5S管理在圖書館管理中的應用探討

王鷹

[摘? ? 要] 5S管理方法最早源于日本企業，它已經成功地打造出世界一流企業，并逐漸被各個行業所接受和借鑒。圖書館在當前階段也開始面臨新的挑戰，并出現了更多新的機遇及發展空間。如何快速將發展機遇抓在手里，是目前圖書館需要及時探索以及應對的難題。而有效的管理是圖書管理工作中比較關鍵的內容，把5S管理方式融入圖書館管理工作中可以發揮出理想的作用。文章結合自身的相關經驗，就如何有效引進5S管理進行深入性地探討。

[關鍵詞] 5S管理;圖書館管理;應用

0? ? ? 引? ? 言

現代圖書館屬于一類能讓人們自由以及平等獲取知識的平臺，而圖書管理方式、制度以及管理模式的不斷創新能進一步推動圖書管理事業的長期發展[1]。 5S管理方式有效規范圖書館的工作現場、現物等，可以營造出人人參與、事事守則的氛圍，使工作環境充滿愉悅，并能使圖書管理人員的良好工作習慣得到有效培養，促進其品質修養提升，為小學生提供高品質的服務，進一步提高圖書館工作效率。

1? ? ? 5S內容概述

5S管理方式在20世紀50年代的日本開始出現，主要是通過這種形式在生產現場中對管理機器、材料、方法以及人員等多種生產要素做針對性的管理。日本的部分企業始終堅持5S管理，確保每位員工都能養成習慣，在工作中能嚴格依據有關準則去完成每一件事，這種良好的工作作風使過去生產中出現的產品質量不合格等現象得到明顯改善，并成功創造出了松下以及索尼等多個世界一流產品，并使日本成為制造業霸主，讓5S管理法被越來越多的人所認識[2]。而把5S管理方式應用于圖書管理工作中，也成為近幾年所提倡的一種新式管理方法。

2? ? ? 5S方法的具體內容

第一，整理（SEIRI）：把工作場所內的所有東西全部分為有必要和不必要兩種，確保兩者能有效區分，同時盡快清理不必要的東西。整理的主要目的在于對作業面積現場進行有效的改善及增加，從而使工作效率得到提升，并使管理期間可能出現的錯放以及混放等事件減少，有效節省資金。

第二，整頓（SEITON）：把必須要用到的某些東西按照原有的位置一一擺放整齊，同時將擺放完整的東西核對好數量，然后進行一一標記。整頓這一環節最為關鍵的地方就是要做好定位、定品以及定量等相關工作，并將已有的東西全部擺放整齊。

第三，清掃（SEISO）：將現有工作環境徹底打掃干凈。對于存在異常的設備進行及時維修處理，確保工作場所環境始終保持干凈。而清掃的主要目的在于使工作人員養成良好的衛生習慣，營造出溫馨干凈的工作環境。

第四，清潔（SEIKETSU）：通過制度化以及定期檢查等手段，確保5S成果得到有效維持。

第五，素養（SHITSUKE）：使工作人員素養獲得進一步增強。在工作期間，通過節時、節費以及節料等多種方式，使成本有效降低，同時對生產現場進行規范，能進一步降低各種不安全因素，從而實現高效、優質、低耗、安全發展，同時還能進一步提升工作人員的自身素質。

3? ? ? 當代圖書館管理中存在的問題

第一，管理體制落后。管理體制主要是指管理系統的有關結構以及組成方法，即選取什么樣的組織形式以及怎樣把這些組織形式共同結合成一個合理、有效的有機系統，并采用什么樣的方式以及手段來完成最終的管理任務。其一，經濟、科技的快速發展，以及信息和用戶需求的多樣化，讓圖書館管理從過去的文獻借閱等簡單管理，逐漸變成集詢問、借閱等多樣化的管理活動;其二，網絡以及計算機技術的逐漸完善，使圖書館管理開始進入網絡化、規范化以及自動化的新階段。但是當前我國圖書館管理體制仍然存在明顯的分散，這在一定程度上對圖書館事業的發展造成了阻礙。

第二，信息資源服務體系并不完善。傳統的圖書館強調將書本作為主體，且主要在于藏，不在于使用，而這種管理理念使人們對圖書館的充分利用遭到限制，并讓圖書館逐漸變成了藏書館，對圖書館服務領域的進一步發展造成了影響。

第三，圖書館管理員素質明顯較低。圖書管理人員的自身素質低下，特別是業務技能素質較低，缺乏一定的創新以及競爭意識，且服務的態度也相對較差。這也對圖書館功能的充分發揮以及資源合理利用造成極大影響。此外，圖書館人員結構的不合理也對圖書館管理工作造成困難。

4? ? ? 圖書館采用5S管理的意義

第一，使圖書館形象得到改善。圖書館采用5S管理后，進一步改善了各個部門，特別是讀者服務部門的環境衛生，閱覽室的書籍均整齊擺放，書架以及桌椅等都保持干凈衛生，有利于激發讀者的閱讀熱情，并讓讀者更喜歡在圖書館閱讀學習。

第二，使圖書管理人員養成良好行為習慣。葉圣陶先生曾經說過，若想形成一種良好的習慣，需要自己時刻注意，并始終堅持身體力行，才能讓習慣成為自然，獲得比較理想的效果。圖書館應用5S管理模式之后，對日常工作的質量有更嚴格的要求，這也在一定程度上使自身存在的多種不良習慣得到了潛移默化的改變，從而使工作人員逐漸形成認真負責、文明禮貌以及嚴格守法的良好習慣。

第三，使圖書館工作效率得到有效提升。若每一位員工一直處于相對溫馨且良好的工作氛圍及環境內，能夠使其專注力以及精神力進一步集中，進而使其能妥善完成好自己的本職工作，促進工作效率有效增強。試想一下，工作人員長時間處在一個相對雜亂的環境里，就會影響到工作人員的情緒，情緒低落沒有干勁，就會影響工作的效率。

第四，能降低人力、物力、時間以及空間的浪費。當前大多數圖書館均存在經費、人員、閱覽空間以及藏書量缺乏等嚴重問題。而將5S管理模式應用其中可以緩解這些矛盾。因而要及時對經費進行合理安排，確保經費能用在“刀刃”上，同時要勘察以及調整圖書館閱覽空間以及藏書空間，并進一步擴大閱覽空間以及藏書空間。同時對工作場所內的必要以及不必要物品進行嚴格區分，盡可能減少對人力、空間以及時間的浪費。工作現場要始終保持干凈有序，明確每一個標志牌，確保走道通暢，能有效減少尋找以及等待的時間。

5? ? ? 5S管理實施方案

第一，先期宣傳。圖書館管理者需要大力宣傳5S管理方式。要進一步加強對工作人員的培訓力度，并將5S管理的基礎知識、5S在圖書館管理中的關鍵作用等內容詳細向其講述，并將有關人員全部組織起來共同學習，確保其能有更加深入地了解[3]。切記不可讓5S管理模式流于表面，或者將5S管理理解為簡單的掃地以及擦桌子，確保將5S理論深入人心。

第二，穩步推進。將本館以及本部門5S管理的具體標準詳細制定出來，依據所制定出的管理步驟來完成具體工作，確保工作人員能夠嚴格依據有關規章制度辦事，并有效規范自身行為，讓圖書館以及館內的每位人員都能成為標準化管理工作的實施者及推動者。使工作人員的能動性得到充分發揮，并創造出理想的工作氛圍以及環境，形成一種團結、奮進的良好風氣。

第三，總結評比。確保5S管理能取得較為理想的效果，在推行相關管理方法時需要對潛在的問題進行總結歸納。由于5S管理模式強調對細節方面進行管理，在實施的初始階段可能會存在考慮欠缺等問題，并且伴隨著時間逐漸向前發展，會導致新的問題發生，因而在應用期間需要不斷地分析總結，使其能更加完善。

第四，形成習慣。將5S管理模式日常化之后，其產生的效果非常驚人。良好的環境和風氣、和諧的人際關系以及突出的工作成績都會在一定程度上提高工作人員的工作興趣，使其認識到在圖書館工作是自豪的、榮耀的，確保工作人員自覺執行5S管理的有關準則，并使其成為一種良好的習慣。

6? ? ? 5S管理在圖書管理中的具體應用

5S管理屬于精細性較強的管理方法，且在企業生產以及產品服務等多方面均可以起到比較有效的管理效果。圖書館在本質上看雖不屬于某一種企業類型，但是與服務型企業之間存在明顯的關聯性。因此，通過有序且干凈的工作環境來促進工作效率。進一步增強這一管理理念，可以在圖書館管理工作中完全適用。圖書館在進行有關管理工作的過程中可以合理應用5S理論以及有關管理方式，并使工作現場管理力度進一步加強，從而促進圖書管理人員自身素質的提升。

第一，整理。圖書館相關業務工作內容，包括文獻資源建設以及讀者服務工作等。因而，在日常工作時，不僅要對辦公區域進行有效整理，還應當重點加強對采編部門以及讀者服務部門這兩大部門的整理工作管理。采編部門相當于基礎性的部門，其主要工作為負責中外文圖書采集、驗收、標引以及編目等，組織藏書、揭示館藏，屬于一類將無序的文獻有效加工并整理成能夠供其他人員檢索的文獻集合體。

第二，整頓。整頓強調對各個開放性工作場所以及有關區域進行科學合理的完整布局，并把所需要的必需品按照有關規定擺放整齊，然后對其進行一一標識。

第三，清掃。合理有效地清掃相關工作場所以及部門。清掃主要是強調工作的場所始終保持有序性及整潔性，進而對整理和整頓環節的管理效果進行合理有效的維持，使設備故障率明顯降低，有利于進一步促進工作服務質量提升。

第四，清潔。清潔環節的最終目標就是把上述管理之后所獲得的相關成果做進一步維持，并將確保期發展為圖書館管理工作中最關鍵的一項制度。

第五，素養。通過已經制定完整的工作制度來科學評估每一位工作人員的工作質量以及效率情況，并在員工績效考核體系中完美融入5S管理，確保工作人員能夠有效遵守相關規章制度，并在此基礎上盡快樹立起良好的工作習慣。

綜上所述，5S管理強調對每一位工作人員的日常行為進行合理規范，提倡從點滴小事做起，確保每一位工作人員都能形成良好的工作習慣，進而使整體工作質量得到有效提升。實踐表明，5S管理在圖書管理工作中的應用能有效防止浪費時間，使現場始終保持整潔有序進行，有利于進一步促進工作效率的提升。

主要參考文獻

[1]虞俊杰.圖書館業務統計數據管理對策研究[J].圖書館工作與研究，2019（5）：89-95，128.

[2]崔喜梅.少兒圖書館特色管理探究——以河南省少年兒童圖書館為例[J].山西檔案，2018（5）：119-121.

[3]宋樂平.基于區域創新的圖書館隱性知識管理探析[J].圖書館工作與研究，2018（3）：64-68.