識儲備。第二，高校上級領導要給檔案管理人員提供一個外出實踐學習、進修的機會?？梢蚤_設各種類型的培訓班，對在崗管理人員進行培訓，也可以安排在崗人員到先進單位交流學習。第三，高校檔案管理部門人員要定期進行業務交流，對工作中存在的問題加以探究，以解決問題，共同做好學生檔案管理工作。第四，利用政策制度來約束和激勵檔案管理人員，讓他們能夠嚴格按照要求做好自身工作，留住更多的人才，組建一支業務水平高、技術水平高、素質好的骨干學生檔案管理隊伍[7]。

結 語：

總而言之，在網絡環境下，我們需要對高校學生的檔案管理工作有一個新的認識，與時俱進，更新管理觀念，利用新技術，助力檔案管理工作，同時，還要建設高校學生的檔案管理系統，不斷地提高檔案管理人員的整體素質水平，使高校學生檔案管理工作順利開展。