事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與管理方法探析

成 震 青島市教育裝備與信息技術(shù)中心

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)工具為人們的生活帶來了很大的便利，同樣，在事業(yè)單位檔案管理工作中，也要重視強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)與管理工作，以此來提供更加便利、安全、個(gè)性化的檔案服務(wù)。筆者在日常檔案工作中較為關(guān)注管理的優(yōu)化與創(chuàng)新，文章主要是對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與管理方法展開深度剖析，希望對(duì)于我國檔案建設(shè)、管理工作提供相應(yīng)的幫助。

在事業(yè)單位發(fā)展期間，檔案管理是一項(xiàng)重點(diǎn)、核心的工作內(nèi)容，但是在以往的檔案管理事務(wù)中，依然存在一些問題，很多事業(yè)單位自身的信息化建設(shè)水平有待提高，進(jìn)一步讓檔案管理工作和信息化管理模式深度整合在一起。由此，事業(yè)單位需要強(qiáng)化信息化建設(shè)與管理工作，通過運(yùn)用新技術(shù)、新方法、新手段，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新，用智能化工具取代人工操作，減少更多的人力支出、物力支出、財(cái)力支出，提高檔案管理工作效率，展現(xiàn)出檔案信息的綜合價(jià)值。同時(shí)，一定要注重設(shè)立檔案信息化安全建設(shè)體系，以此來保證檔案信息的安全性和完整性。

檔案信息化的建設(shè)與管理特征

在使用、查詢方面較為便捷

傳統(tǒng)的檔案記錄、存儲(chǔ)方式，存在一些問題，有待改善和優(yōu)化，在檔案信息查詢方面也不夠便捷、及時(shí)，無法有效提高檔案管理質(zhì)量、效率。通過檔案信息化建設(shè)、管理，在使用、查詢方面較為便捷，構(gòu)建科學(xué)的、有效的檔案信息管理體系，為用戶提供個(gè)性化、全面化的檔案信息查詢服務(wù)。同時(shí)，在檔案的信息化建設(shè)與管理工作之中，事業(yè)單位各個(gè)部門查詢到的信息也較為完整、準(zhǔn)確，能夠節(jié)省更多的人力、物力、財(cái)力，提高事業(yè)單位的經(jīng)營和管理效率。

存儲(chǔ)環(huán)境存在優(yōu)勢

事業(yè)單位中的很多檔案信息都較為重要，一些涉密檔案信息需要由專人保管，檔案管理工作量較為龐大，工作內(nèi)容較為復(fù)雜，會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。而在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)、管理工作中，能夠?yàn)闄n案存儲(chǔ)提供優(yōu)良的環(huán)境，防止出現(xiàn)單位數(shù)據(jù)信息泄露、流失的問題，讓檔案信息更加完整、準(zhǔn)確。伴隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，單位對(duì)于檔案信息化建設(shè)、管理工作提出更多新的標(biāo)準(zhǔn)和要求。在當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)、管理中，一定要不斷健全檔案管理體系，通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，讓檔案管理結(jié)構(gòu)更加合理化、系統(tǒng)化、完整化，增強(qiáng)檔案管理工作的安全性。

讓檔案管理更為規(guī)范化

在以往的、老式的檔案管理工作中，由于大部分的檔案數(shù)據(jù)、信息都需要工作人員來填寫和錄入，但是工作人員之間的個(gè)體差異比較大，不同部門的工作人員在填寫、審核檔案數(shù)據(jù)信息的時(shí)候，存在一定的差異性，最終會(huì)影響檔案數(shù)據(jù)信息中整體的內(nèi)容和格式，無法保證檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容、格式的規(guī)范化。由此，單位要借助于信息化手段來開展檔案管理工作，能夠讓檔案管理更為規(guī)范，方便檔案信息、資源的統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息、資源及時(shí)共享。同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)、管理中，通過專人專崗的形式，讓檔案管理更為規(guī)范化、系統(tǒng)化。

檔案信息化建設(shè)與管理的原則

全面統(tǒng)籌原則

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)、管理工作中，一定要遵循全面統(tǒng)籌的原則，基于統(tǒng)領(lǐng)結(jié)構(gòu)層面做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)移，以往出現(xiàn)重復(fù)性的檔案信息化建設(shè)工作，盡可能減少人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，圍繞不同類型檔案信息展開管理，重視舊檔案管理模式向新檔案管理模式的過渡，完善和健全組織制度，展現(xiàn)出檔案信息化建設(shè)、管理的優(yōu)勢。

技術(shù)適用原則

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)、管理工作中，一定要遵循技術(shù)適用原則，讓檔案信息化建設(shè)順利開展下去。檔案信息化建設(shè)、管理需要以信息技術(shù)作為重要支撐，事業(yè)單位一定要選擇適合本單位實(shí)際情況的系統(tǒng)軟件平臺(tái)，使用兼容性比較強(qiáng)的拓展接口，以此來全面拓展系統(tǒng)平臺(tái)中的各項(xiàng)功能。同時(shí)，在檔案的管理與建設(shè)過程中，一定要設(shè)定兼容性強(qiáng)的體系架構(gòu)，這樣方便日后新技術(shù)、新架構(gòu)和新內(nèi)容的融入，展現(xiàn)出檔案信息化建設(shè)、管理的作用和優(yōu)勢。

安全、保密原則

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)、管理工作中，一定要遵循安全、保密原則，遵守《中國人民共和國憲法》相關(guān)條例，落實(shí)公民保密義務(wù)，明確涉密人員的權(quán)力與義務(wù)，最大程度保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全性與完整性。同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)與管理工作之中，一定要圍繞“用戶需求”來提供檔案資料，保證原始資料的全面性、準(zhǔn)確性，讓全體員工適應(yīng)檔案信息化管理模式，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與管理的方法

樹立檔案信息化管理觀念

單位要想取得理想化的檔案管理成效，需要樹立檔案信息化觀念，讓檔案信息化項(xiàng)目能夠順利開展下去。通過在實(shí)際工作中的總結(jié)、調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，目前在信息化建設(shè)工作中，根本不能展示出一定的功能、作用與優(yōu)勢，檔案的存儲(chǔ)方式、管理方式較為落后。同時(shí)，目前單位中的檔案管理人員呈現(xiàn)出分散化的現(xiàn)狀，缺乏一定的主觀意識(shí)和參與意識(shí)。

因此，一定要讓檔案管理人員具備較強(qiáng)的信息化管理觀念，基于檔案查找、檔案借還、檔案復(fù)制、檔案傳遞、檔案管理等層面，強(qiáng)化信息化建設(shè)，減少人力、物力、財(cái)力支出。事業(yè)單位要強(qiáng)化對(duì)檔案信息化建設(shè)的教育、宣傳，由上到下落實(shí)檔案信息化建設(shè)工作，通過激勵(lì)、溝通、獎(jiǎng)勵(lì)的方式，讓員工深切感受到開展檔案信息化建設(shè)的迫切性與重要性。

在檔案信息化建設(shè)期間，單位一定要投入更多資金和技術(shù)方面的支持，加大基礎(chǔ)設(shè)備投入，并且要聘請(qǐng)專業(yè)人士來負(fù)責(zé)檔案管理與建設(shè)工作，相關(guān)人員不僅要具備檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)的理論知識(shí)，還要能夠熟練操作系統(tǒng)軟件，這樣才能夠取得理想化的信息化管理成效。

除此之外，單位一定要重視對(duì)員工的監(jiān)督與管理。用戶需求是關(guān)鍵，員工需要深刻認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)和管理的重要性，帶動(dòng)基層工作人員的凝聚力和積極性，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)貢獻(xiàn)出自己的力量，這樣才能夠促使事業(yè)單位檔案信息建設(shè)更好地發(fā)展。

強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

只有做好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，才能夠?yàn)闄n案信息化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。檔案室通常是事業(yè)單位中的重要行政部門，在具體的檔案信息化建設(shè)、管理之中，要及時(shí)更新或置換老舊的設(shè)施設(shè)備，更換已經(jīng)有損壞、使用不便的資料庫架，可以使用滿足檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的帶鎖資料架，把一些涉密載體放置在帶密碼鎖的文件柜之中。

在檔案信息化建設(shè)中，要安置通風(fēng)設(shè)備，配置專業(yè)的電子溫濕度檢測儀，以此來探測到檔案室中的溫度、濕度情況，確保檔案室的溫度濕度滿足檔案館里的需求。同時(shí)，相關(guān)部門一定要結(jié)合自身的發(fā)展需求、業(yè)務(wù)需求，設(shè)定相符的檔案信息化建設(shè)與管理系統(tǒng)平臺(tái)，以此來滿足長期檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)需求。在檔案信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)之中，一定要檢測系統(tǒng)中的存儲(chǔ)功能、計(jì)算功能、負(fù)載功能，注重檔案信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)的日常維護(hù)，讓系統(tǒng)能夠順利運(yùn)行下去。

事業(yè)單位要保證檔案存儲(chǔ)格式與拓展借口之間的兼容性，結(jié)合用戶、管理人員實(shí)際需求，對(duì)當(dāng)前的系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行更新與優(yōu)化，為之后的信息轉(zhuǎn)移、存儲(chǔ)工作奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，在事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)、管理工作中，一定要重視軟件、硬件管理，提升其安全性、利用率，對(duì)管理人員展開知識(shí)培訓(xùn)、知識(shí)學(xué)習(xí)活動(dòng)，必要時(shí)要聘請(qǐng)專業(yè)的檔案信息化管理人員，引入相關(guān)的密鑰技術(shù)、防火墻技術(shù)，提升檔案信息系統(tǒng)的安全性。

提升人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)

要想提升檔案信息化管理水平，一定要提高單位人員的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員無論在最初的檔案信息化建設(shè)期間，還是未來的檔案管理信息系統(tǒng)維護(hù)、使用期間，都是最為關(guān)鍵的，都承擔(dān)著重點(diǎn)工作職責(zé)，因此需要全程化跟進(jìn)。

事業(yè)單位要提升工作人員綜合素質(zhì)，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)的創(chuàng)新，才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，才能為企業(yè)、為用戶提供全面化的信息服務(wù)。檔案工作人員在日常工作實(shí)踐、學(xué)習(xí)過程中，一定要積極總結(jié)相關(guān)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)、技巧、方法，融入更多新想法、新技術(shù)、新內(nèi)容。單位要強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員專業(yè)化的教育與培訓(xùn)，讓相關(guān)人員學(xué)習(xí)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，意識(shí)到自身工作職責(zé)的重要性。

同時(shí)，單位要定期開展培訓(xùn)考核管理活動(dòng)，全面拓寬檔案管理人員的眼界與思路，讓每一位工作人員都擁有過硬的、專業(yè)化的檔案理論知識(shí)，掌握新的技術(shù)和新的方法。事業(yè)單位要為檔案管理人員提供提升、學(xué)習(xí)深造的機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)檔案管理人員積極投入到學(xué)習(xí)進(jìn)修活動(dòng)中，并且給予資金、政策方面的支持，比如，學(xué)費(fèi)福利、休假福利等，激發(fā)檔案管理人員積極踴躍地投身到檔案信息化建設(shè)中去。

除此之外，在日常檔案管理工作中，相關(guān)工作人員之間要積極討論與溝通，通過研討會(huì)的方式，相互借鑒、相互學(xué)習(xí)，以此來提升檔案工作人員的綜合素養(yǎng)，掌握更多的現(xiàn)代化檔案管理技巧、方法，更好地勝任檔案管理工作，為檔案信息化建設(shè)工作奉獻(xiàn)力量。

設(shè)立檔案信息化安全體系

在事業(yè)單位發(fā)展過程中，很多檔案信息都是涉密的，如果出現(xiàn)檔案信息遺漏、丟失和盜取的情況，會(huì)帶來不可估量的影響。由此，一定要設(shè)立檔案信息化安全結(jié)構(gòu)體系，并提供相應(yīng)的安全保障與支撐，以防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫損壞、丟失，以及檔案信息泄露事件發(fā)生。

首先，在事業(yè)單位信息數(shù)據(jù)資料采集過程中，因?yàn)樾枰幚淼男畔①Y料數(shù)量較為龐大，需要把部分紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子形式，部分單位由于檔案室空間有限，會(huì)選擇在就近單位存放，在此過程中，一定要區(qū)別存放非密檔案數(shù)據(jù)資料與涉密檔案數(shù)據(jù)資料。外包工作人員杜絕接觸涉密檔案數(shù)據(jù)資料，需要由本單位檔案管理者親自執(zhí)行，做好對(duì)外包單位的保密資格審查工作，選擇可靠的、專業(yè)的外包單位。

其次，在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)、管理工作中，要設(shè)立涉密載體臺(tái)賬，重視賬物相符工作，無論是檔案的使用、銷毀、保存、復(fù)制與制作，還是檔案的傳遞、管理，都要符合單位的保密規(guī)定。在檔案信息化建設(shè)初期階段，對(duì)于電子設(shè)備的需求量比較大，相關(guān)的檔案管理人員一定要及時(shí)維護(hù)電子設(shè)備，保證計(jì)算機(jī)主機(jī)封條的嚴(yán)密性、完整性，安裝專業(yè)的計(jì)算機(jī)信號(hào)干擾器。檔案管理人員不可以利用公共網(wǎng)絡(luò)、家庭網(wǎng)絡(luò)來處理涉密檔案信息，如需攜帶外出的涉密檔案信息，一定要得到相關(guān)保密部門審查批準(zhǔn)，在帶回單位之后，也要做好保密檢查工作，以確保外帶的涉密檔案不被丟失，完整歸還。

最后，一定要強(qiáng)化對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)信息的備份工作，由專門人員來對(duì)電子目錄、電子文獻(xiàn)展開數(shù)據(jù)備份工作，不僅要打包存儲(chǔ)備份數(shù)據(jù)，還需要定期開展數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，盡力保證數(shù)據(jù)信息的完整性、完全性。

規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，一定要制定完整的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化管理是一項(xiàng)持續(xù)性的、長期的工作，只有做好進(jìn)程控制工作，才能讓檔案工作有序落實(shí)與推進(jìn)。在正式開展檔案信息化工作之前，要提前制定工作標(biāo)準(zhǔn)，并且要把工作標(biāo)準(zhǔn)清晰、完整地傳達(dá)給相關(guān)人員，明確具體要求、標(biāo)準(zhǔn)。

同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)、管理工作中，如果出現(xiàn)偏差，一定要全面、及時(shí)分析原因，找到問題的源頭，有針對(duì)性、目的性地解決問題，讓檔案信息化建設(shè)、管理工作順利開展下去。事業(yè)單位要不斷完善檔案信息建設(shè)、管理制度，充分展示出檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值，為員工提供個(gè)性化的數(shù)據(jù)信息服務(wù)。一定要健全檔案歸檔的制度，合理運(yùn)用信息技術(shù)，讓電子檔案的管理更加靈活化、標(biāo)準(zhǔn)化、簡單化以及便捷化，及時(shí)得到更新、補(bǔ)充檔案信息，既要做好紙質(zhì)檔案歸檔工作，還需要做好電子檔案歸檔工作，實(shí)現(xiàn)“雙軌歸檔”，保證事業(yè)單位檔案信息的完整性、安全性。除此之外，在規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)期間，要做好檔案信息化管理、監(jiān)督工作，杜絕出現(xiàn)任何的紕漏。

綜上所述，在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)和管理工作中，一定要高度重視，重視對(duì)于檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提升相關(guān)人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)，事業(yè)單位要科學(xué)制定檔案信息管理計(jì)劃和相關(guān)制度，完善檔案保密制度、保管制度，防止出現(xiàn)部分檔案數(shù)據(jù)信息缺失和泄露的現(xiàn)象，保證檔案信息的“雙軌歸檔”，展現(xiàn)出檔案信息的利用價(jià)值。同時(shí)，還需要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，強(qiáng)化資金和技術(shù)投入，重視后期的維護(hù)工作，取得最佳的檔案信息化管理成效。