聲像檔案管理現狀與發展對策分析

金瓊

一、聲像檔案管理的現狀

1.聲像檔案管理的思想觀念淡薄

首先，注重紙質輕視聲像。長久以來，檔案人員對聲像檔案的管理程度遠遠弱于紙質檔案，實踐中這種觀念使得紙質檔案管理的制度規范顯著多于聲像檔案。其次，重視使用輕視維護。當下使用多媒體等方式積極地傳遞聲音、宣傳文化，豐富了聲像檔案的服務功能，但是忽略了對聲像檔案的保管工作。再次，重視技能輕視保管。個別檔案管理人員十分注重聲像檔案保管的技能，懂得根據規范標準和掌握的技術手段保管聲像資料，但是尚未認識到所保管的聲像資料內容是不是齊全、完備。最后，重視結果輕視過程。當前部分檔案人員認為只需要管理好最終存放在檔案庫房中的聲像檔案，忽視了聲像檔案在形成過程中以及在移交過程中的檔案質量和保管，從而影響了聲像檔案的使用壽命。

2.聲像檔案管理的人才十分緊缺

聲像檔案管理的優劣一定程度上與檔案人員的素質有很大關系，然而當前管理聲像檔案的人員普遍水平有限，沒有系統學習過相關檔案管理技能和知識，大多依靠前輩幫帶或是自身經驗進行管理，缺乏專業的業務能力。特別是隨著信息化的到來，多數檔案人員不能適應高科技的發展需要，對計算機網絡知識和聲像設備的操作知之甚少。

3.聲像檔案管理的制度不完善

當前，部分地區檔案館（室）缺乏可供嚴格執行的聲像檔案管理制度，其聲像檔案存放的環境與規范相違背，導致一部分檔案因溫度、濕度、陽光等不符合標準的原因而出現受潮、褪色、變質等情況。另外，由于缺少聲像檔案管理方面監督和檢查的制度，致使各單位弱化了對聲像檔案的管理，部分檔案的保存情況不容樂觀。再有，在科技不斷進步的今天，檔案管理部門因為沒有及時制訂出行之有效而又順應時代發展的制度，從而使得新科技在聲像檔案工作中發揮的作用大大減弱。

4.聲像檔案的搶救和修復工作落后

首先，數字聲像檔案的管理辦法不妥當，大多采用光盤歸檔保存，光盤在使用和保管過程中易磨損、丟失，人力、物力和財力會產生一定程度上的損耗，且利用時也不太方便。其次，聲像檔案的搶救和修復方式相對單一，通常是由有搶救和修復需要的單位主動到檔案技術保護部門要求進行聲像檔案的搶救和修復，并沒有形成對外搶救和修復的長效服務方式。第三，聲像檔案管理人員在工作中側重于技術手段的利用與施行，未能對技術產生的實際功效引起足夠的重視，缺少技術實施的質量監控。最后，實踐中一部分檔案館（室）沒有聲像檔案的保管條件，一部分沒有履行定期的維護保養和監督檢查，使得聲像檔案的保管狀況不佳，同時伴隨著對其搶救和修復進度遲緩的問題。

二、聲像檔案管理過程中產生問題的原因

1.導致聲像檔案管理的思想觀念淡薄的原因

第一，紙質檔案經歷的時間較為長久，是檔案人員管理、利用的重心，諸多檔案人員未能認識到聲像檔案所產生的影響，疏忽了對聲像檔案的管理。第二，檔案人員更加注重外在的、直接的層面，在短期內能夠達到顯著的效果，而保管與維護是內在的，是持久性的，耗時耗力，效果不能馬上顯示出來。第三，數字化時代的到來，使得聲像檔案的數字化水平越來越高，相較于傳統檔案來說檔案的信息內容與載體分離，因此個別檔案人員自認為對檔案的載體質量和保管顯得不再關鍵。

2.導致聲像檔案管理的人才十分緊缺的原因

一方面，聲像檔案涉及的專業性較之于紙質檔案要強，這就對檔案人員的專業程度提出了更高的要求，但當前聲像檔案的管理人員普遍缺少相關專業技術和知識的學習，知識和掌握的技能陳舊，無法提升業務能力，僅有少數進行過專業培訓與考核，對聲像檔案的管理人員缺少培養，培訓的內容和使用的講義都過于老套，偏重于紙質檔案的內容較多，對聲像檔案管理的內容提及非常少且缺少創新，無法與當前的工作內容相適應。另一方面，缺少多元化的聲像檔案的崗位培訓方法，僅僅是單一填充式的培訓方式，重理論，輕實踐，但聲像檔案管理工作僅學習抽象的理論是遠遠不夠的，多數檔案人員在進行過培訓之后仍然不能妥善處理實際中遇到的各類問題，培訓學習的作用不明顯。

3.導致聲像檔案管理的制度不完善的原因

行之有效的制度是做好任何管理工作的基礎，尤其是檔案管理這樣細致嚴謹的工作，更需要用完善的制度來提高管理能力，但很多單位缺少能夠有效執行的制度。一方面檔案人員對制度建設的意識還不足，對制度建設的重要性缺乏認識，沒有根據制度規范來約束日常的檔案管理。另一方面，在檔案管理的制度條文中，羈束性、權利性和具體的條文較少，大多是可裁量性、義務性和框架式的。比如，在《檔案庫房管理暫行規定》中有這樣一款條文，“對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告，并采取措施予以處理”，此條文在執行中缺乏具體的指導標準，即便沒有經常對檔案進行檢查，也不會有相應的羈束性的懲處辦法。由于缺少約束性和可執行性的條文，在實踐中大多數檔案人員恰恰就沒有做到對聲像檔案的經常性檢查。

4.導致聲像檔案的搶救和修復工作落后的原因

首先，檔案人員對聲像檔案數字化管理工作的重視程度不夠，沒有認識到聲像檔案數字化管理工作的必要性，使得數字化管理技術的功能沒有得到充分地發揮。其次，一些單位在檔案管理中沒有對聲像檔案數字化保管提出硬性的要求，從而導致聲像檔案數字化搶救和修復的進度遲緩。再次，聲像檔案管理方式沒能同檔案管理技術的迅速發展水平相適應，在數字化聲像檔案長期存儲和保護層面，檔案人員未能找出合適的管理手段和措施來維護聲像檔案的持續保存與使用。

三、提升聲像檔案管理水平的措施

1.樹立聲像檔案管理意識

一要通過社會的宣傳和教育使人們了解到聲像檔案具備同紙質檔案一樣的功能和急需搶救與修復的狀況，感受到聲像檔案的價值所在，為聲像檔案工作提供有力支撐。二是加強各級領導對聲像檔案的重視和支持程度，促進檔案部門與各部門之間的協同配合，從長遠的利益來正視聲像檔案的管理工作。三要增強聲像檔案的利用和開發，聲像檔案本身生動形象，要利用這一特性來實現其原本的藝術價值，使其得到更好的宣傳普及，從而促進聲像檔案的管理工作有序進行。四要抓住文化宣傳等重大活動的時機增進對聲像檔案管理的意識提升，在這些活動中使各類人員進一步了解聲像檔案不可替代的作用。

2.提升聲像檔案管理人員的素質

一要加強技術人才的引進，在崗位設置上優先錄用有專門知識的人員，增強人員待遇和獎勵，同時在高校的教育與教材的編寫方面，注重理論與實際的結合，加強聲像檔案管理的教育，為聲像檔案管理工作的發展輸送人才。二要提升檔案人員的業務水平，加強定期培訓與考核，增強對本職工作的熱愛程度，及時轉變檔案管理人員的陳舊思想，讓聲像檔案的管理工作更有底氣。三要加強聲像檔案管理的技術交流，不僅與其他聲像檔案管理單位間進行技術交流、還要對國際間的聲像檔案管理技術進行交流，吸取其優勢，掌握最前沿的動向。

3.加快聲像檔案管理的制度建立

一方面，積極構建完善的聲像檔案管理長效機制，制定一套更具指導意義的配套措施，將聲像檔案從生成、收集到移交、利用每個階段以及檔案人員職責、責任、獎懲與監督等各方面都給與具體規范和執行標準，保證聲像檔案的管理有據可依，避免造成檔案的毀損。另一方面，確立聲像檔案管理的監督機制，按照制度要求嚴抓狠管，檔案管理部門須加強對聲像檔案管理工作的督導檢查，按照各個單位的不同情況進行分別指導，具體問題具體分析，基礎好的單位要不斷創新，鞏固提升，基礎不好的單位要夯實基礎，逐步規范，多在每個單位薄弱的環節下功夫，不留任何死角，保障聲像檔案管理的質量。

4.成立聲像檔案技術保護綜合基地

一要按照“主次有別，優先重點”的原則，訂立長期性的包括人員、分工、成本、措施等在內的聲像檔案搶救與修復計劃。二要明確聲像檔案數字化管理工作流程，通過明確工作流程，使數字化搶救和修復工作得到規范，數字化質量的監控和管理得以實現。三要強化聲像檔案管理技術的督促指導，綜合基地的專職人員與指導人員定期對聲像檔案管理工作進行指導，為館室建設制定計劃和提供技術保障，提高檔案人員的業務能力與專業技能。四要綜合基地對數字聲像檔案進行統一存儲管理，一式三份，即設立在線聲像檔案管理系統，將數字聲像檔案根據利用率的大小采用在線與離線相結合的存儲方式，綜合基地定期進行數據遷移和離線備份，同時，刻錄一套光盤對數字聲像檔案的實體載體歸檔，此外，使用移動存儲設備備份一套數字聲像檔案，集中實行異地數據備份。

參考文獻：

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作者單位：太原衛星發射中心