農業科研檔案管理探討

周海慧

農業科研檔案是農業科研人員在各種農業科研活動中所形成的文字材料、影像、電子文檔等的總稱，主要包括科研項目的申報、立項、執行、總結、結題以及成果鑒定等一系列過程中所形成的各種檔案材料。農業科研檔案是重要的農業科研、農業生產的數據資源，我國農業科研人員數量多，每年產生許多重大農業科研成果，不少科研成果屬于世界領先地位，但是這些科研成果分散于全國各地，隸屬于不同層面的科研機構，無法發揮集成效應，給資源帶來浪費。如何開發利用農業科研檔案，推動農業科研成果的轉移轉化，提升科技創新水平，是當今農業科研檔案管理工作的重點。

一、農業科研檔案的特征

農業科研檔案具有信息量大、時間跨度長、專業性強、具有一定的參考性等特點。

1.信息量大

農業科學研究涉及的領域寬，農、林、牧、副、漁，涉及的環節多，生產、加工、銷售、病蟲害防控等等，農業科研工作的復雜性決定了農業科研檔案信息量大的特征。

2.時間跨度長

農業科學研究，從科研項目的申報到成果的鑒定，時間跨度非常長，在熱帶農業科學研究上表現更加特別，例如一個品種的選育，時間上有可能是幾年、十幾年、甚至幾十年等等，因此農業科研檔案所記錄的信息時間跨度長。

3.專業性強

農業科研檔案主要記錄的是農業科學研究、農業生產活動的過程，其反映的主要是農業科學研究過程中、農業生產活動中所發現的相關信息，所采集到的相關數據等等，這些信息或數據，具有很強的專業性。

4.具有一定的參考性

農業科研檔案所記載的信息反映了農業科研項目的全過程，可以為相關類型的科研項目申報、成果鑒定、成果轉移等提供參考，特別是在策劃重大科研項目、申報重大科研成果時，需要參考大量的科研檔案，農業科研檔案是農業科技工作者重要的資料來源。

二、農業科研檔案的價值

農業科研檔案來源于科研，記錄著科研活動的全過程，是支撐科技成果的主要依據，也服務于科技創新活動。

1.農業科研檔案來源于科研生產一線

農業科研檔案記錄著農業科研人員從事農業科學研究的全過程，農業科研人員領域廣、研究對象多，導致農業科研檔案種類多、數量大。例如中國熱帶農業科學院，科研檔案記載就涵蓋了熱帶糧食作物、熱帶經濟作物、熱帶畜牧、南繁種業、熱帶海洋生物資源、冬季瓜菜等領域，每一領域所涉及的研究對象就很多，且同一種研究對象的科研檔案除記錄該品種的選育過程、栽培管理措施、大田表現、病蟲害防控手段外，還會包含有基因編輯、基因型數據等分子生物學的內容，甚至還會把生產成本效益、儲存加工手段等都記錄在農業科技檔案中，農業科研檔案來源于田間地頭、實驗室，涵蓋了農業生產過程的各個關鍵環節。

2.農業科研檔案是農業科研工作的核心

農業科研檔案的意義在于它可以再現農業科學研究過程，支撐整個農業科學研究過程， 每一個實驗數據、每一個生產環節的信息，都是科研工作者付出的辛勤努力，科研檔案的管理就是將農業科研活動過程中的相關信息原封不動、不做任何加工的保存下來。同時農業科研檔案也是農業科研工作時間跨度長、信息量大、專業性強的有力證明。

3.農業科研檔案知識產權保護的關鍵

農業科學研究過程中很容易有人“搭便車”，非常容易導致侵權行為的發生，而一旦發生侵權行為，相關的調查、取證、辨別工作、維權工作等都非常困難，鑒定起來過程復雜且時間長。農業科研檔案作為農業科學研究全過程相關信息、數據的真實記錄，將是知識產權保護的關鍵。

三、農業科研檔案管理存在的問題

1.檔案管理邊緣化

農業科研單位往往對農業科研檔案管理邊緣化，主要表現在這幾個方面：一是沒有專門從事檔案管理的專業人才，筆者調研過程中發現，很多農業科研院所檔案管理部門的人員所學專業多是與農業不相關、與檔案學不相關的專業;二是沒有專門的工作經費，檔案管理是一種純公益的業務，在經費投入上，一般的科研院所都不注重這塊;三是缺乏專門的辦公場所，條件相對好的科研院所有1-2間辦公室，而有些科研院所檔案管理與辦公室等部門混合在一起。

2.檔案收錄不完整

農業科研單位考核都是重成果，輕過程，導致農業科研人員在實施科研項目時往往忽視了科研過程中原始數據、材料的記錄與移交，并且項目延續時間長，參與人員多，或者參與人員有變化等，極易造成科研檔案移交不充分、不全面的現象，不利于保證科研檔案的完整性與系統性。

3.檔案保護不到位

農業科研檔案的管理與保護是一項重要的工作，很多農業科研院所對檔案的儲存、保管、借閱未形成一系列的標準和規范，特別是在檔案信息化管理方面，有些科研院所檔案信息化管理暫未起步，同時對于檔案保存的載體，也未開展專業性的防護，嚴重影響了檔案的保存年限。

4.檔案利用效率低

農業科研檔案管理中“重收集、輕應用”是普遍現象，檔案管理人員只是注重將相關的科研檔案通過一定的手段收集起來，但是檔案館中有什么檔案，科研人員一般不知道，雙方之間存在信息不對稱，不能有效地為科研人員提供相關科研檔案查詢服務，同時由于檔案管理人員工作手段落后、信息檢索條件差，很多科研檔案收集起來后都是束之高閣，未能有效地支撐科研延續服務，導致很多科研工作在重復做，也造成了科研經費的浪費。

四、加強農業科研檔案管理的對策

1.提升科研院所對農業科研檔案管理的重視程度

農業科研檔案管理工作要順利開展，領導重視是關鍵。農業科研檔案管理工作的開展，首先要讓領導重視起來，重視檔案管理人才的配備、重視檔案管理資金的投入、重視檔案管理基礎設施的建設、重視檔案管理制度體系和標準規范的制定等，也只有這樣，農業科研檔案才會真正管理好。

2.提升科研院所對農業科研檔案管理的規范程度

農業科研檔案管理工作要順利開展，標準規范是基礎。其次要制定一系列的標準規范，主要包括收集整理制度、查閱制度和移交制度等。收集整理制度主要包括：收集的內容、收集的標準、整理的原則、保存的方法和保存的期限等方面;查閱制度應包括：查閱檔案的許可條件、查閱檔案的名稱、查閱人的姓名與職稱、查閱的目的、查閱的時間、歸還日期、領導批示等;移交制度應包括：檔案的數量成分、交接的時間地點、見證人等。

3.提升科研院所對農業科研檔案的保護水平

一是農業科研院所應該建立獨立的檔案館，配備必要的控溫、控濕、防蟲、防霉、防塵等基礎設施;二是盡量選取先進與科學的復印、掃描方式，對農業科研檔案進行復制、拷貝等，減少對紙質材料的損傷;三是提倡專人負責，非專業人士不得進入檔案館，不得翻閱或復制相關檔案。

4.提升科研院所農業科研檔案管理人員的專業素質

農業科研院所檔案學專業的人才相對缺乏，因此應該結合農業科研檔案管理工作實際，強化對檔案管理人員的專業知識培訓，提升其檔案管理工作的技能，強化其農業科研檔案管理服務于農業科技創新的理念，方便快捷、高效地提供查閱服務。

5.提升科研院所農業科研檔案管理的信息化水平

提升農業科研檔案服務水平，信息化管理是保障。農業科研檔案數量多，信息量大，傳統手工是無法完成的，因此需要努力提升農業科研檔案管理的信息化水平。科研院所農業科研檔案保存要堅持兩條腿走路，傳統紙質保存和數字化保存并舉。搭建農業科研檔案管理信息系統，實現農業科研檔案目錄數字化、全文數字化，帶動農業科研檔案管理的手段現代化和技術現代化。

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基金項目：熱帶作物科學數據分中心數據資源建設與共享服務

作者單位：中國熱帶農業科學院科技信息研究所