會計原始憑證電子化發展的探索與思考

貢佳星

摘 要：隨著電子商務，電子政務的快速發展， 2015年起國家開始實行電子會計憑證的試點工作。在2020年的3月財政部，國家檔案局發布了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會[2020]6號）規定，其中包括對電子會計憑證的界定，法律效力，歸檔條件等等，對會計制度進行了規范，推進了會計憑證電子化的發展。作為對企業核算重要依據的電子化會計憑證，本文從電子會計憑證實施對企業帶來的優勢出發，闡述了電子憑證發展存在的風險并且給出相應的建議措施。

關鍵詞：電子會計憑證;電子政務;歸檔;監控

會計憑證電子化的發展，是在會計信息化和智能化背景下的必然趨勢。隨著電子商務和電子政務的發展和推進，電子發票，電子票據，電子客票，電子行程單，電子海關繳款書，銀行電子匯款單等電子會計憑證的應用逐漸普及。在企業推進電子會計憑證體系的發展時，需要面對電子會計憑證合法性和真實性的鑒別，傳輸和存儲過程中安全可靠性保障以及進行電子憑證歸檔，如何在電子化信息平臺解決這些問題是企業發展電子會計憑證體系進程中亟待解決的問題。

一、實施電子會計憑證對企業的意義及優勢分析

（一）減少企業的人力物力財力

電子會計憑證的到來會大大縮減會計人員的工作時間，使工作流程更加智能化，便利化，一站式完成發票的錄入，歸集，報銷，審核，審批和歸檔，讓財務人員可以從繁雜的工作中脫離出來，將精力投放附加價值更高的工作比如財務分析，戰略管理，決策支持方面。從審計人員的角度來說，信息技術節約了審計的時間，提高了效率，可以將工作重心放在更高風險的領域。

其次，原始憑證的電子化減少了紙張的使用，可以記錄在磁盤上，對環保起到了很好的作用。通過計算機，可以完成極短時間內的數據分享和傳遞。而且彌補了紙張憑證的缺陷，比如減少了占用的儲存空間，云平臺和大數據技術就可以存儲相當多的文件和數據，查找起來也更加方便;存儲過程中不會因為天氣原因而變得發霉損壞或者丟失;也可以解決在同一時間內多人借閱查看的問題。

（二）發票得到更好的監控，便捷內外部監管

實行發票電子化后，有發票的號碼作為標識，想要開具假發票更是難上加難。工作中，財務人員只要在報賬系統中輸入號碼就能夠防止業務經手人重復報銷，套取企業資金的情況，在一定程度上加強了內部控制的作用。審計人員在檢查的時候打破以往只能選取抽查的方式，利用人工智能技術協助審計工作，使得審計的過程更加完整，結果更加準確。稅務稽查也可以由線下轉為線上，由過去的抽查方式轉變為全面檢查方式，對發票以及企業的經營活動起到更好的監督作用。

二、電子會計憑證發展中的尚待解決的問題

（一）電子憑證的合法性和真實性

相對于紙質發票而言，電子發票更加的環保，沒有紙質的載體，不需要擔心遺失，補辦的風險，而且發票可以及時上傳到稅務機關，對發票進行更好的監控，同時，會計人員也不需要等待發票就可以及時的進行做賬。但實際操作中，電子發票比如油費，餐券的是可以進行重復打印的，相應的帶來了重復入賬的風險，因為電子發票不需要加蓋公章，而且在打印時也一些員工會利用電子技術對發票進行修改，進行發票的篡改和偽造。會計人員不是專業的打假專家，要承擔對發票真實性的辨別和審核的責任，反而增加了會計人員的工作的難度和責任度。

（二）電子憑證傳輸及存儲安全可靠性

電子憑證的來源廣泛，費用報銷所涵蓋的電子憑證來源也是五花八門，覆蓋面較為廣闊，因為電子憑證不僅僅存在于電子政務，電子商務平臺，企業與企業之間，個人與企業之間交易更加頻繁。由于電子憑證的載體有不穩定性的特征，在電子憑證的流轉以及傳輸過程之中，可能出現被篡改或者偽造的現象。而且電子憑證被篡改后不會像紙質版文件留下紅色字體的類似痕跡。在憑證存儲方面，一般都是采用硬件設備的方式對會計憑證信息進行儲備，在出現意外情況下，如果沒有備份，電子會計憑證的完整性不能得到保證。其次，如果企業的財務信息系統安全維護不夠，經常出現風險漏洞，遭到惡意破壞，計算機感染病毒，對信息存儲的安全性可靠性也是極大的考驗。

（三）電子會計憑證的歸檔

電子會計憑證的流轉涉及到很多個系統，比如業務系統，報賬系統，財務系統，檔案系統等等，在每個系統流轉時對于系統的管理不明確，最終由誰負責電子會計憑證的歸檔，是否需要在每個環節都進行歸檔尚沒有制定出詳細的管理制度。另外，在接收電子發票數據時，對于紙質版本的是否要進行同步歸檔，在自動錄入電子發票時，系統自動識別電子發票的程度，做到對電子會計憑證識別與統計的不重復，不遺漏。

三、完善電子會計憑證發展中解決措施

（一）利用信息化手段鑒別發票真偽，實現與各系統之間的高度集成

發票號碼有其唯一性的特征，電子發票可以以發票號碼作為標識，在電子信息化的報賬平臺里加入電子發票號碼的字段，如果出現重復的號碼就會進行提醒，降低重復錄入的風險。同時增加電子發票校驗和鑒偽功能，幫助會計人員鑒別發票的真偽性和重復性，在一定程度上減輕會計人員的工作量。系統對電子憑證的修改能夠被及時的發現，并且設置嚴格信息系統運行規則，對篡改或電子憑證進行告警處理。企業也應建立相應的內部控制措施，加強對員工素質的綜合培養和提升，營造良好的財務氛圍。對于內部員工出現舞弊或者違反行為時，實施懲戒機制，從制度上去規范員工的行為。國家層面也可以配合出具相關的法律法規，更加完善和健全誠信體系和失信懲戒。

其次，想要提高財務效率，重點在于如何實現多來源，跨系統之間的數據整合。除了可以在報銷系統中使用，還可以和企業內部的財務系統聯動，實現由費用報銷、財務管理以及稅務處理端的電子發票綜合應用體系和解決方案，實現業務、財務、稅務三者的自動化管理、集中化處理，提高內部運轉效率。

（二）紙質與電子并存，完善企業電子會計信息憑證歸檔體制

《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會[2020]6號）強調使用電子會計憑證的的紙質打印件作為報銷的入賬歸檔憑證的，紙質版的會計憑證原件也應做到同時保存。由于時代發展進度的原因，紙質版是不可能完全消失的，未來很長一段時間會存在電子化和紙質版并存的現象，與此同時，紙質版和電子版歸檔的同步管理值得完善。財務部門進行牽頭，其他業務部門進行配合，制定關于電子會計信息憑證和紙質憑證的歸檔，移交的方式，從源頭上解決歸檔不及時，不到位，無人負責的現象。與此同時要建立檔案的存檔的表格，對電子和紙質的會計憑證進行一一對應，方便后期的查找與整理。

（三）提升電子會計憑證存儲安全可靠性

企業對于存儲會計憑證，不僅是為方便后期企業會計信息的管理，查找，核對，也要面對外部監督單位的檢查。利用大數據，云服務，區塊鏈，5G等技術，電子化的會計憑證存儲可以在云平臺進行實現，解決了數據獲取，檢查，認證的問題。在后續管理方面，實時更新的加速，加密機制確保了電子票據管理的便利性和安全性，解決了日常存儲空間不夠，安全和可靠性不能得到保證的痛點。在面對外部監督時，信息化會計系統可以將憑證按照國家財政局和檔案總局的相關管理規定完成檔案的采集，保持，查詢等一系列操作，方便面對外部機構的監管。

四、結語

未來，在企業的支持和政府的不斷推進下，會計憑證的電子化進程不斷加快和完善。企業要加強對政策的宣傳工作，推進電子發票報銷入賬歸檔工作，保障會計電子憑證的安全性可靠性。國家制定出臺相應的法律法規和實施細則，引導會計信息化的穩步發展。

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