淺析大數據時代下檔案管理人才應具備的能力

摘 要：大數據時代的來臨，為檔案管理提高質量增效，創造了良好的載體平臺和技術工具，促進檔案管理信息的發展。檔案管理者可以基于數據時代的多種方式來依托，這是以大數據為基礎的便利所在，管理期間不但應具備較高的信息素養水平、扎實的知識儲備以及較強的綜合應用能力，還應發揮核心才能，不斷培養自身自主學習與協調溝通能力。由此看出，檔案數據管理期間引入大數據技術，可以保證高效性與便捷性。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;能力

大數據表明，信息的需求增加，信息的管理也出現了更多，相關信息的管理者也應具備較高的信息處理水平。先進的檔案管理方式應遵循時代的發展特征，根據具體工作要求，在日常管理過程中有效引入大數據技術，而大數據技術則是基于現有的檔案管理。

一、大數據時代下檔案管理工作現狀

在大數據時代的背景下，要想跟上時代的腳步，檔案管理人員應創新管理模式，改變以往的管理理念，以更好地適應時代的發展需求。大數據應用現狀下，檔案管理工作存在較多機遇與挑戰，其中最為關鍵的則是檔案信息的安全管理問題，檔案信息保密效果差，且管理人員的綜合素質水平較低，需要不斷學習適應大數據時代的背景。據了解，雖然在大數據時代，但是大部分檔案管理人員依然使用傳統的檔案管理方式，對大數據時代下的檔案管理技術還不夠熟悉，業務學習水平還沒有達到，尤其是對計算機技術的掌握還不夠深刻[1]。以往傳統的檔案管理工作中，工作人員接受新事物的速度較慢，檔案管理工作無法緊跟時代發展潮流，檔案資源也得不到充分合理應用。但是對于大數據時代，帶給檔案管理人員的既有機挑戰也有機遇，大數據時代給檔案管理工作帶來了很多的是便利。

（一）大數據時代下可以減少檔案毀損風險

紙質材料屬于傳統檔案管理工作的主要介質與載體，但紙質材料的抗風險能力較差，要求較高的儲存環境，很容易出現差錯。因此，一旦檔案保存地區出現特殊情況，紙質材料很容易受到影響，最壞的結果可能會導致檔案的缺失和損害。由于紙質檔案受環境因素的影響，長時間保存時，文檔資料也會出現字跡不清問題，無法清晰辨別紙質文字，降低了檔案的應用效果。光碟等其他電子數據保存方式來保存檔案也可能會因為環境和時間的變化導致信息的缺失，造成經濟財產上的損失。而在大數據時代，檔案管理工作在互聯網中進行管理，會大大減少傳統保存方式帶來的隱患。為了避免發生上述問題，檔案管理期間應有效引入大數據技術，提升檔案保存質量，降低存放空間，延長保存時間[2]。

（二）大數據時代下可以降低檔案管理的成本

在大數據時代下，檔案管理不僅可以實現高效的儲存，還可以大大降低檔案管理的成本。首先，從某種角度來看，可以降低經濟成本。傳統光碟管理與紙質管理模式對存儲環境與運營資金的要求較高，在經過一段時間存儲后，工作人員還應及時處理與修復，耗費大量的人力、物力及財力資源。而在檔案保存與管理過程中引入大數據技術，可以降低檔案信息的存儲成本，保證維護效果。除此之外，大數據的應用還可以節省空間成本，以往光碟管理與紙質管理過程中，檔案資料需要一定的存儲空間，部分檔案管理集中場甚至需要為檔案存儲工作合理安排孔家，增大了工作量。而在檔案數據管理期間引入大數據技術，可以有效減少信息載體的存儲空間，提高資料容量。

（三）大數據時代下可以提高有價值檔案挖掘效率

檔案管理工作中引入大數據技術可以有效提升檔案的挖掘價值，保證了檔案管理效率。通過引入大數據存儲模式，檔案數據采用分布存儲方法，消除了傳統檔案管理工作的弊端，尤其在檔案資料應用期間引入大數據以及云計算等技術，可以幫助管理人員在海量檔案資源中挖掘價值水平較高的檔案信息，節省了搜索時間，提高了工作效率，由根本上提高了檔案資料的使用價值。

（四）大數據時代下可以實現檔案資源共享

引入大數據技術，可以保證檔案資料的共享效果。檔案資源管理期間引入先進大數據技術，可以整合不同區域、不同領域的檔案信息，利用互聯網技術實現資源共享，為檔案信息管理工作提供新的發展平臺[3]。在面對大量檔案數據時，為了找出價值較高的信息，檔案管理人員應建立數據庫系統，切實提高檔案資料的應用價值。

二、檔案管理人員需要具備的素質

檔案管理工作中最為關鍵的因素便是“人才”，也是做好檔案工作的主要動力源泉。隨著信息技術的發展，檔案管理工作環境及對人才的需求均發生了較大變化。

根據現代社會的發展需求，為了保證檔案管理工作的順利開展，工作人員應有效掌握大數據的應用方法，不但應學習專業的檔案管理基礎知識，還應掌握云計算等信息技術，提高應用實踐、自主學習以及溝通協調等方面的能力。具體來講，大數據時代檔案管理人才應該具有更強的學習能力和素養來適應時代發展的需要，具體表現在：

（一）良好的道德品質，較高的信息素養

檔案信息管理是個包羅萬象的專業，檔案管理人員需要具備良好的道德品質，時刻嚴格規范自己的言行舉止，嚴格按照相關規定進行，不得向外泄露檔案信息，嚴格遵循保密制度。信息是現代社會的寶貴資源，大數據時代的到來更是使得檔案的信息量逐漸爆發式增加。檔案管理工作的運行環境也變得更為復雜，增大了檔案資料信息的獲取難度。尤其檔案信息管理人員，不但屬于信息的管理者，還屬于信息的使用者。檔案管理工作中，工作人員應正確認識與把握檔案信息的性質與基本特征，全面分析用戶的基本信息需求，以有效甄別、評估檔案材料的基本價值，在此基礎上深加工檔案信息，完成傳遞與重組工作。為了在海量的檔案信息中，準確發現符合用戶需求，且有價值的檔案資料，最大程度地滿足用戶的檔案信息需求，管理人員應具備高水平的管理水平與信息素養，全方位學習檔案信息管理知識，掌握更多先進技術模式，提高自身綜合素質。

（二）過硬的業務水平

檔案管理人員的業務能力主要體現在兩方面，一是可以熟練處理各種檔案信息資料，信息應用水平高;二是具備良好的信息應用意識。不同于其他專業，檔案學專業基礎知識更具獨立性，具有完善的知識體系，專業性更強。大數據時代下，為了保證檔案管理工作的順利進行，工作人員不但應系統掌握檔案管理模式與信息技術，還應形成獨立研究的精神，不斷創新檔案管理方法。具體而言，大數據時代下，新型檔案管理人才應熟練掌握以下幾方面知識：了解國內外檔案管理的成就與前沿知識;掌握檔案學基本理論;檔案基本理論知識;檔案實際操作技能與知識;檔案工作相關的政策、法律法規及方針等。

（三）較強的信息處理能力

大數據時代還要求檔案管理人員具有較強的信息處理能力，要求檔案管理人員能夠對檔案信息進行收集、判別以及發掘價值的能力。信息收集能力不但要求檔案管理人員充分收集相關信息，甄別價值信息，還應在此基礎上歸檔信息類別，利用更為現代化的模式完成信息歸集工作。比如工作人員應利用計算機技術整合檔案資料及信息，完善管理系統。檔案信息甄別能力主要指的是應該仔細分析檔案信息資源，以理性眼光科學判斷檔案的價值信息，做好歸檔整理工作。檔案管理人員還應充分挖掘信息價值這要求工作人員十分熟悉信息材料，對資源敏感性較高，在科學挖掘檔案價值的基礎上，科學評估，并根據不同用戶的需求，提供價值型的檔案信息，保證管理效果。

（四）愛崗敬業的精神

不同于其他工作崗位人員，檔案管理人員只可以在背后默默無聞工作，但也應愛崗敬業，做到盡職盡責，在其位謀其政。檔案管理人員應發自內心熱愛自己的崗位，時刻保持服務用戶的精神，真正根據用戶的實際需求整理檔案資料，在肯定中激發工作積極性。同時，檔案管理人員也應具備較強的榮譽感與責任感，為工作負責，提高管理質量。

（五）良好的服務意識和進取心

檔案管理工作內容單一，整體較為乏味，但可以為檔案需求人員帶來更多價值信息。在實際工作中，檔案管理人員應時刻具備良好的服務意識，切實體會用戶的基本需求，在解決疑惑的基礎上，為其提供更多有價值的信息。在檔案服務過程中，管理人員應與用戶和諧溝通交流，針對談話內容抓住信息需求點，在快速整合檔案信息的基礎上，增強用戶的體驗感。為了保證服務的針對性與高效性，檔案管理人員還應根據社會及時代的發展方向，豐富自身知識體系，不斷學習，始終保持上進心，在工作中不斷規范調整自身學習行為，全方位提高檔案業務的管理水平[4]。

三、大數據時代檔案管理人才能力提升的重要性

隨著社會的快速發展，社會逐漸進入大數據時代，為檔案管理工作帶來了全新的發展模式，但也存在更多亟待解決的問題，情況更為復雜多變。作為檔案管理人員，應熟練應用各種大數據技術，真正改變當前的檔案管理現狀。具體管理過程中，管理人員應重視檔案信息的安全性，積極培養高素質水平的高端管理人才。同時，還應不斷拓展檔案管理的知識領域，引入科學管理理念，確保公民使用檔案信息的基本權利，全面發揮檔案資源的社會功能價值。大數據時代下，檔案管理工作開展的關鍵在于培育更多的新型檔案管理人才，做好保護與開發創新工作。管理人員需要不斷拓寬檔案管理工作的內容及領域，豐富完善檔案實踐信息，在此基礎上切實解決檔案管理工作中存在的現實問題，推進檔案管理事業的穩定健康發展。由此可見，檔案管理工作為了更好滿足時代的發展需求，應充分重視人才的培養工作，并給予更多資源支持。

四、結語

大數據發展背景下，檔案管理人員應掌握更多的信息技術處理能力，始終保持上進心，做到愛崗敬業，不斷保持進步，在做好分內之事的基礎上，為他人提供更為優質的檔案服務內容。實際工作中，管理人員還應具備強烈的榮譽感與責任感，提供更具價值的檔案信息，并在工作與學習中不斷進步。

參考文獻：

[1]王洪濤.大數據時代背景下的檔案管理研究[A].“決策論壇——企業管理模式創新學術研討會”論文集（上）[C].2017.

[2]佟永利.簡析大數據時代背景下的檔案管理工作[J].科技風，2019（12）：218.

[3]彭峻松.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].科技資訊，2019（20）：253-254.

[4]王鑫穎.淺析新時期檔案信息化人才培養[J].人才資源開發，2017（04）：135.

作者簡介：陳愛華（1983— ），女，漢族，廣東東莞人，本科，助理館員，研究方向：檔案數據管理。