以本科教學評估為契機促進高等學院教學檔案規范管理

摘 要：我國高等教育發展核心就是高等教育的質量保障，而且當前對于高等教育質量進行保障的關鍵舉措就是高等教育教學評估，產生的意義巨大，應該引起高度的重視。進行高等教育教學評估期間，評估專家一方面要展開學校辦學狀態的實地考察了解，另一方面還應該做好教學檔案的查閱，這是至關重要的一個環節。本文進行著重的分析以本科教學評估為契機的基礎上，怎樣推動高等學院更加規范化的管理教學檔案。

關鍵詞：本科教學評估;高等學院;教學檔案;規范管理

當前進行高等教育教學評估期間，加強教學檔案的查閱已經是不可缺少的內容。通過進行檔案的查閱，能夠對于獨立學院的辦學質量進行掌握，同時了解到其實際的管理水平，實現更加客觀公正的評價獨立學院教學管理水平。所以，做好高等學院教學檔案的規范化管理非常關鍵。

一、教學評估與教學檔案概況

教學檔案是具備保存、查考價值的多種載體的文件資料，產生于教學、科研、教學管理實踐中，通過整理、歸檔等環節而產生。對于高等學院來說，教學檔案是明確其辦學方針、專業設置的優化、教學計劃的制訂、教學成效的檢驗等等關鍵的文獻資料，作為關鍵的材料，教學檔案可以將高等學院教學質量水平、學術水平充分的顯示。在我國本科教學評估活動不斷深化實踐的情況下，各高等學院管理者予以教學檔案管理更高的重視度，關注其在教學評估中產生的重要價值。教學評估、教學檔案之間存在的關系就是相輔相成的，因為教學評估需要依靠獨立學院的教學檔案，而教學評估也能夠推動更好的發展建設高等學院教學檔案。所以，優化教學檔案管理能夠促使高等學院教學評估工作穩定的實施。教學檔案為伴隨高等學院的發展積累起來的，在高等學院教學管理部門形成。盡管教學檔案于評估指標體系內無設立單獨的指標，但是評估指標體系均是將教學檔案作為重要的依據制定指標的評分標準，各指標內容中，可以體現出具體的教學檔案情況。教學檔案為高等學院在教學期間產生的原始記錄，完善并且充實的教學檔案，屬于其通過教學評估的關鍵條件，對教學評估的結果直接影響，也屬于教學評估重要基礎。

二、高等學院教學評估背景下檔案管理問題分析

首先，教學檔案整理以及歸檔跟本科教學評估需求是脫節狀態的。主要的體現就是，多數的教學檔案收集、整理主觀隨意性較強，并未對于本科教學評估狀態充分的了解就進行歸檔教學檔案，導致沒有落實應該收集和整理的教學檔案，但是在不該收集與整理的檔案上付出較多時間。另外一些教學檔案管理者不注重本科教學管理材料歸檔，所以使得所進行的本科教學評估所需檔案缺少重要的預見性，容易產生漏歸以及缺失教學檔案等現象。其次，缺少足夠的教學檔案管理意識。高等學院教學評估往往是在接到教育部門評估通知以后進行收集整理教學檔案，進行教學檔案的準備期間，因記錄教學檔案期間并無及時性、全面性，所以使得教學檔案是相對分散化的，記錄教學評估準備環節缺失教學檔案。另外，教學檔案管理方式有待革新。高等學院進行工作期間，具有多樣化的教學檔案載體，但是準備教學評估時發現，往往教學檔案載體是比較單一化的，需要加強自動化管理。紙質教學檔案占用了很多存儲空間，不便專家現場調閱、查找資料。最后，檔案材料缺失，缺少規范化的收集方式。高等學院檔案管理中，缺少健全完善的機制，而且管理人員更換相對頻繁，通常工作交接不到位，導致教學檔案銜接性較差，出現嚴重丟失的情況。而且高等學院檔案管理工作中，檔案內容、格式等缺少規范性，日期不清晰、缺少加蓋公章或者未遵循正規公文格式檔案記錄等問題顯著。

三、以本科教學評估為契機提高高等學院教學檔案管理規范化的策略

（一）健全教務規童制度有效指導教學檔案工作

教務處進行管理教學檔案期間，應該運用科學的制度作為支撐，為教務處規范化的展開教學檔案管理工作提供關鍵依據。所以，高等學院應該加強規章制度的健全完善，維護教務處教學檔案管理工作穩定實施。并且制度的設計，要充分的考慮到高等學院教學檔案的特點，促使管理制度具備較強的實用性。教務處進行統籌安排各二級院系，掌握住檔案工作，會將教學檔案歸檔工作更有效的規范。

（二）加強教學檔案計算機管理提高服務質量

高等學院需要積極的運用計算機，展開操作教學檔案，包括檢索查詢、統計數據、立卷、分類等等，實現現代化管理教學檔案工作，最大限度的節約人力和物力資源，提升工作的效率，減少人為工作差錯。采取計算機，形成專業的教學檔案數據庫管理系統，將傳統的目錄單點線性排列檢索不足問題有效的彌補。檔案管理者將有關的關聯詞進行輸入以后，即可找到有關的信息，讓工作更加便捷、迅速、準確。例如，在指定的位置將“教學視導員”輸入以后，就能迅速的把各種信息查閱了解，包括教學視導員工作條例、教學視導員工作會議記錄、教學視導員工作流程等等，查詢的時間明顯縮短，將專家現場查詢教學檔案效率明顯提升，得到較高質量水平的教學評估。

（三）高等學院教學檔案整理、歸檔應該相同于本科教學評估需求

高等學院教學檔案管理者，應該對于獨立學院教學檔案收集、整理目標充分的明確，掌握住本科教學評估的狀態，展開規范化的教學檔案歸檔工作。同時也要形成專業化的高等學院教學檔案管理網絡，其中的構成包含了分管領導、專職檔案管理者以及獨立學院教學檔案負責人等，同時要對教學檔案管理責任制詳盡制定，提出合理的定期檢查、獎懲制度，維護高等學院教學檔案有效的保存、收集，提供給以后的本科教學水平的評估關鍵的、有價值的原始材料依據，顯示出本科教學水平評估的真實可靠性。

（四）創新檔案工作管理機制提高檔案管理人員的工作熱情

采取科學的監督和信息反饋機制，按照評估建設實施方案的標準，定期的檢查高等學院層面設置的相應工作任務，了解到其執行結果情況，向責任領導及時的反饋檢查結果。檢查期間，基層檔案管理者所提出的建議和意見，應該耐心的傾聽，并通過考慮以后積極的接納有價值的意見，在檔案管理工作中運用。同時要及時的糾正檢查期間發現的不良問題，將兩套機制的監督功效切實的發揮，促進雙方之間的協調發展。另外，相關責任部門領導應該對于檔案管理者的工作特點充分的尊重，施以人性化的管理標準，提升管理者的工作熱情，讓其具備較強的歸屬感，激發出工作積極性。

結語：

本科教學評估提供給高等學院規范教學檔案管理重要的契機，很多的實踐工作表明，基于以評促建、以評促改、以評促管、評建結合、重在建設的理念引領基礎上，能夠促使高等學院更加規范、有效的進行教學檔案管理工作，提升高等學院教學檔案管理的整體質量水平。

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趙淑惠（1962.10）女，漢族，內蒙古河套學院，內蒙古巴彥淖爾市.

（內蒙古河套學院? ?內蒙古 巴彥淖爾? ?015000）