高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)分析

胡鷹 周建平 譚聰 武濤

摘 要：數(shù)字化檔案建設(shè)是高校檔案管理發(fā)展的新方向，檔案管理又是高校工作的重要組成部分。本文旨在通過對高校檔案管理現(xiàn)狀的分析，明確高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義，探求高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略以及提出檔案數(shù)字化建設(shè)中的風(fēng)險。

關(guān)鍵詞：高校檔案;數(shù)字化;價值;策略;風(fēng)險

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速進(jìn)步和社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，人們進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代，而高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)也成為了信息時代的必然要求。高校檔案數(shù)字化建設(shè)并非是簡單地將紙質(zhì)化檔案進(jìn)行電子化處理，它還包括硬件環(huán)境的更新，專業(yè)人才的培養(yǎng)以及管理制度的創(chuàng)新。檔案管理是高校發(fā)展中的重要元素，提高高校檔案管理工作效率，同時整合各類檔案資源，才能更好地助力高校發(fā)揮人才資源優(yōu)勢。

一、高校檔案以及其數(shù)字化管理的意義

1.高校檔案

高校檔案就是高等院校在招生、科研、管理等過程中，所構(gòu)建的與學(xué)生、學(xué)校、社會等有關(guān)的文字、圖像類記錄。檔案在個人和公共組織當(dāng)中具有重大意義，高等學(xué)校中的檔案記錄是對學(xué)校以及和學(xué)校相關(guān)人員重要信息完整性的保護(hù)，檔案是保存這些記錄的工具。盡管檔案管理與文獻(xiàn)管理工作有著相應(yīng)的特點(diǎn)，例如對信息的錄入、存儲、處理、加工等，但是由于檔案管理工作的自身性質(zhì)，其在高校經(jīng)營和管理中具有較強(qiáng)的獨(dú)立性。同時由于檔案管理的資源積累具有較長的周期性和具備階段性的特點(diǎn)，所以管理工作對構(gòu)建檔案的人或者團(tuán)隊(duì)有著一定的依附性。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，高校檔案管理工作迎來了新的挑戰(zhàn)，因此要引入有效的信息技術(shù)，重視檔案管理工作的科學(xué)性，現(xiàn)代性以及經(jīng)濟(jì)性，以促進(jìn)高校檔案管理工作的高效開展和增強(qiáng)高校的核心競爭力。

2.高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

在社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展中，企業(yè)或者組織都在適應(yīng)外部環(huán)境的變化，變革管理理念和機(jī)制，從而提升組織效能，增強(qiáng)綜合競爭力。高校檔案管理也需要緊跟時代的步伐，充分利用電子信息技術(shù)，提高工作效率。數(shù)字化檔案管理是把以傳統(tǒng)紙張、錄音帶等為傳播介質(zhì)的原始資料，采用掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化的方式制成圖片、聲音、視頻等文件。數(shù)字化檔案管理呈現(xiàn)智能化、高效靈活、安全可靠等特點(diǎn)。在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，檔案的收集、錄入、保存、查詢等環(huán)節(jié)都可以用系統(tǒng)化的軟件完成，能夠打破傳統(tǒng)檔案管理的時空限制，從而提高管理效率。無論遇到怎樣的問題，都可以進(jìn)行有效調(diào)整。在技術(shù)方面不會受到相應(yīng)局限，能夠?qū)Ω鞣矫孢M(jìn)行有效覆蓋。并且相對于傳統(tǒng)資料的保存，數(shù)字化檔案大大延長了資料的保存年限，極大提高了珍貴檔案資料的安全性。同時，數(shù)字化檔案資料可以借助網(wǎng)絡(luò)共享平臺上傳，不僅簡化了資料查詢的程序，也擴(kuò)大了資料檢索的范圍，實(shí)現(xiàn)資源共享。依托高校校園網(wǎng)檢索，數(shù)字檔案管理可以創(chuàng)建相關(guān)平臺，使得學(xué)校各部門信息互通共享，助力高校發(fā)展。

二、高校檔案管理現(xiàn)狀

1.管理意識不強(qiáng)

很多學(xué)校不重視檔案管理工作，認(rèn)為人才培養(yǎng)才是重點(diǎn)，對檔案管理不重視，也不愿意投入大量的人力物力財力進(jìn)行建設(shè)，有些學(xué)校甚至沒有獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)。這導(dǎo)致檔案管理在學(xué)校其他工作中逐漸邊緣化，學(xué)校不重視，管理人員積極性也不高，檔案管理工作分工不明確，管理混亂，不能很好地為學(xué)校和學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.管理設(shè)施落后

傳統(tǒng)的檔案管理需要對大量紙質(zhì)資料進(jìn)行館藏，有的學(xué)校不能提供足夠的空間儲存以致大量資料丟失;有的學(xué)校雖然提供了足夠大的場地，但是由于儲存空間條件有限以致資料損壞。同時，傳統(tǒng)的檔案管理儲存工具也十分老舊落后，無法滿足新時代檔案管理需求。

3.管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠

很多院校檔案管理人員并沒有專業(yè)的檔案管理學(xué)習(xí)經(jīng)歷，到崗前也沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，只憑經(jīng)驗(yàn)做事。這導(dǎo)致檔案管理人員缺乏對檔案管理的系統(tǒng)認(rèn)知，并且在檔案管理工作中缺乏有效的工作手段?？傮w來說，院校檔案管理人員缺乏一定的專業(yè)素養(yǎng)，尤其在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中缺乏信息專業(yè)技能，很難展開檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作。

4.管理模式老舊

很多院校依舊沿襲了傳統(tǒng)檔案管理模式，對資料進(jìn)行紙質(zhì)記錄以及存儲。這種模式效率比較低下，管理工作依舊停留在固有的工作狀態(tài)，很難對工作中的錯誤進(jìn)行更正。很顯然，傳統(tǒng)模式已經(jīng)很難適應(yīng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

三、高校檔案數(shù)字化管理策略

1.增強(qiáng)數(shù)字化管理意識

院校要認(rèn)識到檔案管理是院校工作十分重要的一部分，其承載了學(xué)校十分珍貴的歷史人才資料，也是學(xué)校資源以及服務(wù)的一部分。學(xué)校要認(rèn)識到檔案管理的意義和價值，投入物力人力打造專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，同時要認(rèn)識到時代的發(fā)展，推動檔案管理數(shù)字化的變革，完善檔案管理工作。對于檔案管理人員，也要認(rèn)識到自身工作的重要性和工作的價值，增強(qiáng)管理意識，以更加認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度對待檔案管理工作。同時也要轉(zhuǎn)變管理思想，樹立數(shù)字化管理意識，推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

2.完善數(shù)字化管理設(shè)施

完善數(shù)字化管理設(shè)施是高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，即構(gòu)建數(shù)字化平臺。其主要內(nèi)容就是購入硬件設(shè)備，構(gòu)建軟件系統(tǒng)以及后期軟件的不斷升級開發(fā)維護(hù)。首先要購置基本的硬件設(shè)備，主要包括計算機(jī)、服務(wù)器、路由器、存儲器、數(shù)字管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)以及掃描儀、打印機(jī)等設(shè)施。而軟件就是對計算機(jī)技術(shù)的充分應(yīng)用，構(gòu)建相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺，對計算機(jī)系統(tǒng)的資源實(shí)施管理，顯著提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。同時在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，調(diào)度安全系統(tǒng)維護(hù)檔案資料的安全，不斷開發(fā)升級軟件，不斷完善檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理服務(wù)。

3.打造數(shù)字化專業(yè)人才隊(duì)伍

高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)對管理人員素質(zhì)提出了更高的要求。一方面，要對原有的檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，指導(dǎo)工作人員不斷提高自身業(yè)務(wù)技能，以保證其能夠靈活運(yùn)用管理軟件進(jìn)行檔案的收集、編碼、分類、歸檔等操作，增強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)，更好地適應(yīng)新的管理工作，從而提高數(shù)字化檔案管理的效率。另一方面，要引進(jìn)信息技術(shù)專業(yè)人才，培養(yǎng)專業(yè)的數(shù)字化管理人才，尤其是培養(yǎng)復(fù)合型管理人才，打造專業(yè)化人才建設(shè)隊(duì)伍，為檔案工作數(shù)字化建設(shè)高效持續(xù)發(fā)展提供充足的人才儲備。

4.更新數(shù)字化管理模式

制度是高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)順利推進(jìn)的保證。信息時代，技術(shù)倒推管理模式的變革以及新系統(tǒng)的建立。高校在完善數(shù)字化建設(shè)的過程中，首先要根據(jù)檔案管理辦法，制定完善的檔案管理原則，建立新的檔案管理系統(tǒng)，以此更新數(shù)字化管理模式，指導(dǎo)檔案工作數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

四、高校檔案數(shù)字化管理風(fēng)險

當(dāng)今社會，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及運(yùn)用導(dǎo)致信息傳遞數(shù)量爆發(fā)式增長，在推動社會數(shù)字化建設(shè)發(fā)展同時數(shù)據(jù)安全問題也成為各界的關(guān)注熱點(diǎn)。檔案管理數(shù)字化建設(shè)也面臨著數(shù)據(jù)安全挑戰(zhàn)。例如，數(shù)字檔案館計算機(jī)外設(shè)端口是信息泄露的途徑之一，一些檔案館缺乏相應(yīng)的管理制度，導(dǎo)致計算機(jī)被任意使用的各類 U 盤、光驅(qū)讀取下載數(shù)據(jù)，有的主機(jī)連接打印機(jī)，這些外設(shè)端口頻繁使用很容易造成檔案館信息數(shù)據(jù)外泄。其次，檔案管理內(nèi)部也存在泄密隱患，這需要相關(guān)管理人員培養(yǎng)信息安全意識。同時也需要相關(guān)管理細(xì)則保障數(shù)字信息的安全。總之，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息安全管理，需要建立一套完備的保障體系，在實(shí)施過程中，要從安全性提升、數(shù)據(jù)讀取安全、制定規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)、人才培養(yǎng)、信息備份等方面進(jìn)行系統(tǒng)構(gòu)建。高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)，既給高校檔案管理工作帶來了全新的改變，也面臨著新技術(shù)帶來的安全隱患。

結(jié)論

總之，檔案管理數(shù)字化建設(shè)是新世紀(jì)高校檔案發(fā)展的方向。當(dāng)今院校的檔案管理仍存在很多不足，需要根據(jù)自身的實(shí)際情況，積極探索解決策略，規(guī)避風(fēng)險，在實(shí)踐中發(fā)展檔案管理數(shù)字化建設(shè)，助力高校發(fā)展。

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作者簡介：

胡鷹，女，重慶人，（1969.10）漢族，本科，職員，研究方向檔案信息管理。

周建平，男，重慶人，（1975）漢族，碩士，工程師，研究方向，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。

譚聰，男，重慶人，（1983）漢族，本科，職員，研究方向檔案管理。

武濤，女，重慶人（1971）漢族，?？?，館員，研究方向圖書資料管理。

（重慶科技學(xué)院? 重慶? 401331 ）