企業檔案管理信息化建設分析

劉博

摘 要：信息化時代市場經濟的發展趨向于多元化，同時也帶動著企業經濟的發展，使企業內部信息資源更加豐富，在企業管理中，檔案管理的規范起著至關重要的作用，必須要把管理檔案做到規范有序，有利于企業的健康發展，同時還能夠有效地保證企業的核心利益，所以一定要認識到企業檔案管理的重要性。本文主要針對企業檔案管理信息化建設對策進行分析和討論。

關鍵詞：企業檔案;企業管理;信息化;建設對策

一、檔案信息化建設內容

檔案信息化，從字面上來解釋這個名詞，它的意思就是把檔案按照信息記錄的方式進行整理，便于對檔案的利用。總體來說，檔案信息化可以分為整體和細節兩類。從整體來看，就是一面很復雜的檔案信息關系網，那么檔案信息化就是要捋清這個關系網之間的聯系，然后進行信息化歸納整理，把我國所有的信息都歸納整理好之后，然后在各個行業之間進行融合，檔案信息化以公開透明的方式呈現在管理人員的眼前，便于檔案的融合和管理人員的利用。從細節上看，就是檔案信息內部的事情，檔案就像檔案信息的毛細血管，是整體檔案的分支，各司其職的同時又相互聯系。隨著我國科技的發展，檔案信息整理也有了很大的進步，檔案信息更加細致、全面，便于查找，同時也可以在檔案中尋找到更加符合實際的檔案信息，為人們所利用。所以，在檔案信息化建設中，只有從整體和細節兩個方面共同入手，才可以建設出更好的檔案信息化，才可以讓檔案信息化在現代社會快速發展，為人們提供便利，為社會作出貢獻。

二、企業檔案管理信息化建設問題分析

1、管理水平落后

在企業發展過程中，開始廣泛應用信息技術。傳統的檔案管理模式和方法無法滿足時代發展要求，也與企業現代化發展相背離。首先，在檔案管理信息化建設期間，軟件開發商沒有深入分析企業的發展規律、個性需求和管理流程，從而導致軟件開發缺乏針對性，沒有深入考量和分析企業信息化建設需求。企業在應用軟件開展信息化管理時，沒有立足于自身實際情況進行二次開發，從而導致檔案信息化管理系統無法發揮出優勢作用。其次，企業所聘用的檔案管理人員非專業人員，不具備專業的管理能力和水平。當管理人員素質能力較低時，將會影響檔案管理工作的信息化建設，還會導致企業流失人力資源。

2、信息化建設缺乏長遠規劃

在企業檔案管理信息化建設的過程中，我們必須具備有效的策略，并建立起完善的現代化企業管理制度，并對企業自身的發展戰略有足夠深刻的意識。這直接關系到企業的檔案管理信息化建設的實施效果，所以國有企業應當充分利用時間，高效率地去制定一個總體規劃，這將有助于企業的長久發展，保證企業的最大效益。

3、安全性管理缺乏

在信息時代發展下，信息系統的安全對于企業來說顯得尤為重要，一定要確保企業檔案信息管理系統的安全性，檔案數據一旦泄露，這會給企業造成不可避免的經濟損失，企業檔案信息系統的安全性主要體現在網絡上的電子文件，包括一些電子文檔的安全使用，如果在這些方面信息沒有得到充分保障，或者是由一些人為因素等產生的一系列問題，都會給企業造成無法彌補的經濟損失，也會影響到企業形象，對企業在市場經濟中的發展有一定的阻礙作用，由此可見，檔案管理信息化的安全性對一個企業起著至關重要的作用。

三、企業檔案管理信息化建設對策

1、提高工作人員的專業技能

信息化社會在不斷發展的同時，對檔案管理人員的相關素質也提出了更高的要求，以往的檔案管理只需要每天重復同樣的工作，做到細心即可，但引入信息技術后，需要工作人員懂得計算機的操作技能，并及時對信息進行科學合理的整合和歸納，根據類別進行分類，從而提供給查閱者更好的服務。對此單位應加強對工作人員的培訓，使他們的計算機水平符合相關要求，因檔案管理這一工作在實際操作中會受到很多因素的影響，因此工作人員應根據實際情況改變自己的工作模式，并熟練操作計算機，提升服務質量，進而實現檔案管理信息化。

2、推進檔案信息資源共享服務平臺建設

建立檔案目錄數據庫。按照“簡化整理、深化著錄”的原則，將著錄作為檔案整理的重要任務，在檔案管理系統平臺上，完善檔案目錄數據庫建設。整合檔案資源。建立集中統一管理的檔案資源管理架構，推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化。對檔案資源信息進行分類，形成各類專題數據庫，提供多樣化、個性化、常態化的檔案資源服務。推動檔案數據資源共享。利用網絡平臺，建立檔案信息資源共享和服務平臺，在確保檔案信息安全的前提下，加大檔案開放力度，為檔案利用提供服務，提高檔案查全率和查準率。

3、強化檔案信息化安全管理

在網絡建設完善過程中，注重優化企業檔案管理信息系統，引入專業管理人才和設備，不斷優化完善網絡建設。采用信息化方式和技術，大力建設檔案信息化平臺，從根本上提升檔案管理效益。在企業檔案管理信息化建設過程中，必須注重安全管理問題。為了提升檔案開發利用率，必須加大檔案信息安全保護等級。通過檔案管理的各項安全要求，基于信息安全要求和分析進行分類，確定不同等級的安全保護要求和標準，科學評估信息管理系統的安全性。此外，企業還需要建立檔案安全管理機制，實現常態化安全管理，對安全管理操作流程和程序進行規范，充分發揮出安全管理機制在檔案管理中的作用。企業還應當引進安全管理設施，設置保密功能和安全查閱權限，聯合網絡安全建設硬件系統，全面確保檔案管理的完整性和安全性。

結束語

企業積極的進行檔案信息化的建設是整個時代發展的必然要求，隨著社會的發展、時間的沉淀，會出現質的改變，改變之后的檔案信息化就是檔案信息越來越透明，檔案信息每條都會有詳細的記載，而且隨著時間的推進，管理人員的技術也會越來越嫻熟，檔案信息化做的越來越好，間接地促進檔案管理的發展。

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