淺議大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作

黃小玫 福建省邵武第一中學(xué)

信息化時代下，各行業(yè)對數(shù)據(jù)的掌握和應(yīng)用程度一定意義上決定了行業(yè)的發(fā)展程度。大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨著巨大的困境，但也有著新的發(fā)展契機，如擺脫傳統(tǒng)的管理模式，彌補以往的信息統(tǒng)計不及時、信息應(yīng)用度較低、管理效率低下等的不足，因此，探索信息化人事檔案管理新發(fā)展勢在必行。基于此，文章對大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作進(jìn)行淺議，首先論述大數(shù)據(jù)含義及人事檔案創(chuàng)新管理，其次論述事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題，最后論述大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化人事檔案管理措施，以供參考。

事業(yè)單位一般是以政府職能為宗旨，具有公益性的單位。一個好的事業(yè)單位有利于促進(jìn)社會公共服務(wù)的發(fā)展。因此，事業(yè)單位的存在是必要且重要的。而事業(yè)單位人事檔案管理工作對事業(yè)單位更好地招人、管人、用人、留人，以及發(fā)揮事業(yè)單位職能有重大意義。如今，社會不斷進(jìn)步，事業(yè)單位的規(guī)模也逐步增大，工作人員數(shù)量增多，對人事檔案管理工作的要求也就更高。傳統(tǒng)的手工記錄式的人事檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力成本、時間成本和空間成本，還容易出現(xiàn)檔案信息錯誤、檔案丟失、泄露等種種問題。在大數(shù)據(jù)背景下，成熟的信息技術(shù)為事業(yè)單位檔案改革提供了強大的技術(shù)支撐。從實際情況來看，基于大數(shù)據(jù)的人事檔案管理具有劃時代的意義，是順應(yīng)社會發(fā)展的必然之舉。事業(yè)單位人事檔案管理存在落后的人事檔案管理方式，傳統(tǒng)的信息化人事檔案管理機制，單一的人事檔案信息收集渠道，信息集成、分析、評價體系不健全以及檔案數(shù)據(jù)填報具有隨意性等問題，這需要我們加以重視并采取有效的措施予以解決。

大數(shù)據(jù)含義及對人事檔案創(chuàng)新管理的意義

大數(shù)據(jù)是一個集合體，是由大規(guī)模的各類型數(shù)據(jù)組成的，對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理、分析、管理，可以為決策者提供數(shù)據(jù)支撐，從而作出正確的決策[1]。隨著信息化進(jìn)程的推進(jìn)，大數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式增長，事業(yè)單位人事檔案工作愈加復(fù)雜繁瑣，管理難度增加。傳統(tǒng)的檔案管理方式難以使檔案信息得到快速、全面、有效的處理和管理，結(jié)合現(xiàn)代化信息手段管理事業(yè)單位人事檔案，可以大幅度提升對檔案信息的存儲能力和檢索能力。大數(shù)據(jù)技術(shù)如今已在各個行業(yè)中廣泛應(yīng)用，也在不斷的發(fā)展和完善，這在給傳統(tǒng)的管理方式帶來巨大的挑戰(zhàn)的同時，也給其提供了優(yōu)化和完善方案管理方式的契機。事業(yè)單位人事檔案管理水平會直接影響單位的持續(xù)發(fā)展，應(yīng)當(dāng)將大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用充分發(fā)揮出來，最大程度地提升事業(yè)單位人事檔案管理的成效，為事業(yè)單位的發(fā)展提供新的動力和良機[2]。

有效增強檔案管理工作效率

與以往相比，人事檔案管理內(nèi)容逐漸復(fù)雜化、規(guī)模化，在傳統(tǒng)檔案管理方式和思維的限制下，管理檔案工作的效率和質(zhì)量隨之降低。將人事檔案管理工作與大數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的處理和存儲功能，以及充分發(fā)揮其高效性、便捷性，管理人員只需要進(jìn)行日常的系統(tǒng)操作和維護(hù)便能有效完成管理工作。人力成本和時間成本都大幅降低，以進(jìn)一步提升事業(yè)單位人事檔案的管理效率和質(zhì)量。

有效促進(jìn)管理方式變革與升級

計算機技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用為事業(yè)單位人力資源管理工作提供了有力的技術(shù)支撐。計算機管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工管理方式，彌補了時間管理方面的缺陷，人事檔案管理效率得以提升。新型的技術(shù)性管理模式為事業(yè)單位管理體系帶來了變革、優(yōu)化和創(chuàng)新，管理方式從單一化至整體化、從不足至優(yōu)化、從低效率至高效率。事業(yè)單位人事檔案管理在大數(shù)據(jù)時代下，管理方式集規(guī)范化、科學(xué)化、高效能、高質(zhì)量為一體，充分發(fā)揮出了人事檔案應(yīng)有的作用，人力資源管理整體水平得以有效提升[3]。

為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供堅實保障

人事檔案對事業(yè)單位至關(guān)重要，檔案中收集了事業(yè)單位內(nèi)部員工的詳細(xì)信息，需要高度保密。傳統(tǒng)的人事檔案管理中缺少信息化管理機制，容易造成信息不全面、信息泄露、檔案丟失等一系列問題，事業(yè)單位員工的個人信息難以得到有效保障，致使事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展受到了很大限制[4]。人事檔案管理和大數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合，管理人員使用便捷的計算機操作，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化文件以數(shù)字化的形式存儲和管理，能夠有效保障人事檔案信息的安全性、全面性、完整性和準(zhǔn)確性，為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)。

事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

落后的人事檔案管理方式

現(xiàn)階段，很多事業(yè)單位依舊主要采用手工記錄的紙質(zhì)檔案管理方式，機械化管理人事檔案，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍較小，紙質(zhì)檔案檔案管理工作復(fù)雜，工作量較大，易登記失誤，查詢難度大，難以有效處理檔案數(shù)據(jù)信息[5]。

傳統(tǒng)的信息化人事檔案管理機制

現(xiàn)階段有些事業(yè)單位采用的還是傳統(tǒng)的信息管理機制，較為落后。一些事業(yè)單位還存在預(yù)算資金不足的情況，沒有足夠的資金引入先進(jìn)的計算機相關(guān)設(shè)備，信息化管理工作難以有效開展，人事檔案管理信息系統(tǒng)更加難以普及應(yīng)用；在事業(yè)單位內(nèi)部布設(shè)局域網(wǎng)也是一大難題。因此，這些事業(yè)單位更容易忽視對人事檔案的管理，其不僅新技術(shù)普及度較低，檔案管理的人員配置和重視度也都不夠。資金、設(shè)備和人員的短缺，導(dǎo)致難以完善人事檔案信息管理機制，設(shè)備和新技術(shù)也都難以落實，這些又導(dǎo)致信息化檔案管理難以持續(xù)。

單一的人事檔案信息收集渠道

人事檔案信息化管理的前提是收集數(shù)據(jù)，現(xiàn)階段的信息收集渠道具有單一性。當(dāng)前的檔案紙質(zhì)材料并不包含事業(yè)單位員工的詳細(xì)情況，不利于評價員工的綜合素質(zhì)，難以建立健全的評價體系。另外，隨著時間的增長，事業(yè)單位人員的人事檔案信息也隨之增多，歸檔材料中包含的數(shù)據(jù)容易受限。傳統(tǒng)的管理模式不利于收集、處理人事檔案信息，會影響人事檔案管理效率和信息化水平的提升[6]。

信息集成、分析、評價體系尚未健全

人事檔案不僅對事業(yè)單位的個體人員有價值，是工作人員晉升發(fā)展的參考材料，還對事業(yè)單位的整體有重要價值，是評價事業(yè)單位整體業(yè)務(wù)素質(zhì)，實現(xiàn)人員招聘、容留、管理的重要依據(jù)[7]。比如，預(yù)測某事業(yè)單位來年的人才招聘和容留時，就需要參考單位人事檔案。如果不能構(gòu)建有效的信息化檔案管理，將難以完整規(guī)劃整理人事檔案材料，檔案信息數(shù)據(jù)就難以發(fā)揮其真正價值。傳統(tǒng)的檔案信息集成通常是一段時間進(jìn)行一次全員統(tǒng)計，檔案管理效率極低，無法做到動態(tài)準(zhǔn)確的管理人事檔案。

檔案數(shù)據(jù)填報具有隨意性

以往主要采取手工記錄的方式填報檔案數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)填報存在隨意性，缺乏相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐和評價支持。事業(yè)單位一些重要的工作人員的人事檔案由于長期存放、無人監(jiān)管，其檔案容易出現(xiàn)信息泄露情況，使得密級和查閱報備等重要規(guī)定設(shè)置名不符實。

大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化人事檔案管理措施

提升全員對信息化人事檔案管理的重視程度和責(zé)任意識

事業(yè)單位全員應(yīng)該正確認(rèn)知信息化人事檔案管理的重要性和價值。從本源上重視信息化人事檔案管理工作，制定相關(guān)的管理機制。從整理人事檔案到借閱檔案方面，再到保管檔案原始資料，以及更新檔案信息等全過程，都需要制定科學(xué)嚴(yán)密的規(guī)定和制度，以保障檔案信息整理、運行的準(zhǔn)確性和高效性[8]。比如，事業(yè)單位需要更新和提交季度性人事檔案和報表時，事業(yè)單位全員重視信息化人事檔案管理，就能從根本上解決檔案信息更新延遲的問題。

檔案管理人員需要具備較強的責(zé)任意識，因為這會在很大程度上影響事業(yè)單位檔案管理工作的成效。在基于大數(shù)據(jù)開展事業(yè)單位檔案管理改革的過程中，不能忽略構(gòu)建檔案管理的責(zé)任機制，要在信息化改革全過程中貫徹落實，將檔案管理工作細(xì)化，明確檔案管理內(nèi)容，將其責(zé)任落實到個人崗位中。檔案管理工作人員提升責(zé)任意識，應(yīng)從思想上重視信息化人事檔案管理改革[9]。

優(yōu)化人事檔案管理模式

大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位應(yīng)該充分考慮自身實際和職能，改進(jìn)傳統(tǒng)的人工管理模式，對人事檔案管理機制進(jìn)行創(chuàng)新。首先，可以根據(jù)人事檔案管理工作的重要性設(shè)置專門的科室，細(xì)化管理人員職責(zé)，明確其編制和工作權(quán)限，有效落實允許范圍內(nèi)的各項機制。在管理機制運行過程中，要根據(jù)實際情況檢驗和分析測評管理運行機制的數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)并彌補信息系統(tǒng)中存在的問題和不足，給予優(yōu)化和改進(jìn)，為事業(yè)單位的運行發(fā)展和決策提供有效參考。其次，要充分考慮單位實況，構(gòu)建人事檔案重點模塊和數(shù)據(jù)更新，保證單位人事檔案管理能夠適應(yīng)單位重點要求。最后，可以通過對人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格的人員借閱和瀏覽權(quán)限方面的密級設(shè)置等方式，提升人事檔案的保密性和安全性。制定核心管理人員相關(guān)的信息保密機制，嚴(yán)格按照三級密級等級保護(hù)檔案，保證核心檔案信息不被丟失、泄露。

加強人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)與創(chuàng)新

構(gòu)建強大的數(shù)據(jù)庫對信息化人事檔案管理發(fā)展至關(guān)重要。建立數(shù)據(jù)庫，有利于對人事檔案信息進(jìn)行整理、分類、匯總、分析，對人事檔案中的核心信息進(jìn)行加密管理，并隨時更新、補充重要信息，單位人員發(fā)生變動時，檔案管理人員可以對檔案進(jìn)行動態(tài)化管理，使得檔案信息的完整性和實效性得以保證；還有利于快速檢索所需檔案信息。設(shè)置身份管理權(quán)限，檔案借閱者能夠在線瀏覽所需檔案信息，但不會造成檔案丟失。同時，檔案管理人員需要嚴(yán)格把控管理流程，實時更新數(shù)據(jù)庫信息，預(yù)防各環(huán)節(jié)出現(xiàn)泄露檔案信息的風(fēng)險。事業(yè)單位的檔案部門可以聯(lián)合人事部門、勞動部門、紀(jì)檢部門共同進(jìn)行開發(fā)，實現(xiàn)單位內(nèi)部人事檔案的統(tǒng)一管理和開發(fā)，更好地滿足信息化人事檔案管理要求。各部門編輯本部門所屬的檔案模塊，由檔案部審核各部門報送的檔案材料。這種方式既有利于實現(xiàn)信息化數(shù)據(jù)系統(tǒng)的及時性，還有利于各部門和人事檔案部門相交互，提升人事檔案的速度和質(zhì)量。同時，人事檔案相關(guān)部門之間可以組織經(jīng)驗交流會，邀請專業(yè)人士開展人事檔案管理信息化的相關(guān)講座，推動檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)和創(chuàng)新[10]。

健全人事檔案信息化管理體系

事業(yè)單位只靠投入物力和財力并不夠，還需要借鑒其他單位的優(yōu)秀管理技術(shù)理念和先進(jìn)經(jīng)驗，吸納信息化專業(yè)人才，發(fā)揮檔案信息的最大價值，保障初始數(shù)據(jù)輸入的全面性和準(zhǔn)確性，完善人事檔案信息化管理。通常事業(yè)單位的人事檔案信息都是較為復(fù)雜、龐大的，單位內(nèi)各部門之間需要相互配合，確保有效錄入檔案信息，健全人事檔案信息化管理體系。

提升人事檔案管理人員工作水平

人事檔案管理是推動單位發(fā)展的動力。同時，引進(jìn)和容留信息化人才、壯大人才隊伍是促進(jìn)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。加強人事檔案管理十分必要，同時，管理人員需要嚴(yán)守檔案信息，尤其是重要人員的人事資料，將其作為機密，不可外傳外發(fā)；其次，檔案管理隊伍整體素質(zhì)較低將對檔案管理效率和質(zhì)量有嚴(yán)重影響，檔案管理人員應(yīng)該積極參與信息技術(shù)培訓(xùn)，熟練掌握信息系統(tǒng)的實際操作，并且能夠根據(jù)單位的業(yè)務(wù)需求優(yōu)化人事檔案管理工作[11]；第三，檔案管理人員需要嚴(yán)格執(zhí)行單位人事檔案管理規(guī)定，提升服務(wù)意識和服務(wù)能力，保證工作管理能力足以匹配崗位需求；第四，還要正確認(rèn)知信息化人事檔案管理對于事業(yè)單位的價值和意義。此外，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該注重提升人事檔案管理員的責(zé)任感，激發(fā)其工作熱情。

優(yōu)化人事檔案管理工作的環(huán)境

人事檔案管理工作繁瑣、復(fù)雜、量大。紙質(zhì)版檔案的分類整理、提取、存儲、更新都需要予以重視。而大數(shù)據(jù)下的人事檔案管理結(jié)合計算機管理技術(shù)，能夠有效減少工作量，減輕工作負(fù)擔(dān)，便于管理人員深入管理人事檔案。由于我國各地區(qū)經(jīng)濟水平的差異性，一些經(jīng)濟欠發(fā)達(dá)的地區(qū)的檔案管理工作環(huán)境較差，故而事業(yè)單位應(yīng)該對資金進(jìn)行合理分配，改善工作環(huán)境，讓管理人員在優(yōu)質(zhì)的技術(shù)環(huán)境下開展人事檔案管理工作，提升工作效率。

大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位人事檔案管理的改革帶來了新的機遇，也帶來了全新的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下，構(gòu)建信息化人事檔案管理體系，優(yōu)化人事檔案管理工作體系，通過促進(jìn)全員正確認(rèn)知信息化人事檔案管理，優(yōu)化人事檔案管理模式，加強人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)與創(chuàng)新，健全人事檔案信息化管理體系，提升人事檔案管理人員工作水平，優(yōu)化人事檔案管理工作的環(huán)境等措施，以充分發(fā)揮人事檔案管理數(shù)據(jù)的真正價值，提升人事檔案管理水平，實現(xiàn)更好的招人、管人、用人、留人，發(fā)揮事業(yè)單位職能，更好地服務(wù)于人民群眾，推動社會進(jìn)步。