高校美術類院系教學檔案管理問題與對策探析

何宗文 陜西學前師范學院美術學院

美術類院系教學檔案的收集、分類、保管和利用組成了美術類院系教學檔案管理工作的主要內容，是院系的教學與教學管理水平和教學創新工作的重要參考依據和憑證。分析高校中美術類院系教學檔案管理中普遍存在的問題，提出針對性解決方案，結合美術類院系學科特點完善和規范美術類院系教學檔案管理工作，是提高學科教學質量和建設水平，規范美術類院系教學管理需要解決的重要任務。

美術類院系教學檔案是指美術類院系在教學、教學管理和教學科研等相關工作和活動中形成的具有保存價值的文檔、作品、影像等原始資料，對這些原始資料的收集、分類、保管和利用組成了美術類院系教學檔案管理工作的主要內容。完整而系統的教學檔案資料能夠全面客觀地反映美術類院系在教學管理、學科建設以及教育科研等方面的情況，是院系的教學與教學管理水平和教學創新工作的重要資料參考依據和憑證。結合美術類院系學科特點完善和規范美術類院系教學檔案管理工作，有效開發利用高校檔案，能促進高校教學、科研、教育改革等工作的良性開展，有效地為校務公開、高校評估、建設工作提供依據和憑證。

一、美術類院校類專業教學檔案的特點

美術類專業作為藝術類學科，教學環節中包含大量的技能訓練等實踐性教學環節，由此產生的教學檔案相比于其他學科其教學活動具有突出的專業特色。

首先，美術類教學檔案具有載體和形式上的多樣性。美術類專業人才培養方案中，大量的技法類課程考核是以學生作品為考核主要依據的，包括繪畫、現代設計、傳統工藝、書法、雕塑、篆刻等門類。而這些作品不同于規格統一的試卷，依課程不同而各具特點。學生考試和作業檔案載體廣泛,形體多樣,與其他院系檔案有很大差別。其次，美術類專業的教學環節的特殊性決定了該專業教學檔案的獨特性。相比其他專業，美術類教學不僅有各類專業性的技法類課程，還有采風、寫生等外出實踐類課程和畢業創作等成果展示類課程。這些課程的不同特性決定了美術類專業對應的教學檔案管理具有更強的專業性和獨特性。此外，由于大量繪畫類實物作品的歸檔，對相關檔案管理帶來了技術性要求，如色料的氧化性和紙張的吸濕特性等因素，這些因素更增加了檔案管理的專業性和難度。

二、美術類教學檔案管理中存在的問題

(一)建檔與管理意識淡薄使教學與檔案管理脫節

作為教學主體之一，長期以來，很多美術和藝術設計專業課教師往往把工作重點放在教學環節，對教學檔案管理的重要性認識程度不足，導致教學環節和教學檔案管理脫節。在日常教學及科研過程中大量有價值的教學過程和教學成果因為教師缺少有意識的保留與整理，造成相關檔案材料的遺失與散落。此外，教學檔案來源分散，除上級業務部門和本校下發的各種文件、二級學院的內部文件外，還有大量文件材料散存于一線教師。這也會導致相關教學檔案無法歸檔，對教學檔案管理工作造成負面影響。

(二)缺乏體現學科專業性的檔案管理規范與制度

由于檔案管理人員缺少對美術學科教學和科研特點的了解，缺乏能體現美術專業特色的檔案信息收集與管理的規范，檔案在管理過程中無論是收集還是分類都沒有一個能體現學科特色的機制進行指導和約束，一方面導致部分體現學科特色的檔案收集不全，如一些具有較高學術價值的美術檔案材料未能及時歸檔，導致教學資源不完整，影響檔案的利用。另一方面也會導致即便檔案收集上來了，但是沒有得良好的分類管理。檔案管理的粗放化，這些都是制約美術專業教學檔案管理的負面因素。

(三)檔案管理偏重于實物化導致信息化管理技術落后

部分美術類院系教學檔案收錄方式更注重于實物材料的收集。教學檔案管理手段還是以實體檔案為主，電子檔案管理系統的應用較少、信息化建設水平不高。由于美術學科作品門類繁復，設計各種平面和立體作品需要占用大量空間，同時由于專業特點，作品材料、尺寸大小不一，難以規范，造成實物檔案收集、分類和保管的困難。盡管隨著數字化的普及，美術院系對于檔案管理都進行了相關的數字化改革，但仍然有相當多的美術院系檔案管理處于滯后狀態，缺乏科學的檔案信息收集、整理、歸類體系。造成難以對相關檔案分類和查閱，影響到相關信息資源的有效開發與利用。

三、美術類專業教學檔案管理對策

(一)強化檔案工作意識并完善教學檔案管理體系

高校美術院系教學檔案管理涉及日常教學和教學管理的方方面面，完善的教學檔案管理工作離不開院系全體教師和管理人員的配合。因此，強化全員檔案管理意識，有必要提高大家對教學檔案管理工作的重要性認識，建立全員參與的教學檔案管理體系。從而形成良好的教學檔案管理意識和環境，這是提高美術類院系教學檔案管理水平的前提。

此外，還應結合美術類院系學科教學特點，建立統一領導、分級管理、專業特色突出且符合院校實際的校、院二級教學檔案管理體系。此外，學校檔案管理部門在驗收各院系移交的教學檔案，做好校級教學檔案的整理、分類和保管的同時，應對院系檔案管理工作定期進行專業指導和業務督查，指導和協助院系做好院系級別教學檔案管理工作。明確崗位職責，理順層級關系，形成職責分明、條理明晰的檔案管理工作體系。

(二)加強檔案管理隊伍建設從而提高檔案管理人員的業務素質

美術院系的教學檔案管理任務繁雜瑣碎且管理難度較大，而現實中相當一部分院系往往是院系的辦公室、教學秘書等人兼職檔案管理人員。這些人員一方面給要完成自身崗位工作，又要兼顧檔案管理工作，從精力和專業性方面都難以勝任教學檔案管理工作。這就需要院系應當加強教學檔案管理隊伍建設，教學檔案管理工作能否順利開展，在很大程度上取決于管理人員的專業素質。作為美術類院系教學檔案人員，應當既熟悉美術學學科教學特點、又懂檔案業務，同時還要掌握計算機技術的專業人才，在此基礎上，教學檔案管理工作人員不斷加強檔案管理專業業務學習，深化對教育部本科教學水平評估指標體系的認識和理解，結合美術院系教學和檔案管理特點，在實踐中不斷探索、完善教學檔案管理工作的發展規律,不斷提升教學檔案管理理念。

(三)結合專業特點強化數字化檔案管理

此外，在美術類院系教學檔案管理工作中，由于專業特點，需要收集的檔案需占用大量空間。故應將現代數字化管理手段運用于教學檔案管理工作中。先進的技術和設備、數字化存儲理念以及管理系統的構建，將有利于教學檔案的管理和利用效率。比如前面提到的各類繪畫、平面和立體作品可以用拍照的方式轉化成為數字圖片，圖片以學號專業、屆別、班級、姓名、作品分類等信息命名，以檔案分類、名稱命名文件夾的方式進行電子版專項教學檔案的分類歸檔。這樣就能把規格、材料各異的作品以數字的形式存放于硬盤等介質中，大大節省了教學檔案的存儲對于空間的要求，同時又節省了對歸檔作品定期清理、維護的工作環節，也方便隨時按照數字檔分類目錄按照教學和評估的需要隨時提取。

美術類院系數字化教學檔案管理手段的合理應用，一方面大大節約了辦公場地，減少了檔案管理人員的工作強度和難度，同時也更便于后期檔案的利用，提高了教學檔案管理效率，使教學檔案工作能充分體現院系教學質量和教學管理水平，真正做到來之于教學、服務于教學，為院系教學質量的提高提供扎實的基礎。