高職院校檔案管理信息化建設分析

吐遜江?阿布來提

摘 ?要：高職院校的檔案管理是高職院校管理工作的一部分，對高職院校發展有著重要影響，在現代化、信息化時代背景下，高職院校檔案管理信息化建設是迎合社會發展的有效舉措。本文將簡述高職院校檔案管理信息化建設的重要作用，分析高職院校檔案管理信息化建設現狀，并探究提升高職院校檔案管理信息化建設的策略。

關鍵詞：高職院校;檔案管理;信息化

引言：

信息化發展已經逐漸成為國家發展的重要戰略方向，而高職院校作為國家教育行業的重要組成部分，應當緊跟國家發展腳步，積極開展信息化建設，實現檔案管理信息化，提升高職院校檔案管理質量。

1高職院校檔案管理信息化建設的重要作用

1.1迎合信息化社會需求

隨著互聯網的廣泛應用，教育行業也在不斷擴展信息化教育內容，信息化已經成為教育教學、校園生活的重要內容，而伴隨著高職教育規模和網絡普及不斷擴大，高職院校所產生的數據信息也日趨增加，其中檔案的類型和總量也在不斷增多，管理工作的難度逐漸增加。近年來，我國有關部門已經明確高校檔案信息資源、信息化建設的重要性，加快現有檔案數字化進程的要求。這為高職院校檔案管理信息化建設提供了發展方向。這也是網絡環境中高校檔案信息化建設從理論向實踐的跨越，使高職院校檔案管理信息化符合現代社會需求和教育發展趨勢。

1.2增強高職院校管理

檔案管理作為高職院校管理工作的重要部分，涉及教學、科研、師生信息等多種內容，增強高職院校信息化水平也是促進高職院校管理水平的有效方法。信息化建設，可以幫助高職院校規范管理流程，提高管理工作效率，節省人力物力。檔案管理信息化也是推進現代化大學的必然選擇，檔案信息化水平也是評判高職院校現代化建設的重要指標，檔案管理信息化能夠幫助高職院校提升管理、人事、教學等工作效率，為高職院校進步發展提供有力支撐。

1.3提高檔案信息運用

檔案管理信息化建設的重要作用包含對檔案信息的開發利用，傳統的信息檔案過于陳舊，紙質檔案使用也不如信息檔案便捷。推進檔案管理信息化建設可以讓更多檔案為學校發展建設服務。信息化也將改變檔案管理工作模式，從保管、整理變為向信息采集、服務職能轉換邊，利用信息化優勢頻繁而高效地利用檔案，打破時空的限制，大幅提升了檔案的使用效率和利用價值。

2高職院校檔案管理信息化建設現狀

2.1檔案管理信息化建設力度不足

檔案管理工作本身在高職院校管理中處于服務性、輔助性的工作，對學校發展和管理起到間接作用，這也使得高校對檔案管理工作的信息化建設重視和投入程度不高或不到位，往往只是連接起網絡，配備幾臺計算機便完成了檔案管理信息化建設，但是這種“信息化”根本滿足不了整個高職院校的管理活動。另外，學校建設是多方面的，許多方面都在進行建設發展，檔案管理難免會受到延后待遇，導致當前檔案管理信息化建設力度不足[1]。

2.2檔案管理信息化建設目標不準

大多數高職院校的檔案管理信息化建設沒有明確的目標，其本質與核心內容往往是將檔案數字化處理、檔案管理工作網絡化進行，檔案管理信息化建設與高職院校的發展沒有掛鉤，這也是檔案管理信息化建設不被重視的主要原因。只有構建明確的目標，了解檔案管理信息化建設對高職院校的提升和影響，才能使信息化建設更為有效，檔案管理工作更為可行。

2.3檔案管理工作信息化水平不高

檔案管理信息化建設以及后續的管理工作都需要相應的信息化人才執行，傳統檔案管理工作為教學、科研、管理服務的效率不夠全面，檔案信息處于被動獲取的狀態，檔案管理工作也是被動服務。而在檔案管理信息化建設過程中，應當需要專業的檔案管理人員來建設，避免由于檔案管理人員水平不足、信息技術能力缺乏，而使得檔案管理信息化建設成效不佳，沒有對檔案管理工作提供幫助。

3高職院校檔案管理信息化建設提升策略

3.1明確建設目標，實現資源整合

檔案管理信息化建設需要建立一個明確的目標導向之上，具有相應的標準和要求。沒有明確的目標，檔案管理信息化建設就會如四不像一般，信息、管理、檔案、服務都難以得到有效的發展。而沒有標準和規范，就會使得高職院校的檔案管理模式、形式多種多樣，造成檔案信息收集、傳輸、檢索的難度增大。檔案管理信息化建設的核心目標應當以建設現代大學制度為基準，以檔案管理工作提質增效為核心的發展導向。一方面檔案管理信息化建設要迎合時代發展趨勢，積極運用先進的信息技術和網絡平臺構建出更為優質的信息化建設內容，以此提升整個高職院校的信息化管理水平。而且在信息化建設過程中要注重規范和標準的制定，在檔案管理信息化工作之前就明確適合高職院校實際情況的運作體系，既能夠保證檔案管理工作有效開展，也能夠促進信息化建設為高職院校管理提供幫助，為信息化檔案管理工作奠定基礎。而另一方面檔案管理工作在信息化建設中也應積極運用信息資源的優勢，提高檔案信息化的內在質量，將檔案資源的利用和開發有效整合，促進檔案信息化使用水平，才能為信息化建設帶來提升[2]。

3.2加強檔案管理信息化建設投入

檔案管理信息化建設投入應當從三方面提升，來促進信息化建設的力度。首先是高職院校本身對檔案管理的重視程度，高職院校的領導層應當充分認識到檔案管理信息化對高校教學、科研和管理的重要作用，將檔案管理信息化建設作為高職院校現代化建設發展的主要工作，明確檔案管理信息化建設內容和環節，穩步推動檔案管理信息化建設。

其次，應繼續加強檔案管理信息化建設的投入力度，包括資金、軟硬件的投入，檔案管理信息化建設需要相應的計算機、網絡及配套的管理軟件。當然，短時間內投入大量的資金過于理想，檔案管理信息化建設應當放眼長遠，從過往檔案數字化、現有檔案信息化處理、后續檔案網絡化采集傳輸，不斷投入建設，逐步完善整個檔案管理的信息化建設，促進檔案信息化管理工作的進步發展。

最后，加強對信息化人才隊伍的建設和培養是檔案信息化管理工作有效開展的基礎。在提高現有檔案管理人員素質的基礎上，結合檔案管理信息化建設需求，培養檔案管理人才了解信息化工作內容，或是讓信息化建設人員認識到檔案管理工作的主要內容，確保檔案信息化管理工作的有效配備，以此提高高職院校檔案管理信息化工作效率[3]。

3.3強化檔案管理信息化系統構建

為了使檔案管理能夠更好地服務高職院校教學、科研和管理活動，讓所有使用者便利且快捷地使用檔案信息，檔案管理信息化建設應當構建相關的系統，檔案管理的核心應當是信息化檔案數據庫，為傳輸、歸類、接收提供相應的支撐。檔案管理應當與學校網絡平臺相互結合，積極擴展檔案數據資源，并傳輸至網絡當中，對網站內部的檔案資源進行展示和存儲，不僅能夠為廣大師生提供更為便利的查詢方式，而且也節約了檔案信息的收集和傳輸時間。當然，在構建檔案管理信息化系統的同時也需提高信息化檔案安全水平，在當前網絡環境中，網絡安全尤為重要，為了避免出現檔案丟失的情況，提高檔案信息價值，應當適當為檔案進行加密，增強檔案管理在信息化建設過程中的安全性。

結論：

隨著社會的快速發展，信息化、現代化、數字化已經成為高職院校發展的主要方向，高職院校檔案管理工作也應繼續加強信息化建設，從高職院校實際情況出發，明確信息化建設方向和目標，而相關規范和標準的制度下，充分發揮信息化檔案管理的優勢，促進高職院校檔案管理工作的高效開展，為高職院校管理提供支撐。

參考文獻

[1] 李曉霞.高職院校檔案信息化管理的策略分析[J].信息記錄材料，2021，22（02）：47-48.

[2] 鄔彩虹.高職院校檔案信息化管理工作改革與創新發展研究[J].信息記錄材料，2020，21（10）：55-56.

[3] 李月.淺析高職院校檔案信息化建設的現狀、問題與對策[J].知識文庫，2020（17）：197-198.

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